仕事の量が多過ぎる問題は、一体どこから手を付ければ良いのか?

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『7.悩みごとを解決したい』のカテゴリの記事では、私自身がこれまで悩んできたこと、そして、『お問い合わせ』からいただいた「お悩みごと」に対して、

あなた

「なぜ、悩んでしまうのか?」「どうすれば悩みが軽減されるのか?」「どうすれば悩みから解放されるのか?」

などについて、詳しく解説します。

ぜひ、あなたも日常生活や仕事で悩んでいる場合は『お問い合わせ』からご相談ください!

今回の「お悩みごと」は、

・仕事の量が多過ぎる、、、

です。

ヤミシタ

「いくら仕事をしても、仕事が全然減らない、、、」「仕事に終わりが見えない、、、」「どこからともなく仕事が湧いてくる、、、」など、仕事の量が多過ぎる問題は、どこの職場でも散見されますが、まずは、「仕事に対する考え方」を変えることから始めると良いです!

仕事の量が多過ぎる問題に対して、何から始めると良いか?

仕事の量が多過ぎる問題に対して、何から始めると良いか?というと、

  • 「仕事に対する考え方」を変えることから始める

と良いです。

「仕事に対する考え方」を変えることから始める

仕事の量が多過ぎる問題は、一体どこから手を付ければ良いのか?というと、

  1. 仕事の量を減らす
  2. 仕事の量を増やさない

の順番で手を付けるのが良いです。

仕事の量が多過ぎる問題に対しては、まずは、「仕事の量を減らす」ことから手を付けるのが良く、

あなた

ほな、「仕事の量を減らす」には、何から始めたら良いの!?

と思われたかもしれませんが、

「仕事の量を減らす」には、

・「仕事に対する考え方」を変えることから始める

と良いです。

あなた

ほな、「仕事の量を減らす」には、どんな考え方をしたらいいのよ、、、?

と思われたかもしれませんが、

「仕事の量を減らす」ことにつながる「仕事に対する考え方」とは、

Less is More (より少なくすることで、より多くのものが得られる)

のことです。

これは、『5-2.短時間で成果を残す原則(1)Less is More』の記事でご紹介した、『短時間で成果を残す原則』の1つ目であり、「仕事の量を減らす」うえで、大前提となる考え方で、

「仕事の量を減らす」には、大前提として、

  • 仕事の量を減らすことで、より多くの成果を残すことができる

という考え方が必要です。

あなた

「え?、仕事の量を減らして、より多くの成果を残すことができるの?」「より多くの成果を残すには、その分仕事の量を増やさないとダメなのでは!?」

と思われたかもしれませんが、

仕事の量を減らすことで、より多くの成果を残すことは可能です。

むしろ、仕事の量を減らさないと、より多くの成果を残すことができません。

より多くのお客様に対して、ほんの少しずつの時間、エネルギー(気力と体力)を使うのではなく、より少ないお客様に対して、多くの時間、エネルギー(気力と体力)を集中させて使うことで、

少ないお客様に対しては、より多くの価値を提供できるようになり、その分、より多くの対価を得ることができるようになります。

より多くの仕事に対して、ほんの少しずつの時間、エネルギー(気力と体力)を使うのではなく、より少ない仕事に対して、多くの時間、エネルギー(気力と体力)を集中させて使うことで、

少ない仕事に対しては、より速く、より正確に仕事をこなすことができ、その分、より高い評価を得ることができるようになります。

Less is More (より少なくすることで、より多くのものが得られる)の原則に反して、

間違った考え方

「より多くの成果を残すために、その分、より多くの仕事をしなければ、、、」「より多くの仕事をするために、その分、より長時間仕事をしなければ、、、」

という考え方をしてしまうと、永遠に仕事の量も、仕事をする時間も減りません。

ヤミシタ

仕事の量が多過ぎる問題には、「仕事の量を減らす」ことから手を付けると良く、「仕事の量を減らす」には、「仕事に対する考え方」をLess is More (より少なくすることで、より多くのものが得られる)に変えることから始めると良いです!

「仕事の量を減らす」には、どうすれば良いのか?

