6-14.プロジェクトを成功に導く秘訣(13)猛烈な反省から始める

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『6-13.プロジェクトを成功に導く秘訣(12)やってみせてから、やらせる』の記事では、

  • プロジェクトは、複数人で納得感の高い意思決定を行う方法などが学べる、人を成長させる最高の場なので、成長させたい人を、意図的に選んで欲しいこと
  • 人を育てるには、「やってみせて(裏側を解説して)から、やらせる」のが鉄則であり、短くても良いので「やらせてみた」直後に、フィードバックを行って欲しいこと

をお伝えしました。

今回の記事も含めて、具体的に『プロジェクトを成功に導く秘訣』について、詳しく解説しますので、あなたが日常生活で、仕事をするうえで、「使える!」と思ったものは、どんどん実践してみてください!

『プロジェクトを成功に導く秘訣』の13個目は、

・猛烈な反省から始める

です。

ヤミシタ

プロジェクトでは、「何かを変える」取り組みをすることがほとんどですが、「何をか変える」には、「猛烈な反省から始める」ことが大切です! 過去を振り返り、猛烈に反省し、「このままではいけない!」と実感してこそ、未来に向けて、力強く行動することができます!

「猛烈な反省から始める」とは?

「猛烈な反省から始める」とは、「何かを変える」取り組みをする際に、

  • まずは、過去を振り返り、反省すること
  • 過去の反省を、未来に活かすこと

であり、「猛烈な反省から始める」ことは、

  • 「犯人捜し」でも、「ダメ出し」でもない

です。

まずは、過去を振り返り、反省すること

プロジェクトでは、「何かを変える」取り組みをすることがほとんどです。

「働き方改革プロジェクト」でも、「システム刷新プロジェクト」でも、「業務改善プロジェクト」でも、「何かを変える」ことが大前提になります。

「何かを変える」には、「まずは、過去を振り返り、反省すること」が非常に大切です。

「何かを変える」取り組みをする際には、

  1. 「今、現在できていないことは何か?」という「現状調査」を行う
  2. 「今、現在できていない原因は何か?」という「原因分析」を行う
  3. 「なぜ、できなかったのか?」という「過去の反省」を行う

と良いです。

通常、「現状調査」と「原因分析」はほとんど行われますが、「なぜ、できなかったのか?」という「過去の反省」まで踏み込むことは少ないです。

例えば、「働き方改革プロジェクト」において、「現状調査」を行うことで、

・営業部門の平均残業時間が、他部門の2倍である

という結果が分かり、更に、「原因分析」を行うことで、

・手作業の業務が多く、システム化できていないから

という原因も分かったとします。

通常、ここまでやった後、

プロジェクト
関係者

「現状調査」と「原因分析」からやるべきことが分かったので、手作業の業務を、可能な限りシステム化しましょう!

というように、課題解決策を立てることになり、議論が「どの手作業をシステム化するか?」に移っていきますが、

その前に、過去を振り返り「なぜ、できなかったのか?」という反省を行う必要があります。

  • 当時は、システム化するお金が無かった、、、(時間が無かった、、、)
  • 煩雑な作業であり、システム化するより手作業で行う方が効率が良いと判断した
  • 単純に、システム化対象とするのを忘れていた、、、(抜け漏れであった、、、)

など、様々な理由があるかと思いますが、その理由まで明らかにして、「過去の反省」を行うことが大切です。

ヤミシタ

「何かを変える」取り組みをする際に、「現状調査」と「原因分析」まで行って、「過去の反省」を行わないのは、あまりにも勿体ないので、ぜひ、「現状調査」「原因分析」「過去の反省」の3点セットで行うようにしてください!

過去の反省を、未来に活かすこと

過去を振り返り「なぜ、できなかったのか?」という反省を行うことで、「過去の反省を、未来に活かすこと」ができるようになります。

先程の例で言うと、

  • 当時、システム化するお金(時間)が無かったのであれば、今回は、お金(時間)の調達・確保に注力する必要がある
  • 煩雑な作業であり、システム化するより手作業の方が良いのであれば、今回も、その煩雑な作業は、無理にシステム化しない方が良いかもしれない、、、
  • 単純な抜け漏れであったのであれば、今回は、チェックリストを作成し、複数人で多重チェックを行うことで、抜け漏れを徹底的に無くすことが有効となる

ということが分かります。

しっかりと「過去の反省」を行うことでこそ、その「過去の反省」を「未来に活かすこと」ができるようになります。

ヤミシタ

「過去の反省」をしなければ、「同じ過ちを繰り返す」ということになりかねません! 「過去と同じ過ちを、人と時代が変わって、再度繰り返してしまう」のは、誰にとってもプラスにならないので、何としてでも避けるべきです!

