仕事の量が多過ぎる問題は、一体どこから手を付ければ良いのか?

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「7.悩みごとを解決したい」のカテゴリの記事では、私自身がこれまで悩んできたこと、そして、「お問い合わせ」からいただいた「お悩みごと」に対して、

「なぜ、悩んでしまうのか?」「どうすれば悩みが軽減されるのか?」「どうすれば悩みから解放されるのか?」などについて、詳しく解説します。

ぜひ、あなたも日々の生活や仕事で悩んでいる場合は、「お問い合わせ」からご相談くださいませ!

今回の「お悩みごと」は、

・仕事の量が多過ぎる、、、

です。

ヤミシタ

「いくら仕事をしても、全然仕事が減らない、、、」「仕事に終わりが見えない、、、」「どこからともなく仕事が湧いてくる、、、」など、仕事の量が多過ぎる問題は多くの職場で散見されますが、今回はその問題を解決したいと思います!

仕事の量を減らすには、何から始めるべきか?

仕事の量を減らすには、何から始めるべきか?というと、

  • 「仕事に対する考え方」を変えるとこから始める

べきです。

「仕事に対する考え方」を変えるとこから始める

仕事の量が多過ぎる問題は、一体どこから手を付ければ良いのか?というと、

  1. 仕事の量を減らす
  2. 仕事の量を増やさない

の順番で手を付けるのが良いです。

仕事の量が多過ぎる問題に対しては、まずは、「仕事の量を減らす」ことから手を付けるのが良いですが、「仕事の量を減らすには、何から始めるべきか?」というと、

・「仕事に対する考え方」を変えるとこから始める

と良いです。

そして、「仕事の量を減らす」ことにつながる「仕事に対する考え方」とは、

Less is More (より少ないことは、より良いことである。そして、より少なくすることで、より多くのものが得られる)

のことです。

これは、「5-2.短時間で成果を残す原則(1)Less is More」の記事でご紹介した、短時間で成果を残す原則の1つ目であり、「仕事の量を減らす」うえで、大前提となる考え方です。

「仕事の量を減らす」には、大前提として、

  • より少ない仕事の量で、より多くの成果を残すことが良いことである
  • 仕事の量を減らすことで、より多くの成果を残すことができる

という考え方が必要です。

あなた

「え?、仕事の量を減らして、より多くの成果を残すことができるの?」

「より多くの成果を残すには、その分仕事の量を増やさないとダメなのでは?」

と思われたかもしれませんが、

仕事の量を減らすことで、より多くの成果を残すことは可能です。

むしろ、仕事の量を減らさないと、より多くの成果を残すことができません。

より多くのお客様に対して、ほんの少しずつの時間、エネルギー(気力と体力)を使うのではなく、より少ないお客様に対して、多くの時間、エネルギー(気力と体力)を使うことで、

少ないお客様に対しては、より多くの価値を提供できるようになり、その分、より多くの対価を得ることができるようになります。

より多くの仕事に対して、ほんの少しずつの時間、エネルギー(気力と体力)を使うのではなく、より少ない仕事に対して、多くの時間、エネルギー(気力と体力)を使うことで、

少ない仕事に対しては、より速く、より正確に仕事をこなすことができ、その分、より高い評価を得ることができるようになります。

Less is More (より少ないことは、より良いことである。そして、より少なくすることで、より多くのものが得られる)の原則に反して、

  • より多くの成果を残すために、その分、より多くの仕事をしなければ、、、
  • より多くの仕事をするために、その分、より長時間仕事をしなければ、、、

という考え方をしてしまうと、永遠に仕事の量も、仕事をする時間も減りません。

仕事の量を減らすには、何が必要か?

