「仕事の質が低い、、、」と、絶対に言わせないために必要な3つのこと

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『7.悩みごとを解決したい』のカテゴリの記事では、私自身がこれまで悩んできたこと、そして、『お問い合わせ』からいただいた「お悩みごと」に対して、

あなた

「なぜ、悩んでしまうのか?」「どうすれば悩みが軽減されるのか?」「どうすれば悩みから解放されるのか?」

などについて、詳しく解説します。

ぜひ、あなたも日常生活や仕事で悩んでいる場合は『お問い合わせ』からご相談ください!

今回の「お悩みごと」は、

・「仕事の質が低い、、、」と言われてしまう

です。

ヤミシタ

せっかく依頼された仕事をやり遂げたのに、相手(仕事の依頼主)から「仕事の質が低い、、、」と言われてしまったらショックですよね!? 「仕事の質が低い」と言わせないためにも、「シンプルに要約する」「論理的である」「全体構造を把握している」ことが大切です!

どんな時に、「仕事の質が低い」と言われてしまうのか?

どんな時に、「仕事の質が低い」と言われてしまうのか?というと、

  • 複雑で分かりにくいとき
  • 支離滅裂(しりめつれつ)なとき
  • 視野が狭いとき

です。

複雑で分かりにくいとき

お客様や協力会社様、社内の誰かから仕事を依頼された場合、何かしらの成果物(アウトプット)を提出することになりますが、

その成果物(アウトプット)が、「複雑で分かりにくい」とき、相手(仕事の依頼主)から「仕事の質が低い、、、」と言われて(思われて)しまいます。

どれだけ沢山のことを調べて、どれだけ多くの内容を詰め込んで、どれだけ一生懸命その成果物(アウトプット)を作成したとしても、「複雑で分かりにくい」ものに対しては、

相手

「っで、何?」「結局、何が言いたいの?」「一番重要なことは何?」

と言われて(思われて)しまい、相手(仕事の依頼主)がこちらから提出した成果物(アウトプット)の解読をしなければなりません。

相手(仕事の依頼主)は、こちらから提出した成果物(アウトプット)を解読しながら、

相手

確かに、内容モリモリで頑張ったのは分かるけど、解読する時間とエネルギー(気力と体力)が勿体ないから、次は、別の人に頼もうかな、、、

と思ってしまいます、、、

ヤミシタ

相手(仕事の依頼主)が、提出された成果物(アウトプット)に対してすべきことは、自分(自社)にとって「良いか?悪いか?」「採用すべきか?否か?」の判断であり、内容の解読ではないので、「複雑で分かりにくい」ものはNGです!

支離滅裂(しりめつれつ)なとき

お客様や協力会社様、社内の誰かから依頼された仕事に対して、計画性や一貫性がなく、行動や発言が「支離滅裂(しりめつれつ)」なとき、

相手(仕事の依頼主)から「仕事の質が低い、、、」と言われて(思われて)しまいます。

どれだけ早く行動を起こして、どれだけ早く成果物(アウトプット)を提出し、どれだけ多くの言葉で説明をしたとしても、行動や発言が「支離滅裂(しりめつれつ)」になってしまうと、

相手

「もっと、落ち着いて!」「ちゃんと計画を立てて行動して!」「一貫性のある説明をして!」

と言われて(思われて)しまい、相手(仕事の依頼主)から多くの指摘を受けることなります。

ヤミシタ

相手(仕事の依頼主)は、提出された成果物(アウトプット)に対して、自分(自社)にとって「これは、良い!」「これは、採用すべき!」と納得したいと考えていますが、「支離滅裂(しりめつれつ)」な行動や発言では納得できません、、、

視野が狭いとき

お客様や協力会社様、社内の誰かから依頼された仕事に対する「視野が狭い」とき、ものごとの本質を捉えることが出来ず、仕事の要点を外してしまい、

相手(仕事の依頼主)から「仕事の質が低い、、、」と言われて(思われて)しまいます。

「視野が狭く」なってしまうと、

  • 表面的な問題しか解決できない、、、
  • 根本原因に対する解決になっていない、、、
  • 他に対する影響が考慮されていない、、、

などの事態になってしまい、

相手

「全然、意味ないやん!」「これなら、やってもやらんでも一緒やで!」「仕方ないから、もう一回やり直す(頼み直す)わ、、、」

と言われて(思われて)しまい、相手(仕事の依頼主)が、再度その仕事をやり直す(再度他の誰かに依頼する)ハメになります、、、

ヤミシタ

相手(仕事の依頼主)としては、せっかく仕事を依頼したのに、提出された成果物(アウトプット)の視野が狭く(仕事の質が低く)、再度その仕事をやり直す(再度他の誰かに依頼する)ハメになっては、元も子もありません、、、

「仕事の質が低い」と言わせないためには、何が必要なのか?