「犯人捜し」でも、「ダメ出し」でもない

ここで、1点注意して欲しいことがあります。

それは、過去を振り返り「なぜ、できなかったのか?」という反省を行うことは、

・「犯人捜し」でも、「ダメ出し」でもない

ということです。

「過去にできなかったこと」をほじくり返して、犯人を特定し、

プロジェクト
関係者

「なんで、お金(時間)を掛けてでもやらんかってん!」「こんな煩雑な作業を残したらアカンで!」「もっとちゃんと抜け漏れチェックせな!!」

という「ダメ出し」をしたい訳でも、不満をぶつけたい訳でもありません。

すべては、「これからの未来に活かす」ためであり、「同じ過ちを繰り返さない」ためであり、「じゃ、これからはどうすべきか?」を真剣に考えるため、となります。

過去(当時)には、過去(当時)の理由(できなかった理由)があり、

  • 今だから分かること
  • やってみたから分かること
  • 後から振り返るからこそ分かること

もたくさんあります。

ヤミシタ

過去(当時)は過去(当時)で、最善を尽くしてやったことがほとんどなので、過去をほじくり返して「犯人捜し」や「ダメ出し」をしても意味がありません! すべては「過去を知り、未来に活かす」ためなので、目的を間違えてはいけません。 

なぜ、「猛烈な反省から始める」ことが大切なのか?

なぜ、「猛烈な反省から始める」ことが大切なのか?というと、

  • 反省すべき点は、必ずあるから
  • 過去の反省をしないと、賛同や納得を得られない
  • 未来への大きな推進力になるから

です。

反省すべき点は、必ずあるから

「何かを変える」取り組みをする際に、

あなた

わざわざ、過去の反省なんてする必要ないよ、、、

と思われたかもしれませんが、

「何かを変える必要がある」ということは、「反省すべき点がある」ということ

です。

今、現状がベストなのであれば、何も変える必要はありません。

ヤミシタ

今、現状がベストではないから、「何かを変える」取り組みをしているので、何かしらの「反省すべき点」は、必ずあります。必ず存在する「反省すべき点」は、素直にそれを認めて反省し、次に活かすことが大切です。

過去の反省をしないと、賛同や納得を得られない

「何かを変える」取り組みをする際に、「過去の反省」をしっかりやらないと、「何かを変える」取り組みに対する賛同や納得を得られません。

プロジェクト
関係者

「今年から新しい取り組みをします!」「●●をやめて、■■をしましょう!」「我々は、生まれ変わります!」

などと、「過去の反省」をしないで、いきなり変化を求められても、

プロジェクト
関係者

えっ?何で変えなアカンの?そんなに急いで変えなアカンの?今すぐなん??

とか

プロジェクト
関係者

変えなアカンのは分かるけど、過去の何が悪かったんやろ? 過去は過去で一生懸命やってきたつもりやねんけど、、、

とか、

プロジェクト
関係者

全部変えなアカンのかな? 残すべきことは一つもないんかな? 良かったことはムリに変えんでもいいと思うけど、、、

などと、疑問やモヤモヤがたくさん発生します。

「何かを変える」取り組みをする際は、必ず、

  • 「過去の反省」をしっかり行い、過去の何が悪くて、何を何に変える必要があるのか?
  • いつまでに変える必要があるのか? 今、この瞬間、変える必要があるのか?
  • 「なぜ、できなかったのか?」その理由を明らかにして、どう対策するのか?
  • 変えなくて良いものは何なのか? 継続すべきことは何なのか?

を明らかにすることで、賛同や納得を得ることが大切です。

ヤミシタ

「過去の反省」を聞くこともなく、いきなり「次はこうします!」と言われることはしばしばありますが、絶対に「なんで?過去(今)の何がダメなん?」という疑問が浮かびますので、まずは、「過去の反省」をきちんと伝えることが重要です!

未来への大きな推進力になるから

「何かを変える」取り組みをする際に、「過去の反省」は、「未来への大きな推進力」になります。

「過去の反省」をしておかないと、困難な課題、予期せぬ事態、急な計画変更などに直面した際に、

プロジェクト
関係者

「あぁ、しんどい、、、」「これ、乗り越えるのムリやわ、、、」「ん!?別に今のままでもいいのでは??」

という考えが発生し、「何かを変える」取り組みに対する勢いが無くなってしまいます、、、

しかし、猛烈に「過去の反省」をしておくと、困難な課題、予期せぬ事態、急な計画変更などに直面しても、

プロジェクト
関係者

「あぁ、しんどい、、、」「どう乗り越えたらええねん、、、」「けど、今変わらないと、もっとヒドイことになる!」「このままでは、会社が潰れることもあり得る!」「だから、やるしかない!!」

という考えになり、「過去には戻れないこと」「過去を変えないともっとヒドイ状態になること」「過去を絶対に変えたいこと」が、「何かを変える」取り組みを力強く推進する原動力になります。

ヤミシタ

過去に対する猛烈な反省があるのと、ないのでは、「何かを変える」取り組みをする際の、推進力が全く異なります! 過去に対する反省の念が強いほど、「もう後戻りできない!したくない!」想いが強いほど、大きな推進力が生まれます!