仕事の量を減らすには、何が必要か?というと、

  • すべての問題を解決しようとしないこと
  • 完璧を求めないこと
  • 一人で何でもやろうとしないこと

が必要です。

すべての問題を解決しようとしないこと

問題とは、「困りごと」のことで、仕事の量を減らすには、「すべての問題を解決しようとしないこと」が必要です。

問題(困りごと)の中から、自分の時間、エネルギー(気力と体力)を使って「解決すべき問題=課題」を見極めることが大切です。

小学校、中学校、高校、大学まで(自分でテーマを決めて論文を書くまで)は、

・問題は与えられるものであり、問題が与えられたら解くもの

だったので、無意識のうちに目の前の問題を解いてしまう(解きたくなってしまう)のですが、仕事をするうえでは、目の前の問題に対して、

  • これは、本当に解くべき価値がある問題か?
  • 貴重な時間、エネルギー(気力と体力)を使ってでも、解決した方が良いのか?
  • 貴重な時間、エネルギー(気力と体力)を集中すべき、もっと重要な問題はないか?

という問いかけをして、解決できたら、投下した時間、エネルギー(気力と体力)以上の価値を生む問題、他の問題を解くよりも、多くの成果を残すことができる問題にだけ着手することが重要です。

「5-12.短時間で成果を残す原則(11)課題解決より課題設定にこだわる」の記事でも書いているのですが、どの課題も、解決すれば同じだけの成果が得られる訳ではありません。

解決しても、全然成果が得られない課題もあれば、解決すれば、良い循環が発生する課題その他のすべてがうまくいくような課題も存在します。

仕事の量を減らすには、すべての問題を解決しようとしないで、まずは、解決すべき問題=課題を見極めること、良い循環が発生する課題、その他のすべてがうまくいくような課題を見つけることが大切です。

完璧を求めないこと

「すべての問題を解決しようとしないこと」で、解決すべき問題=課題を絞り込んだあとも、仕事の量を減らすには、その課題を解決する際に、「完璧を求めないこと」が必要です。

課題を解決する際に、完璧を求めてしまうと、仕事の量は減るどころか、どんどん増えてしまいます、、、。(せっかく、解決すべき問題=課題を絞ることで、仕事の量を減らしたことが、水の泡になってしまいます、、、)

完璧を求めてしまうと、仕事の量の上限が無くなってしまいます、、、。(いつまでも、終わりがこない状態になります、、、)

そうならない為にも、

・80対20の法則を意識して仕事をする

ことが大切です。

これは、「5-8.短時間で成果を残す原則(7)80対20の法則を意識して動く」の記事でご紹介した、短時間で成果を残す原則の7つ目であり、「仕事の量を減らす」ためにも、常に意識すべき考え方です。

80対20の法則とは、

・課題の80%は、課題のすべてを完了させる(課題を完璧にやる)のに必要な時間の20%でできる

というもので、逆に

・課題の残り20%は、課題のすべてを完了させる(課題を完璧にやる)のに必要な時間の80%かかる

ということになります。

すべての課題に対して、正確に80対20の時間配分となる訳ではありませんが、

課題の大部分(約80%)は、課題のすべてを完了させる(課題を完璧にやる)のに必要な時間の少しの割合(約20%)で完了させることができる

ものなので、「課題の大部分をより少ない時間で解決すること」を意識することが重要です。

※不具合(バグ)を一つも残してはいけない確認(テスト)作業など、課題の中には、課題のすべてを完了させる(課題を完璧にやる)必要があるモノもありますが、

多くの課題は、課題の大部分(約80%)を解決すればそれで十分であることが多く、逆に、課題の細部(残りの20%)にこだわって、時間をかけて解決していると、

「もっと、早く終わらない、、、?」

と指摘される(不満を持たれる)ことの方が多いです、、、。

一人で何でもやろうとしないこと

「すべての問題を解決しようとしないこと」で、解決すべき問題=課題を絞り込んだあとも、仕事の量を減らすには、その課題を解決する際に、「完璧を求めないこと」が必要ですが、更に、「一人で何でもやろうとしないこと」も必要です。

