6-8.プロジェクトを成功に導く秘訣(7)強固な信頼関係を築く

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「6-7.プロジェクトを成功に導く秘訣(6)リスク管理では発生確率と影響度を考慮する」の記事にて、

・「リスク管理では発生確率と影響度を考慮する」ことで、リスクの優先順位を明確な基準で決めて欲しいこと、そして、リスクが発生した場合の影響を最小限に抑えて欲しいこと

をお伝えしました。

今回の記事も含めて、具体的に「プロジェクトを成功に導く秘訣」について、詳しく解説しますので、あなたが日常生活で、仕事をするうえで、「使える!」と思ったものは、どんどん実践してみてください!

「プロジェクトを成功に導く秘訣」の7つ目は、

・強固な信頼関係を築く

です。

ヤミシタ

複数人で同じゴールを目指すプロジェクトでは、チーム内に「強固な信頼関係を築く」ことが必要不可欠です!では、「信頼」はどのようにして築き、維持すれば良いのか?について、詳しく解説していきます!

何をすれば、「強固な信頼関係を築く」ことができるのか?

何をすれば、「強固な信頼関係を築く」ことができるのか?というと、

  • 役割分担を明確にする
  • 各自が与えられた役割における責任を果たす
  • 自分で言った約束を守る

と、「強固な信頼関係を築く」ことができます。

役割分担を明確にする

プロジェクトチーム内に「強固な信頼関係を築く」には、初めに、役割分担を明確にする必要があります。

プロジェクトの計画段階において、

  • プロジェクトゴールを達成するために、何を、いつまでに行う必要があるのか?
  • 具体的に、どのような作業を行う必要があるのか?
  • それぞれの作業は、誰が、いつまでに行う必要があるのか?

ということを決めます。

プロジェクトの実行段階においても、

  • プロジェクトゴールを達成するうえで、発生した課題(解決すべき問題)は何か?
  • その課題を解決するには、具体的に、どうすれば良いのか?
  • それぞれの解決策は、誰が、いつまでに行う必要があるのか?

ということを決めます。

このように、プロジェクトの計画段階においても、実行段階においても、

誰が、どんな役割を持ち、具体的に、何を、いつまでに行う必要があるのか?

ということを明確にする必要があります。

たまに、

「この作業は、手が空いている人がやることにしよう!」「この課題は、●●に関係している人がやることにしよう!」

など、誰がやるかを特定しない場合がありますが、

「私は、全然、手が空いてなかった。けど、●●さんは、手が空いているようにみえたけど、、、」「これは、●●さんがやると思っていた、、、」

など、後からモメることは、目に見えていますので、必ず、役割分担(誰が、具体的に何を、いつまでに行うか)を、明確にすることが大切です。

各自が与えられた役割における責任を果たす

各プロジェクトメンバーの役割分担(誰が、具体的に何を、いつまでに行うか)が明確になったら、各自が与えられた役割における責任を果たすことで、「信頼」は築かれます。

すなわち、

・具体的に与えられた作業を、期限までにきっちり完了させる

ということです。

本当に当たり前のことなのですが、

「その作業、まだ、出来ていません、、、」「忘れていたので、すぐやります!」「実は、別の仕事が忙しくて、手が付けれていません、、、」

など、与えられた作業が期日までに終わらないことが多く見受けられます。

  • 人が減っているので、業務の負荷が高くなっている、、、
  • 緊急のトラブルが発生して、手が付けれなかった、、、
  • 1つのプロジェクトだけをやってる訳ではないので、ムリ、、、

など、それぞれ様々な事情があるのは、非常に良く分かりますが、

「与えらえた作業を、期限までにきっちり完了させる」ことで、「信頼」は築かれます。

「どんな状況でも、いつも、期限までに作業を完了させる人」と「何故か、いつも、期限までに作業が終わらない人」では、周りからの「信頼度」は、大きく異なります。

自分で言った約束を守る

また、「与えられた役割における責任を果たす」以外に、「自分で言った約束を守る」ことでも、「信頼」は築かれます。

与えられた作業以外にも、ちょっとした作業、突発的な作業などが発生するもので、

  • それ、私がやっときます!
  • ついでなんで、私に任せて下さい!
  • 一時的に、私が対応します!