どのように、「猛烈な反省から始める」と良いのか?

どのように、「猛烈な反省から始める」と良いのか?というと、

  • 「振り返りまでが、プロジェクト」と心得る
  • 非難はしないが、容赦もしない
  • 「同じプロジェクトをするならどうする?」と問いかける

と良いです。

「振り返りまでが、プロジェクト」と心得る

プロジェクトは、本当に長く険しい道のりなので、プロジェクトゴールを達成するのに、人も、モノも、お金も、時間も、エネルギー(気力や体力)も、ありとあらゆる資源を、使い果たしてしまいます、、、。

プロジェクトが終わった頃には、

プロジェクト
関係者

もう、当分、このプロジェクトのことは考えたくないわ、、、

という気持ちになります。

しかし、「振り返りまでが、プロジェクト」です。(「帰るまでが、遠足です」みたいで、すいません、、、)

プロジェクトが終わった瞬間から、(各自の無意識レベルでの希望もあり?)プロジェクトのことは、どんどん記憶から消し去られてしまいますので、

「振り返りまでが、プロジェクト」と心得ることで、プロジェクトが終わった直後に、意図的に関係者で振り返りを行うスケジュールを事前に確保しておき、必ず、振り返りを行うことが大切です。

ヤミシタ

私も、長く険しいプロジェクトをやり遂げたあとは「どこか遠くまで行ってしまいたい!」と本気で思います(笑)しかし、どこか遠くまで行く(ゆっくり休む)のは、振り返りをしてからでも良いので、振り返りまでやりきることが重要です!

非難はしないが、容赦もしない

意図的に関係者で振り返りを行うスケジュールを事前に確保し、関係者で振り返りを行う際は、「非難はしないが、容赦もしない」ことが大切です。

振り返りを行う目的は、「過去の反省を、未来に活かすこと」がすべてです。

「やっている瞬間は気づけないこと」「やってみたから分かること」は、たくさんあるので、絶対に誰かを、何かを非難してはいけません。

(非難した瞬間に、関係者が次々に、口を閉ざしていきます、、、)

しかし、「苦労話で盛り上がること」「関係者を労う(ねぎらう)こと」が主目的ではないので、(それは、別途、慰労会を開催すれば良いので、、、)

振り返りを行う際は、「良かった点」はもちろん、「改善すべき点」も、容赦なく洗い出すことが大切です。

  • やっている瞬間は気づけなかったけど、●●した方が良かった
  • 後から全体を振り返ってみると、もっと、●●すべきだった
  • 良かれと思って●●したけど、あんまり効果がなかった

などを、思い付く限り洗い出し、関係者間で共有し、それを次に活かすことが重要です。

ヤミシタ

振り返りを行う際は、「過去の反省を、未来に活かすこと」という目的と、「非難はしない」というルールを明らかにすることが大切で、目的とルールを明確にして、心理的安全を確保したうえで、容赦なく改善点を洗い出すと良いです!

「同じプロジェクトをするならどうする?」と問いかける

そして、振り返りの際に、関係者に一番問いかけて欲しいことは、

・もう一度、同じプロジェクトをするならどうする?

ということです。

終わった後に、もう一度、ゼロから同じプロジェクトをやるならどうするかを考えることは、とても効果的で、考えるのも楽しく、

  • もう一回やるなら、そもそもゴールに●●を付け加えるわ!マジで重要と分かったし、、、
  • もう一度できるなら、真っ先に▲▲の課題を解決するわ!あれにホンマ苦労した、、、
  • ゼロからできるなら、■■さんを立ち上げメンバーにするわ!一番詳しいと知れたし、、、

など、より高い視点で、より大きな気づきや学びを得ることができるようになります。

ヤミシタ

実際に、振り返りの際にやってみると実感できますが、「もう一度、同じプロジェクトをするならどうする?」という問いかけの威力は抜群です! 自然と「プロジェクトを通して一番重要なことは何だったか?」を考えることができます!

まとめ

  • 「何かを変える」取り組みをする際は、過去を振り返り「過去の反省」から始めること
  • 「過去の反省」をすることで、関係者の賛同や納得を得られること
  • 「もう一度、ゼロから同じことをするならどうする?」と問いかけること

「過去の反省」は、一歩間違えれば、「犯人捜し」や「ダメ出し」につながり、関係者の関係を悪化させてしまうので注意が必要ですが、

「過去の反省」は、大きな気づきや学びを得られ、未来への大きな推進力になりますので、正しく「過去の反省」を行うことで、あなたの人生がより良いものになることを、心から願っています!

6.プロジェクトを完遂したい