当たり前ですが、一人でできる仕事の量には、限界があります。

一人で何でもやろうとしてしまうと、完璧さを求める場合と同様に、仕事の量は減るどころか、どんどん増えてしまいます、、、。(せっかく、解決すべき問題=課題を絞ることで、仕事の量を減らしたことが、水の泡になってしまいます、、、)

では、仕事の量を減らすために、誰に、何に、仕事を任せれば良いか?というと、

  1. ITツールに任せる
  2. 人に任せる

と良いです。

「ITツール」にも、「人」にも任せることができない仕事だけ自分でやると決めておくと、仕事の量を減らすことができます。

まずは、自分でやる前に、「ITツール」に任せることを考えます。

「ITツール」は、基本的に

  • 決められたルールに従って、正確に作業をすること
  • 同じ作業を何度も繰り返すこと(疲れることなく、何度でも!)
  • 朝、昼、晩など関係なく、いつでも作業をすること

が得意ですので、「ルールが決まっている作業」「繰り返しの作業」などを、朝、昼、晩など関係なく、いつでも任せることが大切です。

「ITツール」に任せることができない仕事は、「人」に任せることを考えますが、「4-6.ゴールの達成に集中する極意(5)躊躇なく任せる」の記事でご紹介した通り、

  • 「正式に任せても良い仕事」は、必ず任せる
  • 「マニュアル」と「チェックリスト」を作成したうえで、任せる

と良いです。

企業などの組織で働いている場合、事務作業をやってもらえる支援部門などがあることがほとんどなので、「正式に任せても良い仕事」は、躊躇なく任せてください!

「あの人は、あんまり話したこと無いし、、、」「ちょっと、忙しそうやし、、、」

などの遠慮は不要です。(「正式に任せても良い仕事」をするために存在する部署であり、「人」なので、遠慮せずに依頼して、仕事をしてもらったことに対して、感謝すれば良いです)

また、「正式に任せても良い仕事」以外の仕事も、「マニュアル」と「チェックリスト」を作成したうえで、「人」に任せると良いです。

「正式に任せても良い仕事」以外の仕事も「人」に任せることをしないと、仕事の量を減らすことができません。

  • 自分でやった方が速いし、品質も良いし、、、
  • 結局、自分でも確認するし、二度手間も発生するし、、、

などの不安や懸念は、「マニュアル」と「チェックリスト」を作成したうえで、「人」に任せることで、解消されます。

「マニュアル」と「チェックリスト」を作成したうえで、「人」に任せることで、任せられた「人」の仕事の速さも品質も向上し、何度か任せた後には、自分より「速さ」も「品質」も良く、確認作業もほとんど発生しないで済むようになります。

仕事の量を増やさないためには、どうすれば良いのか?

仕事の量を増やさないためには、どうすれば良いのか?というと、

  • 自分の課題以外には、ハッキリと「No」を言う
  • アレもコレもと欲張らない

と良いです。

自分の課題以外には、ハッキリと「No」を言う

仕事の量が多過ぎる問題に対して、「仕事の量を減らす」ことができれば、次は、「仕事の量を増やさない」ことに手を付けるのが良いですが、

「仕事の量を増やさない」ためには、自分の課題以外には、ハッキリと「No」を言う必要があります。

曖昧な返事は相手にとっても迷惑なので、「No」を言うときは、ハッキリと言った方が良いです。

これは、「4-3.ゴールの達成に集中する極意(2)爽やかに断る」の記事でも書いているのですが、ハッキリと「No」を言う際は、相手に最大限の配慮をして、爽やかに断ることが大切です。

