「6-13.プロジェクトを成功に導く秘訣(12)やってみせてから、やらせる」の記事にて、
・プロジェクトは、人を成長させる最高の場なので、成長させたい人を、意図的に選んで欲しいこと、人を育てるには、「やってみせてから、やらせる」のが鉄則であること
をお伝えしました。
今回の記事も含めて、具体的に「プロジェクトを成功に導く秘訣」について、詳しく解説しますので、あなたが日常生活で、仕事をするうえで、「使える!」と思ったものは、どんどん実践してみてください!
「プロジェクトを成功に導く秘訣」の13個目は、
・猛烈な反省から始める
です。
目次
「猛烈な反省から始める」とは?
「猛烈な反省から始める」とは、
「何かを変える」取り組みをする際に、
- まずは、過去を振り返り、反省すること
- 過去の反省を、未来に活かすこと
です。そして、「猛烈な反省から始める」ことは、
- 「犯人捜し」でも、「ダメ出し」でもない
です。
まずは、過去を振り返り、反省すること
プロジェクトでは、「何かを変える」取り組みをすることがほとんどです。
「働き方改革プロジェクト」でも、「システム刷新プロジェクト」でも、「業務改善プロジェクト」でも、「何かを変える」ことが大前提になります。
「何かを変える」には、「まずは、過去を振り返り、反省すること」が非常に大切です。
「何かを変える」取り組みをする際には、
- 「今、現在できていないことは何か?」という現状調査を行う
- 「今、現在できていない原因は何か?」という原因分析を行う
- 「なぜ、できなかったのか?」という過去の反省を行う
と良いです。
通常、「現状調査」と「原因分析」はほとんど行われますが、「なぜ、できなかったのか?」という「過去の反省」まで踏み込むことは少ないです。
例えば、「働き方改革プロジェクト」において、現状調査を行うことで、
「営業部門の平均残業時間が、他部門の2倍である」
という結果が分かり、更に、原因分析を行うことで、
「手作業の業務が多く、システム化できていないから」
という原因も分かったとします。
通常、ここまでやった後、「では、手作業の業務を、可能な限りシステム化しましょう!」という課題解決策を立てることになり、議論が「どの手作業をシステム化するか?」に移っていきますが、
その前に、過去を振り返り「なぜ、できなかったのか?」という反省を行う必要があります。
- 当時は、システム化するお金が無かった、、、(時間が無かった、、、)
- 煩雑な作業であり、システム化するより手作業で行う方が効率が良いと判断した
- 単純に、システム化対象とするのを忘れていた、、、(抜け漏れであった、、、)
など、様々な理由があるかと思いますが、その理由まで明らかにして、「過去の反省」を行うことが大切です。
過去の反省を、未来に活かすこと
過去を振り返り「なぜ、できなかったのか?」という反省を行うことで、「過去の反省を、未来に活かすこと」ができるようになります。
先程の例で言うと、
- 当時、システム化するお金(時間)が無かったのであれば、今回は、お金(時間)の調達・確保に注力する必要がある
- 煩雑な作業であり、システム化するより手作業の方が良いのであれば、今回も、その煩雑な作業は、無理にシステム化しない方が良いかもしれない、、、
- 単純な抜け漏れであったのであれば、今回は、チェックリストを作成し、複数人で多重チェックを行うことで、抜け漏れを徹底的に無くすことが有効となる
ということが分かります。
しっかりと「過去の反省」を行うことでこそ、その「過去の反省」を「未来に活かすこと」ができるようになります。
「過去の反省」を行わないと、「同じ過ちを繰り返す」ということになりかねません、、、。
「犯人捜し」でも、「ダメ出し」でもない
ここで、1点注意して欲しいことがあります。
それは、過去を振り返り「なぜ、できなかったのか?」という反省を行うことは、
「犯人捜し」でも、「ダメ出し」でもない
ということです。
「過去にできなかったこと」をほじくり返して、犯人を特定し、
「なんで、お金(時間)を掛けてでもやらんかってん!」「こんな煩雑な作業を残したらアカンで!」「もっとちゃんと抜け漏れチェックせな!」
という「ダメ出し」をしたい訳でも、不満をぶつけたい訳でもありません。
すべては、「これからの未来に活かす」ためであり、「同じ過ちを繰り返さない」ためであり、「じゃ、これからはどうすべきか?」を真剣に考えるため、となります。
過去(当時)には、過去(当時)の理由(できなかった理由)があります。
「今だから分かること」「やってみたから分かること」「後から振り返るからこそ分かること」もたくさんあります。
過去(当時)は過去(当時)で、最善を尽くしてやったことがほとんどなので、後から振り返って「犯人捜し」や「ダメ出し」をしてはいけません。
なぜ、「猛烈な反省から始める」ことが大切なのか?
