5-8.短時間で成果を残す原則(7)80対20の法則を意識して動く

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「5-7.短時間で成果を残す原則(6)簡単で強力な論理思考を使う」の記事にて、

・「簡単で強力な論理思考」である「Why・What・How」と「Who・What・How」を使うことで、会議や商談の質を大幅に向上させて欲しいこと、相手に何をして欲しいのか?を明確に伝えて欲しいこと

をお伝えしました。

今回も含めて複数の記事で、具体的に「短時間で成果を残すための原則」について、詳しく解説しますので、あなたが日常生活で、仕事をするうえで、「使える!」と思ったものは、どんどん実践してみてください!

「短時間で成果を残すための原則」の7つ目は、

・80対20の法則を意識して動く

です。

ヤミシタ

80対20の法則(パレートの法則)とは、「全体の大部分(80%)の結果は、全体の一部分(20%)の要因が生み出している」というもので、私も「なんで?」といつも思うのですが、これが、不思議なほど、ほとんどのものに当てはまります!

「80対20の法則を意識して動く」とは?

これは、本サイトの複数の記事で引用している、マイケル・マスターソン 著 『大富豪の仕事術』の中で紹介されている考え方ですが、

優先事項を決めるうえで、役立つことがある。

パレートの法則によれば、私たちがしていることの20%によって、私たちがしたいことの80%が達成されるという。

また、あなたのしている仕事の20%が、長期的利益の80%を生み出している。

そこで、自分に聞いてみて欲しい。

「私の目の前にある仕事のうち、その20%に含まれるのはどれか?

マイケル・マスターソン 著 『大富豪の仕事術』(2012)

とあります。

「80対20の法則」とは、経済学者であるヴィルフレド・パレート氏が提唱した「パレートの法則」のことで、

  • 所得の上位20%の人が、所得全体の80%を占める
  • 更には、経済活動のほとんどの結果は、少ない要因から成り立っている

というものです。

これは、人事、マーケティング、品質管理などにも当てはまります。

  • 人事:利益の80%は、20%の優秀な社員からもたらされている
  • マーケティング:売上の80%は、全商品の20%から成り立っている
  • 品質管理:故障の80%は、故障原因の上位20%で占められている

そして、本当に不思議なのですが、

「全体の大部分(80%)の結果は、全体の一部分(20%)の要因が生み出している」

ということが、ほとんどのものに当てはまります。

「80対20の法則を意識して動く」とは、自分自身の行動に対して、「パレートの法則」を適用したもので、

・達成したい成果の大部分(80%)を、より少ない時間(20%)で達成できるように、意識して動く

ということです。

なぜ、「80対20の法則を意識して動く」ことが大切なのか?

なぜ、「80対20の法則を意識して動く」ことが大切なのか?というと、

  • 達成したい成果の大部分(80%)を、より少ない時間(20%)で達成できるから
  • ほとんどのことは、達成したい成果の大部分(80%)を達成すれば十分だから

です。

達成したい成果を100%完全に達成することを考えたとき、

  • 達成したい成果の大部分(80%)は、達成したい成果を100%達成するのに必要な時間の一部分(20%)で達成することができます
  • 逆に、達成したい成果の残りの一部分(20%)を達成するのには、達成したい成果を100%達成するのに必要な時間の大部分(80%)を費やす必要があります

より少ない時間でより大きな成果を残すためには、

仕事でも、日常生活でも、何かに取り組む際は、「80対20の法則を意識して動く」、すなわち、

・達成したい成果の大部分(80%)を、より少ない時間(20%)で達成できるように、意識して動くこと

が大切になります。

具体的には、

・達成したい成果の大部分(80%)を、より少ない時間(20%)で達成できるように優先順位を決める

ことです。

【具体例】お客様の優先順位に関して

例えば、お客様の優先順位に関しては、

「売上(利益)の大部分(80%)は、一部分(20%)のお客様からもたらされる」

ので、どこからどう考えても、売上(利益)の大部分(80%)をもたらしてくれる一部分(20%)のお客様を優先すべきです。

しかし、実際の現場では、売上(利益)の大部分(80%)をもたらしてくれる一部分(20%)のお客様が優先されていないことが、しばしばあります。

  • 「このお客様は、社長(役員)の知り合いだから優先して!」
  • 「このお客様は、話をたくさん聞いてくれるから優先しよう!」
  • 「このお客様は、すぐに対応しないとクレームになるから、即刻対応しよう!」