「爽やかに断る」ポイントは、

  • 断る理由を、簡潔に、明確に伝えること
  • 声を掛けてもらえたことに、心から感謝すること

の2点です。

ハッキリと「No」を言う際は、断る理由を、簡潔に、明確に伝えることが大切ですが、「すべての問題を解決しようとしないこと」を考えた際に、

「自分の解決すべき問題=課題が何なのか?」「なぜ、その課題に注力すべきなのか?」

ということも検討したうえで、自分の課題を厳選しているので、「厳選した課題」と「厳選した理由」を簡潔に、明確に伝えると良いです。

そして、ハッキリと相手にも確実に伝わるように「No」を言う際は、声を掛けてもらったことに対する心からの感謝の気持ちも同時に示すことが大切です。

ハッキリと「No」を言う必要はありますが、冷たい態度で断る必要はまったく無く、心からの感謝の気持ちと共に、爽やかに断ることで、断った後の関係も険悪になることはありません。

アレもコレもと欲張らない

「仕事の量を増やさない」ためには、「アレもコレもと欲張らない」ことが必要です。

アレもコレもと欲張ってしまうと、やはり、仕事の量は増えてしまいます、、、。

まずは、自分の解決すべき問題=課題として厳選した課題に集中し、その成果を着実に得ることが大切です。

自分が「絶対にこの課題を解決する!」と厳選した課題もやり遂げていないのに、アレもコレもと別の課題、別の成果を欲張って求めてはいけません。

アレもコレもと欲張ってしまうと、結局、何の成果も残せなかった、、、という事態に陥る可能性が非常に高くなります。

自分が厳選した課題に対して、自分の時間、エネルギー(気力と体力)、お金を集中投下させて、その課題の解決に専念することが重要です。

では、誰が、何が、あなたの(誰でも持っている)「欲張りな心」を刺激して、あなたの時間、エネルギー(気力と体力)、時間を奪おうとしているかと言うと、それは、広告や宣伝です。

広告や宣伝は、言葉巧みに、誰もが持っている「欲張りな心(欲望)」「恐怖」「好奇心」を刺激して、あなたの時間、エネルギー(気力と体力)、お金を奪おうとしてきます。

「4-4.ゴールの達成に集中する極意(3)大胆に無視する」の記事でも書いているのですが、

本当に自分が厳選した課題を解決するために必要な広告や宣伝以外の、1日を通して目に触れる無数の(多すぎて困る)広告や宣伝のほとんど(99%以上と言っても良いです!)は、大胆に無視することが大切です。

広告や宣伝では、言葉巧みに、

  • 「えっ!?まだ、こんなに便利な●●を使ってないんですか!?」
  • 「今がライバル企業に差を付けるチャンスです!今、▲▲を試すしかありません!」
  • 「世界的に著名な企業だけが採用している■■を、ご存知ですか?」

など、「欲望」や「恐怖」「好奇心」を刺激して揺さぶりをかけてきますが、「欲望」や「恐怖」「好奇心」を刺激されて、アレもコレもと欲張ってしまい、自分が厳選した課題に集中できないと、元も子もありません、、、。

まとめ

  • 仕事の量が多過ぎる問題への対処方法は、「仕事の量を減らし、増やさない」こと
  • 仕事の量を減らすには「より少ない仕事の量でより多くの成果を残すことを目指す」こと
  • 仕事の量を減らすには、「課題解決より課題設定にこだわる」「80対20の法則を意識する」「躊躇なく任せる」こと
  • 仕事の量を増やさないためには、「爽やかに断る」「大胆に無視する」こと

仕事の量が多過ぎると、短時間で成果を残すことも、自分の時間を確保して、自分の人生を生きることもできなくなってしまいます、、、。

仕事の量が多過ぎる問題には、「仕事に対する考え方」を変え、「仕事の量を減らし、増やさない」ことで対処して、あなたの人生がより良いものになることを、心から願っています!

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5-2.短時間で成果を残す原則(1)Less is More

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5-8.短時間で成果を残す原則(7)「80対20の法則」を意識して動く

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5-12.短時間で成果を残す原則(11)課題解決より「課題設定」にこだわる

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4-3.ゴールの達成に集中する極意(2)爽やかにハッキリと断る

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4-4.ゴールの達成に集中する極意(3)大胆に断固として無視する

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4-6.ゴールの達成に集中する極意(5)躊躇なく信頼して任せる