なぜ、「猛烈な反省から始める」ことが大切なのか?というと、
- 反省すべき点は、必ずあるから
- 過去の反省をしないと、賛同や納得を得られない
- 未来への大きな推進力になるから
です。
反省すべき点は、必ずあるから
「何かを変える」取り組みをする際に、
「いやいや、過去の反省なんてする必要ないよ」
と思われるかもしれませんが、
「何かを変える必要がある」ということは、「反省すべき点がある」ということ
です。
今、現状がベストなのであれば、何も変える必要はありません。
今、現状がベストではないから、「何かを変える」取り組みをしているので、何かしらの「反省すべき点」は、必ずあります。
「反省すべき点」は、必ずあるので、素直にそれを認めて反省し、次に活かすことが大切です。
過去の反省をしないと、賛同や納得を得られない
「何かを変える」取り組みをする際に、「過去の反省」をしっかりやらないと、「何かを変える」取り組みに対する賛同や納得を得られません。
「今年から新しい取り組みをします!」「●●をやめて、■■をしましょう!」「我々は、生まれ変わります!」
などと、「過去の反省」をしないで、いきなり変化を求められても、
- えっ?何で変えなアカンの?そんなに急いで変えなアカンの?今すぐなん??
- 変えなアカンのは分かるけど、過去の何が悪かったん?過去は過去で一生懸命やってきたつもりやねんけど、、、
- 全部変えなアカンの?残すべきことは一つもないの?良かったことは変えんでええんじゃないのかな、、、
などと、疑問やモヤモヤがたくさん発生します。
「何かを変える」取り組みをする際は、必ず、
- 「過去の反省」をしっかり行い、過去の何が悪くて、何を何に変える必要があるのか?いつ変える必要があるのか?
- 「なぜ、できなかったのか?」その理由を明らかにして、どう対策するのか?
- 変えなくて良いものは何なのか?継続すべきことは何なのか?
を明らかにすることで、賛同や納得を得ることが大切です。
未来への大きな推進力になるから
「何かを変える」取り組みをする際に、「過去の反省」は、「未来への大きな推進力」になります。
「過去の反省」をしておかないと、困難な課題、予期せぬ事態、急な計画変更などに直面した際に、
「あぁ、しんどい、、、」「これ、乗り越えるのムリやわ、、、」「ん!?別に今のままでもいいのでは??」
という考えが発生し、「何かを変える」取り組みに対する勢いが無くなってしまいます、、、。
しかし、猛烈に「過去の反省」をしておくと、困難な課題、予期せぬ事態、急な計画変更などに直面しても、
「あぁ、しんどい、、、」「どう乗り越えたらええねん、、、」「けど、今変わらないと、もっと酷いことになる!」「このままでは、会社が潰れることもあり得る!」「やるしかない!」
という考えになり、「過去には戻れないこと」「過去を変えないともっと酷い状態になること」「過去を絶対に変えたいこと」が、「何かを変える」取り組みを力強く推進する原動力になります。
どのように、「猛烈な反省から始める」と良いのか?