「仕事の量を減らす」には、どうすれば良いのか?というと、

「仕事に対する考え方」をLess is More (より少なくすることで、より多くのものが得られる)に変えたうえで、更に、

  • すべての問題を解決しようとしない
  • 完璧を求めない
  • 一人で何でもやろうとしない

と良いです。

すべての問題を解決しようとしない

問題とは、「ありとあらゆる困りごと」のことで、「仕事の量を減らす」には、「すべての問題を解決しようとしない」ことが大切で、

問題(ありとあらゆる困りごと)の中から、自分の時間、エネルギー(気力と体力)を使って「解決すべき問題=課題」を見極めることが求められます。

あなた

問題(ありとあらゆる困りごと)は、片っ端から解決したら良いのでは、、、?

と思われたかもしれませんが、

小学校、中学校、高校、大学まで(大学で自分でテーマを決めて論文を書くまで)は、

・問題は与えられるものであり、問題が与えられたら解くもの

だったので、無意識のうちに目の前の問題を解いてしまう(解きたくなってしまう)気持ちはとてもとても分かるのですが、

仕事をするうえでは、目の前の問題に対して、

  • これは、本当に解くべき価値がある問題か?
  • 貴重な時間、エネルギー(気力と体力)を使ってでも、解決した方が良いのか?
  • 貴重な時間、エネルギー(気力と体力)を集中すべき、もっと重要な問題はないか?

という問いかけをして、解決できたら、投下した時間、エネルギー(気力と体力)以上の価値を生む問題、他の問題を解くよりも、多くの成果を残すことができる問題にだけ着手することが重要です。

『5-12.短時間で成果を残す原則(11)課題解決より「課題設定」にこだわる』の記事でも書いているのですが、どの課題も、解決すれば同じだけの成果が得られる訳ではありません。

解決しても、全然成果が得られない課題もあれば、解決すれば、良い循環が発生する課題その他のすべてがうまくいくような課題も存在します。

ヤミシタ

「仕事の量を減らす」には、すべての問題を解決しようとしないで、まずは、解決すべき問題=課題を見極めること、良い循環が発生する課題、その他のすべてがうまくいくような課題を見つけることが大切です。

完璧を求めない

「すべての問題を解決しようとしない」ことで、解決すべき問題=課題を絞り込んだあとも、「仕事の量を減らす」には、その課題を解決する際に、「完璧を求めない」ことが大切です。

ヤミシタ

課題を解決する際に、完璧を求めてしまうと、仕事の量は減るどころか、どんどん増えてしまいます、、、 それでは、せっかく、解決すべき問題=課題を絞ることで、仕事の量を減らしたことが、水の泡になってしまいます、、、

完璧を求めてしまうと、仕事の量の上限が無くなってしまいます、、、(いつまでも、終わりがこない状態になります、、、)

そうならない為にも、

・「80対20の法則」を意識して仕事をする

ことが大切です。

これは、『5-8.短時間で成果を残す原則(7)「80対20の法則」を意識して動く』の記事でご紹介した、短時間で成果を残す原則の7つ目であり、「仕事の量を減らす」ためにも、常に意識すべき考え方です。

「80対20の法則」とは、

  • 課題の80%は、課題のすべてを完了させる(課題を完璧にやる)のに必要な時間の20%でできる

というもので、逆に

  • 課題の残り20%は、課題のすべてを完了させる(課題を完璧にやる)のに必要な時間の80%かかる

ということになります。

すべての課題に対して、正確に80対20の時間配分となる訳ではありませんが、

課題の大部分(約80%)は、課題のすべてを完了させる(課題を完璧にやる)のに必要な時間の少しの割合(約20%)で完了させることができる

ものなので、「課題の大部分をより少ない時間で解決すること」を意識することが重要です。

ヤミシタ

不具合(バグ)を一つも残してはいけない確認(テスト)作業など、課題の中には、課題のすべてを完了させる(課題を完璧にやる)必要があるモノもありますが、ほとんどの課題は、課題の大部分(約80%)を解決すればそれで十分です!

逆に、課題の細部(残りの20%)にこだわって、時間をかけて解決していると、

周りの人

「仕事、まだ終わってないの、、、?」「もっと、早く終わらない、、、?」

と指摘される(不満を持たれる)ことの方が多いです、、、

一人で何でもやろうとしない

「すべての問題を解決しようとしない」ことで、解決すべき問題=課題を絞り込んだあとも、「仕事の量を減らす」には、その課題を解決する際に、「完璧を求めない」ことが大切ですが、更に、「一人で何でもやろうとしない」ことも重要です。

当たり前ですが、一人でできる仕事の量には、限界があります。

ヤミシタ

一人で何でもやろうとしてしまうと、完璧さを求める場合と同様に、仕事の量は減るどころか、どんどん増えてしまいます、、、せっかく、解決すべき問題=課題を絞ることで、仕事の量を減らしたことが、また水の泡になってしまいます、、、

あなた

ほな、「仕事の量を減らす」ために、誰に、何に、仕事を任せれば良いの!?