など、売上(利益)の大部分(80%)をもたらしてくれるかどうか?と関係のない要素で、優先順位が決められていることがあります。

例え、社長(役員)の知り合いだとしても、売上(利益)の大部分(80%)をもたらしてくれている、実際に、お金を払ってくれているお客様の方が、絶対に大切です。

例え、話を全然聞いてくれない不愛想なお客様だとしても、売上(利益)の大部分(80%)をもたらしてくれているのであれば、その分だけの価値を提供して、対価を受け取ってもらう必要があります。

例え、むちゃくちゃ怖いクレームをしてくるお客様がいたとしても、クレーム対応ばかりに気をとられ、売上(利益)の大部分(80%)をもたらしてくれている、クレームを全然言わないお客様を放っておいてはいけません。

【具体例】課題解決の優先順位に関して

例えば、課題解決の優先順位に関しては、

「問題の大部分(80%)は、一部分(20%)の要因から生み出される」

ので、問題の大部分(80%)を生み出している、いわゆる、「諸悪の根源」と言える一部分(20%)の要因を優先して解決する必要があります。

しかし、現実には、真っ先に解決すべき、問題の大部分(80%)を生み出している「諸悪の根源」が、優先して解決されていないことが、しばしばあります。

  • 「諸悪の根源は分かっているけど、既得権益が絡むからな、、、」
  • 「あの要因を解決できれば、ほとんどすべてがうまくいくハズだけど、時間と労力、お金がどれだけかかるか分からない、、、」
  • 「そもそも、何が根本課題なのかが分からない、、、」

など、問題の大部分(80%)を生み出している、一部分(20%)の要因(諸悪の根源)以外のことから、課題解決されてしまうことがあります。

既得権益の問題は、現在、世間でも注目されていますが、なかなか根が深い問題で、(既得権益を得ている人にも生活がかかっているので、それを守る為に必死なので、、、)

諸悪の根源が分かっていても、ズバッと切り込めない場合もありますが、そこに手を付けないと、問題の大部分(80%)が解決されないので、少しずつでも、意を決して、取り組むべき課題になります。

諸悪の根源を取り除くのに、時間、労力、お金がかかり過ぎて出来ないと思われる場合でも、

「何か良い方法がないか?」「より少ない時間、労力、お金で解決できる手段はないか?」

を関係者間で協力して、検討に検討を重ねることが大切です。

そもそも、諸悪の根源が分からない場合は、外部から、すでに、類似した事例を解決した実績のある専門家などを呼んでアドバイスをもらうことも有効です。

とにかく、諸悪の根源を断ち切らないと、問題の大部分(80%)は解決されず、ものごとが一向に良い方向に進まないので、ありとあらゆる方法で、諸悪の根源を特定し、どんな手段を使っても、諸悪の根源を優先して解決することが重要です。

残りの20%は、放っておいても大丈夫なのか?

達成したい成果の大部分(80%)を、より少ない時間(20%)で達成できたとして、

「残りの達成していない20%は、放っておいても大丈夫なのか?」

と思われるかもしれませんが、ほとんどのことは、達成したい成果の大部分(80%)を達成すれば十分です。

これは、何かの試験を例に考えると分かり易いです。

大学受験にしても、情報処理技術者試験などの国家資格の試験にしても、100%完璧に正解しないと合格にならない訳ではありません。

大抵、6割~7割正解すれば、合格となります。

ほとんどが、「基本問題+ちょっとした応用問題」を解くことができれば良く、合格することを目的とすれば、「重箱の隅をつつくような難解な問題」や「受験生のほとんどが解けないような問題」を解けるようになる必要はありません。

「基本問題+ちょっとした応用問題」を解けるようになるには、全体の時間(基本問題+ちょっとした応用問題+難解な問題まですべて解けるようになるのに必要な時間)の一部分(20%)しかかかりません。

しかし、「難解な問題」まですべて解けるようになろうと思うと、全体の時間の大部分(80%)を費やす必要があります。

大学受験を例にすると、一教科だけ「難解な問題まですべて解けるようになる」のに必要な時間で、すべての教科を「基本問題+ちょっとした応用問題」まで解けるようになります。