どのように、「猛烈な反省から始める」と良いのか?というと、
- 「振り返りまでが、プロジェクト」と心得る
- 非難はしないが、容赦もしない
- 「同じプロジェクトをするならどうする?」と問いかける
と良いです。
「振り返りまでが、プロジェクト」と心得る
プロジェクトは、本当に長く険しい道のりなので、プロジェクトゴールを達成するのに、人も、モノも、金も、時間も、エネルギー(気力や体力)も、ありとあらゆる資源を、使い果たしてしまいます、、、。
プロジェクトが終わった頃には、「もう、当分、プロジェクトのことは考えたくない、、、」という気持ちになります。
私は、「物理的にも、どこか遠くまで行ってしまいたい、、、」というぐらいヘトヘトになります(泣)
しかし、「振り返りまでが、プロジェクト」です。(「帰るまでが、遠足です」みたいで、すいません、、、)
プロジェクトが終わった瞬間から、(各自の無意識レベルでの希望もあり?)プロジェクトのことは、どんどん記憶から消し去られてしまいます、、、。
「振り返りまでが、プロジェクト」と心得ることで、プロジェクトが終わった直後に、意図的に関係者で振り返りを行うスケジュールを事前に確保しておき、必ず、振り返りを行うことが大切です。
非難はしないが、容赦もしない
意図的に関係者で振り返りを行うスケジュールを事前に確保し、関係者で振り返りを行う際は、「非難はしないが、容赦もしない」ことが大切です。
振り返りを行う目的は、「過去の反省を、未来に活かすこと」がすべてです。
「やっている瞬間は気づけないこと」「やってみたから分かること」は、たくさんあるので、絶対に誰かを、何かを非難してはいけません。
(非難した瞬間に、関係者が次々に、口を閉ざしていきます、、、)
しかし、「苦労話で盛り上がること」「関係者を労う(ねぎらう)こと」が主目的ではないので、(それは、別途、慰労会を開催すれば良いので、、、)
振り返りを行う際は、「良かった点」はもちろん、「改善すべき点」も、容赦なく洗い出すことが大切です。
- やっている瞬間は気づけなかったけど、●●した方が良かった
- 後から全体を振り返ってみると、もっと、●●すべきだった
- 良かれと思って●●したけど、あんまり効果がなかった
などを、思い付く限り洗い出し、関係者間で共有し、それを次に活かすことが重要です。
「同じプロジェクトをするならどうする?」と問いかける
そして、振り返りの際に、関係者に一番問いかけて欲しいことは、
・もう一度、同じプロジェクトをするならどうする?
ということです。
終わった後に、もう一度、ゼロから同じプロジェクトをやるならどうするかを考えることは、とても効果的で、考えるのも楽しく、
- もう一回やるなら、そもそもゴールに●●を付け加えるわ!マジで重要と分かったし、、、
- もう一度できるなら、真っ先に●●の課題を解決するわ!あれにホンマ苦労した、、、
- ゼロからできるなら、●●さんを立ち上げメンバーにするわ!一番詳しいと知れたし、、、
など、より高い視点で、より大きな気づきや学びを得ることができるようになります。
まとめ
- 「何かを変える」取り組みをする際は、過去を振り返り「過去の反省」から始めること
- 「過去の反省」をすることで、関係者の賛同や納得を得られること
- 「もう一度、ゼロから同じことをするならどうする?」と問いかけること
「過去の反省」は、一歩間違えれば、「犯人捜し」や「ダメ出し」につながり、関係者の関係を悪化させてしまうので注意が必要ですが、
「過去の反省」は、大きな気づきや学びを得られ、未来への大きな推進力になりますので、正しく「過去の反省」を行うことで、あなたの人生がより良いものになることを、心から願っています!
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プロジェクトでは、「何かを変える」取り組みをすることがほとんどです。「何をか変える」には、「猛烈な反省から始める」ことが大切です!過去を振り返り、反省するからこそ、未来に向けて、力強く行動することができます!