と思われたかもしれませんが、

「仕事の量を減らす」ためには、

  1. ITツールに任せる
  2. 人に任せる

と良いです。

「ITツール」にも、「人」にも任せることができない仕事だけ自分でやると決めておくと、「仕事の量を減らす」ことができます。

ITツールに任せる

まずは、自分でやる前に、「ITツール」に任せることを考えます。

「ITツール」は、基本的に

  • 決められたルールに従って、正確に作業をすること
  • 同じ作業を何度も繰り返すこと(疲れることなく、何度でも!)
  • 朝、昼、晩など関係なく、いつでも作業をすること

が得意ですので、「ルールが決まっている作業」「繰り返しの作業」などを、朝、昼、晩など関係なく、いつでも任せることが大切です。

ヤミシタ

最近では、人がやっている「入力(転記)作業」「反復作業」などの定型作業(更には、非定型作業の一部も!)を、そのまま自動化できるRPA(Robotic Process Automation)という便利なITツールがありますので、使わない手はないです!

人に任せる

「ITツール」に任せることができない仕事は、「人」に任せることを考えますが、

『4-6.ゴールの達成に集中する極意(5)躊躇なく信頼して任せる』の記事でご紹介した通り、

  • 「正式に任せても良い仕事」は、必ず任せる
  • 「マニュアル」と「チェックリスト」を作成したうえで、任せる

と良いです。

企業などの組織で働いている場合、事務作業をやってもらえる支援部門などがあることがほとんどなので、「正式に任せても良い仕事」は、躊躇なく任せてください!

遠慮の塊

「あの人は、あんまり話したこと無いし、、、」「ちょっと、忙しそうやし、、、」

などの遠慮は不要です。(「正式に任せても良い仕事」をするために存在する部署であり、「人」なので、遠慮せずに依頼して、仕事をしてもらったことに対して、感謝すると良いです!)

また、「正式に任せても良い仕事」以外の仕事も、「マニュアル」と「チェックリスト」を作成したうえで、「人」に任せると良く、

「正式に任せても良い仕事」以外の仕事も「人」に任せることをしないと、「仕事の量を減らす」ことができません。

不安や懸念

「自分でやった方が速いし、品質も良いし、、、」「結局、自分でも確認するし、二度手間も発生するし、、、」

などの不安や懸念は、「マニュアル」と「チェックリスト」を作成したうえで、「人」に任せることで、解消されます!

ヤミシタ

「マニュアル」と「チェックリスト」を作成したうえで、「人」に任せることで、任せられた「人」の仕事の速さも品質も向上し、何度か任せた後には、「速さ」も「品質」も問題なく、確認作業もほとんど発生しないで済むようになります!

「仕事の量を増やさない」ためには、どうすれば良いのか?

「仕事の量を増やさない」ためには、どうすれば良いのか?というと、

  • 自分の課題以外には、ハッキリと「No」を言う
  • アレもコレもと欲張らない

と良いです。

自分の課題以外には、ハッキリと「No」を言う

仕事の量が多過ぎる問題に対して、「仕事の量を減らす」ことができれば、次は、「仕事の量を増やさない」ことに手を付けることが大切ですが、

「仕事の量を増やさない」ためには、自分の課題以外には、ハッキリと「No」を言わなければなりません。

曖昧な返事は相手にとっても迷惑なので、「No」を言うときは、ハッキリと言った方が良いです。

これは、『4-3.ゴールの達成に集中する極意(2)爽やかにハッキリと断る』の記事でも書いているのですが、ハッキリと「No」を言う際は、相手に最大限の配慮をして、爽やかに断ることが大切です。

「爽やかに断る」ポイントは、

  • 断る理由を、簡潔に、明確に伝えること
  • 声を掛けてもらえたことに、心から感謝すること

の2点です。

ハッキリと「No」を言う際は、断る理由を、簡潔に、明確に伝えることが大切ですが、

「すべての問題を解決しようとしない」という考え方を前提にして、

自問自答

「自分の時間、エネルギー(気力と体力)を集中させるべき、解決すべき問題=課題は何なのか?」「なぜ、その課題に注力すべきなのか?」

ということを自問自答したうえで、自分の取り組むべき課題を完全に明確にして、「厳選した課題」と「厳選した理由」を簡潔に、明確に伝えると良いです。

そして、相手にも確実に伝わるようにハッキリと「No」を言う際は、声を掛けてもらったことに対する心からの感謝の気持ちも同時に示すことが大切です!