など、どんな簡単なことでも、どんな些細なことでも、

・自分でやると言った作業は、必ずやる

ことです。

簡単なこと、些細なことほど、

「すぐできるし、後からやろうと思ってたら、忘れてた、、、」「返事した後、急ぎの仕事を与えられたから、すっかり抜けてた、、、」

など、ついつい、やるのを忘れてしまうものです。

そして、「自分で言ったことをやらない」ということが続けば、「信頼」はどんどん失われます。

「信頼」は、一つ一つの積み重ねです。

「強固な信頼関係を築く」には、各自が「与えられたことを期限までにやること」、「自分でやると言ったことは、必ずやること」を、一つ一つ積み重ねるしかありません。

なぜ、「強固な信頼関係を築く」必要があるのか?

なぜ、「強固な信頼関係を築く」必要があるのか?というと、

  • 信頼残高がプラスであれば、助け合うことができるから
  • 困難な課題、予想外の事態、急な計画変更などにも、対応できるから
  • プロジェクトゴールを達成できるようになるから

です。

信頼残高がプラスであれば、助け合うことができるから

信頼残高とは、スティーブン・コヴィー氏の『7つの習慣』という本に出てくる言葉で、相手との信頼関係を、銀行口座の残高に例えたものです。

信頼残高は、「与えられた役割における責任を果たすこと」「自分で言った約束を守ること」でどんどん貯まっていきます。

逆に、「与えられた作業をやらない」「自分でやると言ったのにやらない」と、信頼残高は、どんどん減っていきます。

信頼残高がプラスであれば、

「いつも責任を果たしてくれてるから、今回は、手伝ってあげよう!」「いつも言ったことは必ずやってくれるから、今回は、こちらでリカバリーしよう!」

など、チーム内で、自然と助け合うことができます。

しかし、信頼残高がマイナスであれば、

「与えられた作業も全然終わってないし、手伝うの嫌やな、、、」「自分で言ったこともやった試しがないし、毎回こっちでケツ拭くのも疲れたわ、、、」

など、チーム内で、助け合うということが出来なくなります。

普段から、「与えられた作業を期限までに完了させること」「自分で言ったことを、必ずやること」で、信頼残高をプラスにしておき、いざという時に、助け合える関係にしておくことが大切です。

困難な課題、予想外の事態、急な計画変更などにも、対応できるから

プロジェクトを進めていくと、

  • 困難な課題に直面して、どうしても、与えられた作業が完了できない、、、
  • 予想外の事態に見舞われて、与えられた作業どころではなくなってしまった、、、
  • 急な計画変更に対応する必要があり、自分で言ったことをやれない、、、

ということが発生します。

プロジェクトの規模が大きくなればなるほど、プロジェクト期間内に、

「これ以上、プロジェクトを存続できないかもしれない、、、」「プロジェクトゴールを達成できないかもしれない、、、」

というような危機に、二度、三度と直面します。

それらを乗り越えれるかどうか?は、

危機に直面する前までに、「強固な信頼関係を築く」ことができたかどうか?

にかかっています。

危機に直面する前までに、「強固な信頼関係を築く」ことができれば、

「このメンバーなら何とかなる!」「このメンバーで、何とかしてみせる!」「このメンバーでしか、これは乗り越えられない!!」

という協力体制が生まれ、助け合い、知恵を出し合い、粘り強く対応し続けることが可能です。

「強固な信頼関係を築く」ことができていなければ、

「あぁ、もう絶対ムリ、、、」「どうしようもない、、、」「というか、早くプロジェクト辞めたい、、、」

という負の連鎖が生まれ、プロジェクトがとん挫する方向へどんどん加速してしまいます、、、。

「絶対やってやる!」という「プラスの感情」よりも、「絶対ムリ!!」という「マイナスの感情」の方が周りに伝播するのが圧倒的に速いので、

「マイナスの感情」が伝播し、「負の連鎖」が生まれないように、より神経を使うことが大切です。

プロジェクトゴールを達成できるようになるから

そして、

  • 信頼残高を常にプラスに維持し、助け合うこと
  • 困難な課題、予想外の事態、急な計画変更などを、協力して乗り越えること

で、プロジェクトゴールを達成できるようになります。

プロジェクトゴールを達成するまでの道のりは、長くて険しいですが、

「与えられた作業を期限通りにやること」「自分で言ったことを必ずやること」

を一つ一つ積み重ねて、「強固な信頼関係を築くこと」で、最終的に、プロジェクトゴールを達成できます。

どのように、「強固な信頼関係を維持する」と良いのか?