(例え、一教科だけだとしても「難解な問題まですべて解けるようになる」には、相当の時間が必要ということです)

一教科だけ「難解な問題まですべて解けるようになった人」と、すべての教科を「基本問題+ちょっとした応用問題まで解けるようになった人」のどちらが大学受験に合格できるかというと、もちろん、後者となります。

私は、まさに、数学だけ「難解な問題まで解けるようになろう!」とかなりの時間をかけたにも関わらず、大学受験には失敗したので、心の底から、すべての教科を「基本問題+ちょっとした応用問題まで解けるようなること」をオススメします(泣)。

社会人になっても、同様のことが言えます。

私は、元々システムエンジニアで、システムエンジニアには、プログラミングの知識、ネットワークの知識、セキュリティの知識など、様々な専門知識が必要ですが、

「80対20の法則を意識して動く」ことで、プログラミングの知識、ネットワークの知識、セキュリティの知識など、一つの分野だけを100%完璧に理解するのではなく、

各分野を80%で良いので、より少ない時間(20%)で、すべての分野の要点を理解するようにしていました。

私は、案件の全体を、プロジェクトの全体を取り纏める立場にあったので、80%でも良いので、すべての分野の要点を理解できていることが、仕事をするうえで、大いに役立ちました。

システムエンジニアではなく、営業や営業支援(プリセールス)という立場になってからも、各分野を80%で良いので、短時間(20%の時間)で網羅しておくことは、全体像を把握し、要点を抑え、効率的に仕事を進めるうえで、大いに役立っています。

また、お客様に優先順位をつけて、売上(利益)の大部分(80%)をもたらしてくれる一部分(20%)のお客様を、

最高に満足させ続けることができるように価値提供を続けていると、新規の追加オーダーやリピートオーダーがもらえて、自然と、売上(利益)目標を達成できます。

課題解決に優先順位をつけて、問題の大部分(80%)を生み出している一部分(20%)の要因である「諸悪の根源」の解決に注力していると、

「諸悪の根源」を断ち切れた場合、自然と、残りの問題(20%)も連鎖的に解決できることがほとんどです。

残りの20%は、どうしているのか?

基本的には、「80対20の法則を意識して動く」ことで、

・達成したい成果の大部分(80%)を、より少ない時間(20%)で達成できるように、優先順位を決めて、行動する

ようにしていますが、どうしても、多くの時間(80%)を費やす必要がある、成果の一部分(20%)に取り組まなければならないときもあります。

例えば、金融システムや医療システムなど、「絶対に不具合(バグ)が残ってはいけないシステム」の動作試験をするときは、

・不具合(バグ)の大部分(80%)は、すべての不具合(バグ)を洗い出すのに必要な時間の一部分(20%)で発見可能

ですが、一部分(20%)の不具合(バグ)も残してはいけませんので、

・不具合(バグ)の一部分(20%)を、すべての不具合(バグ)を洗い出すのに必要な時間の大部分(80%)を費やして発見する

必要があります。

また、仕事をしているうえで、各分野の80%を理解しているだけでは、解決できない課題に直面した場合は、

時間がかかったとしても、その分野で課題解決に必要な残りの20%を理解しなければいけません。

しかし、多くの時間(80%)を費やす必要がある、残りの一部分(20%)に取り組まなければならないときの方が圧倒的に少ないので、

基本的には、達成したい成果の大部分(80%)を、より少ない時間(20%)で達成できるように優先順位を決めて行動し、

それができないときだけ、多くの時間(80%)を費やす必要がある、残りの一部分(20%)に取り組むようにしています。

どのように、「80対20の法則を意識して動く」を実践すれば良いか?

どのように、「80対20の法則を意識して動く」を実践すれば良いか?というと、

  • 達成したい成果を完全に明確にすること
  • 達成したい成果に直結するか?を問いかけること
  • 成果の達成を阻害する要因を取り除くこと

を実践すれば、自ずと、達成したい成果の大部分(80%)を、より少ない時間(20%)で達成できるようになります。

達成したい成果を完全に明確にすること

達成したい成果を完全に明確にすることは、達成したいゴールを完全に明確にすることと同じ意味になります。

「2-1.自分の人生を生きるには、何よりもまず人生のゴールを明確にすること」の記事でも書いているのですが、

達成したいゴールを完全に明確にするには、「SMART(スマート)なゴール」にする必要があり、

「SMART(スマート)なゴール」とは、

  • Specific(具体的):曖昧さがなく、内容が完全に明確で、誰が読んでも分かること
  • Measurable(測定可能):達成できたかどうか、確認できること
  • Attractive(魅力的):達成したときも、達成させようとするときも、ワクワクすること
  • Realistic(現実的):現実的に考えて、達成可能なこと
  • Time-bound(期限):いつまでに達成すれば良いのか? 期限が明確であること

