6-5.プロジェクトを成功に導く秘訣(4)プロジェクトルールを決める

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「6-4.プロジェクトを成功に導く秘訣(3)決意表明と期待値の交換を行う」の記事にて、

チームをただのヒトの集まりから、機能するチームへ引き上げ、相乗効果を発揮できる状態にするためにも、「決意表明と期待値の交換」を実践してみて欲しいこと

をお伝えしました。

今回の記事も含めて、具体的に「プロジェクトを成功に導く秘訣」について、詳しく解説しますので、あなたが日常生活で、仕事をするうえで、「使える!」と思ったものは、どんどん実践してみてください!

「プロジェクトを成功に導く秘訣」の4つ目は、

・プロジェクトルールを決める

です。

ヤミシタ

プロジェクトを円滑に進めるためにも、プロジェクトに秩序をもたらすためにも、プロジェクトルールが必要になります。ルールでガチガチに縛られることは、私は全然好きではないですが、ルールが無いと、無秩序状態になるので、それは避けなければなりません。

なぜ、「プロジェクトルール」を決める必要があるのか?

日常生活でも、職場で仕事をするうえでも、何かしらのルールが決められているものです。

例えば、私の日々の生活では、

  • 毎日20:30には、子供と一緒に寝ること
  • 土日は、13:00~ 子供と一緒に昼寝すること(すいません、寝ることばかりで、、、。けど睡眠大好きなんです)
  • 毎月一定の金額貯蓄すること
  • 日々の生活を感謝の心と笑顔で溢れさせるためにも、何かをしてもらったら、必ず「ありがとう」と感謝の気持ちを伝えること
  • 朝はちゃんと「おはよう」と気持ちよく挨拶し、寝るときは「おやすみなさい」と言って寝ること(子供は、毎晩寝る前に「ママ大好き!」と言って寝ています。パパにはない(泣))

などのルールがあります。

例えば、職場で仕事をするうえで良くあるルールは、

  • 毎週末までに必ず、1週間の活動報告を行うこと(週報を提出すること)
  • 毎週末までに必ず、1週間の交通費精算を行うこと
  • 自社用車で帰宅する場合は、必ず上長の許可を得ること
  • 一定金額以上、または、一定利益率以下の見積を提示する場合、必ず上長の許可を得ること

などです。

共通のルールを決めることで、日々の生活を気持ちよく行うことができます。

職場で仕事をするうえでも、円滑に作業を進めることができるようになったり、必要事項の抜け漏れを防ぐことができるようになります。

複数人が共同で生活をする、作業や活動を行う場合は、必ずと言って良いほど決めるルールですが、プロジェクトでは、しばしばそのプロジェクトのルールが決まっていないことがあります。

これは、プロジェクトが「期間限定のもの」だからかもしれませんが、たとえ、期間が短いプロジェクトであったとしても、複数人で協力してゴールを達成するための活動を行ううえでは、

円滑にゴールを達成するためにも、不要な混乱や対立を避けるためにも、プロジェクトルールを決める必要があります。

どのような、「プロジェクトルール」を決めれば良いのか?

「6-4.決意表明と期待値の交換」の記事にて、プロジェクトチームは一度、考え方の違いや意見の衝突が表に出てくることで、混乱や対立の状態になる、とお伝えしましたが、

プロジェクトの初めにプロジェクトルールを作り、各メンバーがプロジェクトを行ううえで守って欲しいことを事前に決めることで、価値観の統一を行うことができ、混乱や対立の状態に陥るのを、未然に防ぐことが可能です。

例えば、プロジェクトルールとして、

  • 自部門の利益を優先するのではなく、全体最適の視点で意思決定を行うこと
  • 他人任せにするのではなく、主体的に活動を行うこと
  • 会議では、必ず自分の意見を述べること。ただし、自分の意見を押し通すのではなく、他人の意見も尊重すること
  • 会議はすべてリモート(遠隔参加)で行うこと。(どこからでも参加できるようにすること)
  • 会議を行う前に、必ず、目的とゴール、議題、タイムスケジュールをメンバーに通知すること
  • 会議は開始・終了時間を厳守すること(早く終わるのはOK。遅く終わるのはNG)
  • 会議を欠席する場合は、必ず事前に連絡するとともに、会議の議題に対する意見を伝えること
  • 会議の議事録は3営業日以内に作成し、メンバー全員に共有すること(会議の欠席者も必ず目を通すこと)

などは、どのプロジェクトにおいても有効ですので、ぜひ、参考にしてみてください!