ヤミシタ

相手にも確実に伝わるようにハッキリと「No」を言う必要はありますが、冷たい態度で断る必要はまったく無く、心からの感謝の気持ちと共に、爽やかに断ることで、断った後の関係も険悪になることはありません!

アレもコレもと欲張らない

「仕事の量を増やさない」ためには、「アレもコレもと欲張らない」ことが大切で、

アレもコレもと欲張ってしまうと、やはり、仕事の量は増えてしまいます、、、

まずは、自分の解決すべき問題=課題として厳選した課題に集中し、その成果を着実に得ることが重要です。

自分が

決意

「絶対に、この課題を解決する!」「この課題だけは、絶対にやり遂げる!!」

と厳選した課題もやり遂げていないのに、アレもコレもと別の課題、別の成果を欲張って求めてはいけません。

アレもコレもと欲張ってしまうと、

落胆と失望

「結局、何の成果も残せなかった、、、」「一体、何をやってたんやろ、、、」

という悲惨な事態に陥る可能性が非常に高くなります。

自分が厳選した課題に対して、自分の時間、エネルギー(気力と体力)、お金を集中投下させて、その課題の解決に専念することが重要です。

では、

・誰が、何が、あなたの(誰でも持っている)「欲張りな心」を刺激して、あなたの時間、エネルギー(気力と体力)、時間を奪おうとしているか?

と言うと、それは、広告や宣伝です。

広告や宣伝は、言葉巧みに、誰もが持っている「欲張りな心(欲望)」「恐怖」「好奇心」を刺激して、あなたの時間、エネルギー(気力と体力)、お金を奪おうとしてきます。

『4-4.ゴールの達成に集中する極意(3)大胆に断固として無視する』の記事でも書いているのですが、

本当に自分が厳選した課題を解決するために必要な広告や宣伝以外の、1日を通して目に触れる無数の(多すぎて困る)広告や宣伝のほとんど(99%以上と言っても良いです!)は、大胆に無視することが大切です。

広告や宣伝では、言葉巧みに、

  • 「えっ!?まだ、こんなに便利な●●を使ってないんですか!?」
  • 「今がライバル企業に差を付けるチャンスです!今、▲▲を試すしかありません!」
  • 「世界的に著名な企業だけが採用している■■を、ご存知ですか?」

など、「欲望」や「恐怖」「好奇心」を刺激して揺さぶりをかけてきますが、

「欲望」や「恐怖」「好奇心」を刺激されて、アレもコレもと欲張ってしまい、自分が厳選した課題に集中できないと、元も子もありません、、、。

ヤミシタ

広告や宣伝は、「欲望」や「恐怖」「好奇心」などの本能に訴えてくるので、一時的に心を奪われるのは、どうしようもありませんが、「本当に大切な人」「本当に重要なこと」を意識して、自分の心をすぐに奪い返すことが大切です!

まとめ

  • 仕事の量が多過ぎる問題への対処方法は、「仕事の量を減らし、増やさない」こと
  • 仕事の量を減らすには「より少ない仕事の量でより多くの成果を残すことを目指す」こと
  • 仕事の量を減らすには、「課題解決より課題設定にこだわる」「80対20の法則を意識する」「躊躇なく任せる」こと
  • 仕事の量を増やさないためには、「爽やかに断る」「大胆に無視する」こと

仕事の量が多過ぎると、短時間で成果を残すことも、自分の時間を確保して、自分の人生を生きることもできなくなってしまいます、、、

仕事の量が多過ぎる問題には、「仕事に対する考え方」を変え、「仕事の量を減らし、増やさない」ことで対処して、あなたの人生がより良いものになることを、心から願っています!

「短時間で成果を残す原則」のアイキャッチ画像
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「時間, エネルギー, お金の集中投下」のアイキャッチ画像
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