上記の5つの要素を満たしたゴールのことです。

「Specific(具体的)」「Measurable(測定可能)」「Attractive(魅力的)」「Realistic(現実的)」「Time-bound(期限)」の5つの要素をすべて満たすことは、なかなか難しいことですが、

可能な限り5つの要素を満たすゴールにすることで、達成したいゴールを完全に明確にできます。

ちなみに、私の人生のゴールは、

  • 生きている限り、家族(特に、妻と子供)の役に立ち続けること、笑顔に、幸せにし続けること
  • そのために、日々の生活を感謝の心と笑顔で溢れさせること
  • 必要な条件として、世帯年収1,000万円以上を維持し続けること

です。

達成したい成果の大部分(80%)を、より少ない時間(20%)で達成できるようにするには、何よりもまず、達成したい成果、すなわち、達成したいゴールを完全に明確にする必要があります。

(達成したいゴールが曖昧だと、もちろん、それを達成するための行動も曖昧になってしまいます。どこを目指して行動したら良いか分からないので、、、)

達成したい成果に直結するか?を問いかけること

達成したい成果、すなわち、達成したいゴールを完全に明確にしたあとは、常に、

  • 今から取り組むことが、「達成したいゴール(成果)に直結するか?」
  • 今、すでに行っている行動が、「達成したいゴール(成果)に直結しているか?」

を問いかけることが大切です。

もし、答えが、「No」である場合は、今から取り組むことを、今、すでに行っている行動を、変更する必要があります。

私の場合は、常に、

  • 今、家族(特に、妻と子供)の役に立てているか?笑顔に、幸せにできているか?
  • 日々の生活を感謝の心と笑顔で溢れさせることができているか?
  • 世帯年収1,000万円以上を維持できているか?
  • そして、それらは、今後もずっと継続可能か?

と問いかけています。

今、家族(特に、妻と子供)の役に立ていない、笑顔に、幸せにできていないのであれば、すぐにでも行動を見直すようにしています。

特に、仕事が忙しいとき、仕事で嫌なことがあったときに、イライラしてしまい、それが、自分では表に出していないつもりでも、子供は敏感に感じ取り、

子供の笑顔が少なかった、もしくは、全然見れなかったときは、いつも猛烈に反省しています。

もっと仕事を効率的にできる方法を検討したり、仕事の優先順位を見直したり、また、仕事で嫌なことがあったとしても、心の平静を保てるように注意したり、気持ちを切り替えるようにして、

妻と子供と過ごすときは、仕事のことを一切考えず、役に立てるように、笑顔に、幸せにできるように、全力を尽くすことにしています。

今、日々の生活を感謝の心と笑顔で溢れさせることができていないのであれば、何かを変える必要があります。

コロナ禍で旅行や外出が制限され、妻は心をリフレッシュする機会が少なくなり、子供は思う存分エネルギーを発散させることができず、徐々にストレスが溜まってきていたので、

Go To トラベルも有効に活用し、今度旅行に行き、妻に、おもいっきり心をリフレッシュしてもらい、子供には、思う存分エネルギーを発散してもらう計画を立てています。

今後、世帯年収1,000万円以上を維持できなくなる可能性があるのであれば、それに備えて、今から将来への投資を怠らないようにしています。

具体的には、どこへ行っても稼げる力、どんなときでも稼げる力が必要だと考えているので、その力を磨くための、自己研鑽に、時間、エネルギー(気力と体力)、お金を集中投下するようにしています。

達成したい成果の大部分(80%)を、より少ない時間(20%)で達成できるようにするには、達成したいゴール(成果)を完全に明確にした後、

「達成したいゴール(成果)に直結するか?」「達成したいゴール(成果)に直結しているか?」

を問いかけ、今後の取り組みや、今すでに行っている行動を必要に応じて、修正し続けることが大切です。

成果の達成を阻害する要因を取り除くこと

また、達成したい成果、すなわち、達成したいゴールを完全に明確にしたあとに、

  • ゴール(成果)の達成を阻害する要因は何か?
  • つまりは、何がフン詰まりを起こしているのか?