プロジェクトルールを決めていると、もし、ルールを守れない人がいる場合でも、個人の意見としてではなく、プロジェクト全体の意見として、注意をすることができます。

「なんで、会議の時間守れないんですか?」と個人の意見として伝えると角が立ちますが(混乱と対立を呼びますが)、

「プロジェクトのルールなので守ってください」とプロジェクト全体の意見として伝えると、角が立つことを防げます。

特に、プロジェクトマネージャーやプロジェクトリーダーなどの立場の人から、プロジェクト全体の意見として、ルール違反を注意するのが効果的です。

また、プロジェクトを進めるうえで、「誰に、どのように情報共有を行うか?」というコミュニケーションルールも、プロジェクトルールに盛り込むと、より一層プロジェクトを円滑に進めること、不要な混乱や対立を避けることが可能です。

例えば、コミュニケーションルールとしては、

  • プロジェクトメンバーの情報共有は、●●というツール内で行い、全ての会話の履歴をメンバー全員が共有できるようにすること。
  • また、プロジェクトに関係するファイルは、同じツール内に、カテゴリ分けして保存しておくこと。(社内におけるプロジェクトの情報は、そのツール内で全て確認できるようにすること)
  • プロジェクトメンバーが全員登録された、メーリングリストを作成し、協力会社様などの社外の関係者とやり取りする場合は、そのメーリングリストを利用すること。(社外におけるプロジェクトの情報は、そのメーリングリストのやり取りで全て確認できるようにすること)
  • プロジェクトオーナーと呼ばれる、プロジェクト実行のためのお金を出してくれる責任者(基本的に経営層が担う)に対しては、プロジェクトマネージャーから、定期的に(月1回など)プロジェクトでの決定事項や進捗状況、主な課題などをレポートとして提出すること。
  • プロジェクトを実行するうえで、緊急事態(期限やコストの超過が想定される大きなトラブル)が発生した場合は、速やかに、プロジェクトマネージャーからプロジェクトオーナーに報告を行うこと

などが考えられます。

コミュニケーションルールをプロジェクトルールに盛り込むことで、「言った、言わない」や「その情報を知らなかった」などの情報共有に関するトラブルを未然に防ぐことが可能です。

この情報共有に関するトラブルは、プロジェクトを実行するうえで、いくら注意をしていても、本当に良く発生する問題ですので、コミュニケーションルールを決めて、徹底してプロジェクトメンバー全員で情報共有を行うことが大切です。

ぜひ、あなたが参画するプロジェクトにおいても、プロジェクトを円滑に進めることで、不要な混乱や対立を避けることで、プロジェクトゴールを達成するためにも、

コミュニケーションルールも盛り込まれた、プロジェクトルールを決めてみてください!

まとめ

  • 円滑にゴールを達成するためにも、不要な混乱や対立を避けるためにも、プロジェクトルールが必要である
  • ルール違反に対しては、プロジェクト全体の意見として注意すると良い
  • 「誰に、どのように情報共有を行うか?」というコミュニケーションルールも盛り込むこと

「ルール」というものに対しては、好き嫌いがあるかと思いますが、(私は嫌い派ですが、、、)プロジェクトを「より円滑にしてくれる」「不要な混乱や対立を減らしてくれる」効果的なルールは、やはり必要です。

(私が「ルール」を嫌いなのは、行動をガチガチに制約する、顧客に価値を全くもたらさない、自分のことだけを考えて作られたルールなどに、辟易しているからです)

ぜひ、あなたのプロジェクトにおいても、プロジェクトのゴールを達成しやすくなるような、効果的なプロジェクトルールを決めてみてください!

(決して、プロジェクトメンバーが悶絶して、モチベーションがただ下がりするようなプロジェクトルールは決めないでください)

あなたが、効果的なプロジェクトルールを決めて、プロジェクトのゴールを達成できるようになることで、あなたの人生がより良いものになることを、心から願っています!

6.プロジェクトを完遂したい