「仕事の質が低い」と言わせないためには、何が必要なのか?というと、

  • シンプルに要約すること
  • 論理的であること
  • 全体構造を把握していること

です。

シンプルに要約すること

お客様や協力会社様、社内の誰かから依頼された仕事に対して、何かしらの成果物(アウトプット)を提出する際には、「シンプルに要約すること」が大切です。

相手(仕事の依頼主)が、提出された成果物(アウトプット)を確認した際に、

  • 結論が何か」すぐに分かる
  • 伝えたいことが何か」すぐに伝わる
  • 一番重要なことが何か」すぐに理解できる

と、相手(仕事の依頼主)から「仕事の質が低い」と言われる(思われる)ことはありません。

『5-3.短時間で成果を残す原則(2)Simple is Best』の記事でも書いているのですが、

・シンプルは究極の洗練

です。

何も考えない(深く考えない)シンプルではなく、考えて、考えて、考えたうえで、一番重要なこと以外を、削りに削って、導き出したシンプルな結論は、究極に洗練された成果物(アウトプット)になります。

ヤミシタ

「結論が何か?」「本質は何か?」「何が一番重要なことなのか?」を考えに考えて、不要なものは削りに削って、相手が「えっ、これだけ!?」と思わずびっくりするぐらい「シンプルに要約する」と、相手に力強いメッセージが伝わります!

論理的であること

お客様や協力会社様、社内の誰かから依頼された仕事に対しては、きちんと計画を立てて実行し、一貫性のある説明をすること、すわなち、「論理的であること」が大切です。

『5-7.短時間で成果を残す原則(6)簡単で強力な論理思考を使う』の記事でも書いているのですが、

「論理的である」とは、

  • 依頼された仕事をやり遂げるための、道筋が立てられていること
  • 依頼された仕事に対する説明が、順序に沿って分かり易いこと

です。

そして、「論理的である」ためには、

・簡単で強力な論理思考である「Why・What・How」「Who・What・How」を使う

と良いです。

相手(仕事の依頼主)から依頼された仕事をやり遂げるために、

  • Why:「なぜ、やるのか?」という目的やゴールを明確にすること
  • What:目的やゴールを達成するために、「重要なことは何か?」を洗い出すこと
  • How:やるべき重要なことを、「どの順番で実行すると良いか?」を検討すること

で、計画を立てて仕事に着手すること、そして、

  • Who:「誰に?」=相手(仕事の依頼主)に
  • What:「何を伝えて?」=考えて、考えて、考えて導き出したシンプルな結論を伝えて
  • How:「どうさせたい?」=相手(仕事の依頼主)の目的やゴールを達成させたい

ということを、事前に明らかにしたうえで、一貫性のある説明を行うことで、相手(仕事の依頼主)から「仕事の質が低い」と言われる(思われる)ことが無くなります。

ヤミシタ

「論理的である」ためには、「Why・What・How」「Who・What・How」の2つを使えば十分です! ビジネスの現場では、この2つさえ使われていないことも多々ありますので、ぜひ、この2つを有効に使って周りの人との差をつけてください!

全体構造を把握していること

お客様や協力会社様、社内の誰かから依頼された仕事に対する「全体構造を把握していること」で、仕事の要点を捉えることが大切です。

相手(仕事の依頼主)から依頼された仕事の「全体構造を把握している」と、

  • 相手(仕事の依頼主)との意思疎通を円滑に行うことができる
  • 相手(仕事の依頼主)のして欲しいことを、先読みできる
  • 表面的な問題ではなく、相手(仕事の依頼主)の根本原因に対処できる

ようになります。

『5-19.短時間で成果を残す原則(18)ものごとを「構造化」する』の記事でも書いているのですが、

「全体構造を把握する」ためには、

・ものごとを構造化するクセをつける

と良いです。

「ものごとを構造化する」とは、

  • 全体が、どんな構成要素で成り立っているのかを明らかにすること
  • また、それぞれの構成要素がどのような関係にあるのかを紐解くこと

です。

「ものごとを構造化する」クセをつけることで、相手(仕事の依頼主)と話をする際に、

あなた

「それって、全体の中のココですよね?」「それに手を付けると、全体に良い影響を与えれますね!」「全体から見ると、これが急所ですよね!?」

など、全体と各構成要素の関係をハッキリと意識して、要点を抑えた会話ができるようになると、相手(仕事の依頼主)から「仕事の質が低い」と言われない(思われない)ようになります。

ヤミシタ

全体構造を把握できていないと、「何が重要なのか?」「根本課題が何なのか?」「この意思決定が、他にどのような影響を及ぼすのか?」なども分からないので、「全体構造を把握しない限り、質の高い仕事ができない!」と言えます、、、

どのように、仕事の質を高めていけば良いのか?