を考え、その阻害要因を取り除くこと、フン詰まり(ボトルネック)を解消することも、達成したい成果の大部分(80%)を、より少ない時間(20%)で達成するのに、非常に有効です。

私は、プロジェクトマネージャーとして働いているときは、(プロジェクトマネージャーでなくても、そうですが)

・プロジェクトゴールの達成を阻害する要因を取り除くこと、フン詰まり(ボトルネック)を解消すること

にほとんどすべての時間とエネルギー(気力と体力)を費やしていました。

プロジェクトマネージャーになると、実際に、手を動かして何かの作業をすることもほとんどないので、

  • いかに、プロジェクトメンバーが気持ち良く快適に作業を行うことができるか?
  • いかに、プロジェクトメンバーの待機時間を減らし、作業時間を増やせるか?

を考えて、その実現のために行動していました。

プロジェクトゴールの達成を阻害する要因やフン詰まり(ボトルネック)となるのは、プロジェクトメンバーのスキルやリソース(割り当てることができる人員)不足よりも、

  • お客様との要望や仕様の検討、および、最終決定
  • 社内・社外含めた関係者間での調整や合意形成

などがほとんどで、

「お客様の要望や仕様が固まらないから、作業に着手できない、、、」「社内・社外を含めた関係者間での調整に時間がかかり、合意できてないから、次に進めない、、、」

ということが多く発生します。

要望や仕様ががっちり固まり、社内・社外を含めた関係者間で調整・合意済で、あとは、作業するだけ状態になれば、実は、プロジェクトは、かなりスムーズに進みます。

なので私は、お客様に要望や仕様を固めてもらうのを待つのではなく、お客様と一緒になって要望や仕様を検討し、最終決定してもらったり、こちらから、複数の案を提示して、要望や仕様を選んで決めてもらえるようにしていました。

社内・社外を含めた関係者間での調整や合意形成も、他人任せにしたり、待っていては、いつまでたっても調整や合意形成が終わらないので、自分から積極的に、関係者に呼びかけ、集まってもらい、調整や合意形成を促していました。

すべては、プロジェクトゴールの達成を阻害する要因を取り除き、フン詰まり(ボトルネック)を解消し、達成したい成果の大部分(80%)を、より少ない時間(20%)で達成するためです。

本当に、他人任せにしたり、待ちの姿勢でいると、要望や仕様は固まらず、社内・社外を含めた関係者間での調整や合意形成はできず、時間だけがあっという間に過ぎてしまいます、、、。

「一週間後に要望や仕様を決めておいてくださいね!」「この一週間で、社内での調整お願いしますね!」

というご依頼をして、一週間後に、結果を聞いてみると、

「ごめん!忙しくて要望や仕様を検討する時間がなかったわ、、、」「申し訳ない!調整したい人と会えなかったから、調整できてないわ、、、」

ということは、多々あります(泣)。

これは、お客様にはお客様の事情が、関係者には関係者の事業があるので、仕方のないことで、任せているだけでは、待っているだけでは、良い結果にはならないので、自ら動くしかありません。

まとめ

  • 「80対20の法則を意識して動く」とは、達成したい成果の大部分(80%)を、より少ない時間(20%)で達成できるように、優先順位を決めて、行動すること
  • 「80対20の法則を意識して動く」には、達成したい成果(ゴール)を完全に明確にし、達成したい成果(ゴール)に直結すること、または、成果(ゴール)の達成を阻害する要因を取り除くこと、に注力すること

「80対20の法則」は、「なぜか?」はまったく分かりませんが、本当に不思議なほど、ほとんどのものに当てはまりますので、

達成したい成果の大部分(80%)を、より少ない時間(20%)で達成できるように、優先順位を決めて、行動することで、あなたの人生がより良いものになることを、心から願っています!

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2-1.自分の人生を生きるには、何よりもまず人生のゴールを明確にすること

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9-5.経済的成功をつかむためのすべてが分かるオススメの本『大富豪の仕事術』

5.短時間で成果を残したい