どのように、「強固な信頼関係を維持する」と良いのか?というと、

  • 本音をぶつけ合えるようにする
  • コミュニケーション回数を増やす
  • アラートをあげやすくする

と良いです。

本音をぶつけ合えるようにする

一つ一つの積み重ねにより、「強固な信頼関係を築くこと」ができれば、プロジェクト期間を通じて、その「信頼関係を維持すること」が大切です。

信頼関係を維持するには、

・本音をぶつけ合えるようにする

ことがとても重要です。

そして、「本音をぶつけ合えるようにする」には、

  • プロジェクト内の、心理的安全を確保する
  • 自ら積極的に、本音をぶつける

と良いです。

プロジェクト内の、心理的安全を確保するとは、

「プロジェクト内では、言いたいことを言っても良い」「ありのままの発言をしても良い」「変に取り繕わなくて良い」

ということを、プロジェクトメンバーに周知することです。

プロジェクト内では、プロジェクトゴールを達成するために、

「上下関係とか、役職とか関係なく、気になることを言っても良い」「部門とか、立場とか関係なく、発言しても良い」「どんどん思いついたアイデアをぶつけても良い」

ということを、プロジェクトのルールとして決めてしまうことです。

プロジェクトのルールとすることで、逆に、「言いたいこを言ってない」メンバーに、発言を促すことです。

もちろん、他のメンバーの本音を引き出すには、「自らが積極的に本音をぶつける」ことが大切で、このプロジェクト内では、

「部長にあそこまで言って良いんだ、、、」「ほんまに立場とか関係ないねんな、、、」「あんなしょーもないアイデアでもOKなんだ、、、」

と他のメンバーに実感してもらうことが重要です。

コミュニケーション回数を増やす

次に、信頼関係を維持するには、

・相手に最大限の配慮をして、短いコミュニケーションを多く取る

ことが大切です。

何度も何度も大した用事もないのに、中身のない話を長くされるのは、迷惑でしかないですが、

様子を伺いながら、相手の作業の邪魔にならないように、最大限の配慮をして、

「何か問題が起きていないか?」「気になることが無いか?」「違和感を感じていないか?」

短く多く確認して(何も問題なければそれでOK)、問題の種を、不満の芽を早期に発見して対処することが重要です。

「4-18.ゴールの達成に集中する極意(16)エントロピー増大の法則を理解する」の記事にも書いているのですが、

何事も、放っておけば、無秩序な状態になっていく(ものごとは放っておくほど、悪い方向に進む)ものなので、

短くても良いので、回数を増やして、プロジェクトメンバーとコミュニケーションを取り、信頼関係を維持すると良いです。

また、短くても多く接触することで、「ザイオンス効果」と呼ばれる、

相手に何度も繰り返し接触することで、徐々に好感度や評価などが高まる効果

も生まれます。

アラートをあげやすくする

更に、信頼関係を維持するには、

  • 各メンバーが課題解決に手こずっている、、、
  • 各メンバーの進捗が遅れている、、、
  • 各メンバーが予期せぬ事態に、混乱している、、、

際に、「私、今、ヤバいです!」というアラートをあげやすくしてあげることが大切です。

アラートをあげやすくしてあげるには、プロジェクトの開始時点で、

  • プロジェクト終盤でアラートをあげるのは、致命的であること
  • アラートをあげるのは、早ければ早いほど良いこと
  • アラートをあげることは、プロジェクトを救うこと

であることを、メンバー全員に周知して、認識してもらうこと、

そして、実際に、各メンバーがアラートをあげてくれたら

「プロジェクトのために、アラートをあげてくれて、本当にありがとう!!」

心からの感謝を示すことが重要です。

まとめ

  • 「与えられた作業を期限通りにやること」「自分で言ったことを必ずやること」で、「強固な信頼関係を築く」こと
  • 「強固な信頼関係を築く」ことで、助け合い、協力して危機を乗り越え、プロジェクトゴールを達成すること
  • 「信頼関係を維持する」には、本音をぶつけ合い、短いコミュニケーションを多く取り、アラートをあげやすい状態にすること

複数人で同じゴールを目指すプロジェクトでは、「強固な信頼関係を築く」こと、そして、それをゴールの達成まで「維持すること」が必要不可欠です。

ぜひ、一つ一つ「信頼」を積み重ねることで、強固な信頼関係を築き、短いコミュニケーションを多く取り、本音もぶつけ合うことで、信頼関係を維持して、

プロジェクトゴールを達成することで、あなたの人生がより良いものになることを、心から願っています!

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4-18.ゴールの達成に集中する極意(16)エントロピー増大の法則を理解する

6.プロジェクトを完遂したい