どのように、仕事の質を高めていけば良いのか?というと、

  • 考えを洗練させる
  • 目的やゴールにこだわる
  • 一目で分かるようにする

と良いです。

考えを洗練させる

お客様や協力会社様、社内の誰かから依頼された仕事に対して、成果物(アウトプット)を提出する際には、「シンプルに要約すること」が大切とお伝えしましたが、

「シンプルに要約する」ためには、「考えを洗練させる」と良いです。

「考えを洗練させる」とは、

  1. 頭の中の考えを、書き出して、書き出して、書き出しまくる
  2. 書き出したものから、重要で無いものを、削って、削って、削りまくる
  3. これこそが「どうしても伝えたいこと!」「一番重要なこと!」と納得できるまで(1)(2)を繰り返す

ことです。

イメージとしては、「100枚書いて、1枚に絞り込む」ことを想像してください!

ヤミシタ

考えは、書き出せば、書き出すほど、削れば、削るほど、洗練されていき、書き出した分だけ、削った分だけ、残った言葉に宿る力が強くなります! 書き出す作業と削る作業を何度も往復することは大変ですが、その分、威力も抜群です!

目的やゴールにこだわる

お客様や協力会社様、社内の誰かから依頼された仕事に対して、「論理的であること」が大切で、簡単で強力な論理思考である「Why・What・How」を使うと良いとお伝えしましたが、

「Why・What・How」の中でも、一番重要なのは、「Why:なぜ、やるのか?」すなわち「目的やゴールが何なのか?」です。

  • 相手(仕事の依頼主)が仕事を依頼する目的は何なのか?
  • 仕事を依頼することで、相手が達成したいことは何なのか?

完全に明確にすることから、すべてが始まります。

目的やゴールが曖昧であれば、その目的やゴールを達成するための実行計画も、実行計画に基づいて行われる行動も、すべてが曖昧なものになってしまいます、、、

たまに、相手(仕事の依頼主)から、目的やゴールには触れずに、「●●をして欲しい」とだけ、伝えられることがありますが、必ず、

あなた

「●●をして欲しい、目的は何ですか?」「●●をして、何を達成したいのですか?」「どうなれば、最高に満足されますか?」

ということを、確認することが大切です。

もう、相手(仕事の依頼主)から、ちょっとウザいと思われるぐらい(笑)に、

  • 目的やゴールについて、もう少し具体的に教えてくれませんか?
  • 達成したいことを、数字で示してもらえませんか?
  • いつまでに、どのぐらいのコストで達成できると良いですか?
  • その目的やゴールを達成できると、関係者全員が満足されますか?

などの質問をして、目的やゴールにこだわると良いです!

ヤミシタ

目的やゴールに尋常じゃないほどこだわって、たとえ、一時的に相手(仕事の依頼主)からウザいと思われたとしても、相手の「目的やゴールを達成できた方が絶対に良い!(でなければ意味がない!)」ので、トコトンこだわってください!

一目で分かるようにする

お客様や協力会社様、社内の誰かから依頼された仕事に対する「全体構造を把握していること」で、仕事の要点を捉えることが大切であるとお伝えしましたが、

ものごとを構造化して、「自分が全体構造を把握する」更には「相手と全体構造を共有する」には、全体構造を「一目で分かるようにする」と良いです。

全体構造を「一目で分かるようにする」と、その仕事に携わる関係者全員で、

  • 全体構造の抜け漏れをチェックできる
  • 全体構造をもとに、課題を洗い出せる(解決策を議論できる)
  • 全体構造に対する共通認識を持ち、仕事を進めることができる

ようになります。

全体構造を「一目で分かるようにする」と、その仕事に携わる関係者全員が確実に喜びます。

ただし、全体構造を「一目で分かるようにしたもの」に対して、関係者全員から、意見や指摘(ダメ出し)ももらえます(泣)

ヤミシタ

関係者全員から、ありがたく頂戴した意見や指摘(ダメ出し)を反映させ、全体構造を「一目で分かるようにしたもの」をどんどん改善していくことで、相手(仕事の依頼主)に対して提供できる価値も、それに伴って大きくなっていきます!

まとめ

  • 相手(仕事の依頼主)から依頼された仕事に対して「複雑で分かりにくいとき」「支離滅裂(しりめつれつ)なとき」「視野が狭いとき」に「仕事の質が低い、、、」と言われて(思われて)しまうこと
  • 「シンプルに要約すること」「論理的であること」「全体構造を把握していること」で、「仕事の質が低い、、、」と言われる(思われる)ことを防ぐことができること
  • 「考えを洗練させる」「目的やゴールにこだわる」全体構造を「一目で分かるようにする」ことで、仕事の質を高めることができること

せっかく依頼された仕事をやり遂げたのに、相手(仕事の依頼主)から「仕事の質が低い、、、」と言われて(思われて)しまうのは、非常に勿体ないことです。

ぜひ、「シンプルに要約すること」「論理的であること」「全体構造を把握していること」で、「仕事の質が低い、、、」と言われる(思われる)のを防ぎ、

「考えを洗練させる」「目的やゴールにこだわる」全体構造を「一目で分かるようにする」ことで、仕事の質を高めて、あなたの人生がより良いものになることを、心から願っています!

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