6-14.プロジェクトを成功に導く秘訣(13)猛烈な反省から始める

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「6-13.プロジェクトを成功に導く秘訣(12)やってみせてから、やらせる」の記事にて、

プロジェクトは、人を成長させる最高の場なので、成長させたい人を、意図的に選んで欲しいこと、人を育てるには、「やってみせてから、やらせる」のが鉄則であること

をお伝えしました。

今回の記事も含めて、具体的に「プロジェクトを成功に導く秘訣」について、詳しく解説しますので、あなたが日常生活で、仕事をするうえで、「使える!」と思ったものは、どんどん実践してみてください!

「プロジェクトを成功に導く秘訣」の13個目は、

・猛烈な反省から始める

です。

ヤミシタ

プロジェクトでは、「何かを変える」取り組みをすることがほとんどです。「何をか変える」には、「猛烈な反省から始める」ことが大切です!過去を振り返り、反省するからこそ、未来に向けて、力強く行動することができます!

「猛烈な反省から始める」とは?

「猛烈な反省から始める」とは、

「何かを変える」取り組みをする際に、

  • まずは、過去を振り返り、反省すること
  • 過去の反省を、未来に活かすこと

です。そして、「猛烈な反省から始める」ことは、

  • 「犯人捜し」でも、「ダメ出し」でもない

です。

まずは、過去を振り返り、反省すること

プロジェクトでは、「何かを変える」取り組みをすることがほとんどです。

「働き方改革プロジェクト」でも、「システム刷新プロジェクト」でも、「業務改善プロジェクト」でも、「何かを変える」ことが大前提になります。

「何かを変える」には、「まずは、過去を振り返り、反省すること」が非常に大切です。

「何かを変える」取り組みをする際には、

  1. 「今、現在できていないことは何か?」という現状調査を行う
  2. 「今、現在できていない原因は何か?」という原因分析を行う
  3. 「なぜ、できなかったのか?」という過去の反省を行う

と良いです。

通常、「現状調査」と「原因分析」はほとんど行われますが、「なぜ、できなかったのか?」という「過去の反省」まで踏み込むことは少ないです。

例えば、「働き方改革プロジェクト」において、現状調査を行うことで、

「営業部門の平均残業時間が、他部門の2倍である」

という結果が分かり、更に、原因分析を行うことで、

「手作業の業務が多く、システム化できていないから」

という原因も分かったとします。

通常、ここまでやった後、「では、手作業の業務を、可能な限りシステム化しましょう!」という課題解決策を立てることになり、議論が「どの手作業をシステム化するか?」に移っていきますが、

その前に、過去を振り返り「なぜ、できなかったのか?」という反省を行う必要があります。

  • 当時は、システム化するお金が無かった、、、(時間が無かった、、、)
  • 煩雑な作業であり、システム化するより手作業で行う方が効率が良いと判断した
  • 単純に、システム化対象とするのを忘れていた、、、(抜け漏れであった、、、)

など、様々な理由があるかと思いますが、その理由まで明らかにして、「過去の反省」を行うことが大切です。

過去の反省を、未来に活かすこと

過去を振り返り「なぜ、できなかったのか?」という反省を行うことで、「過去の反省を、未来に活かすこと」ができるようになります。

先程の例で言うと、

  • 当時、システム化するお金(時間)が無かったのであれば、今回は、お金(時間)の調達・確保に注力する必要がある
  • 煩雑な作業であり、システム化するより手作業の方が良いのであれば、今回も、その煩雑な作業は、無理にシステム化しない方が良いかもしれない、、、
  • 単純な抜け漏れであったのであれば、今回は、チェックリストを作成し、複数人で多重チェックを行うことで、抜け漏れを徹底的に無くすことが有効となる

ということが分かります。

しっかりと「過去の反省」を行うことでこそ、その「過去の反省」を「未来に活かすこと」ができるようになります。

「過去の反省」を行わないと、「同じ過ちを繰り返す」ということになりかねません、、、。

「犯人捜し」でも、「ダメ出し」でもない

ここで、1点注意して欲しいことがあります。

それは、過去を振り返り「なぜ、できなかったのか?」という反省を行うことは、

「犯人捜し」でも、「ダメ出し」でもない

ということです。

「過去にできなかったこと」をほじくり返して、犯人を特定し、

「なんで、お金(時間)を掛けてでもやらんかってん!」「こんな煩雑な作業を残したらアカンで!」「もっとちゃんと抜け漏れチェックせな!」

という「ダメ出し」をしたい訳でも、不満をぶつけたい訳でもありません。

すべては、「これからの未来に活かす」ためであり、「同じ過ちを繰り返さない」ためであり、「じゃ、これからはどうすべきか?」を真剣に考えるため、となります。

過去(当時)には、過去(当時)の理由(できなかった理由)があります。

「今だから分かること」「やってみたから分かること」「後から振り返るからこそ分かること」もたくさんあります。

過去(当時)は過去(当時)で、最善を尽くしてやったことがほとんどなので、後から振り返って「犯人捜し」や「ダメ出し」をしてはいけません。

なぜ、「猛烈な反省から始める」ことが大切なのか?

なぜ、「猛烈な反省から始める」ことが大切なのか?というと、

  • 反省すべき点は、必ずあるから
  • 過去の反省をしないと、賛同や納得を得られない
  • 未来への大きな推進力になるから

です。

反省すべき点は、必ずあるから

「何かを変える」取り組みをする際に、

「いやいや、過去の反省なんてする必要ないよ」

と思われるかもしれませんが、

「何かを変える必要がある」ということは、「反省すべき点がある」ということ

です。

今、現状がベストなのであれば、何も変える必要はありません。

今、現状がベストではないから、「何かを変える」取り組みをしているので、何かしらの「反省すべき点」は、必ずあります。

「反省すべき点」は、必ずあるので、素直にそれを認めて反省し、次に活かすことが大切です。

過去の反省をしないと、賛同や納得を得られない

「何かを変える」取り組みをする際に、「過去の反省」をしっかりやらないと、「何かを変える」取り組みに対する賛同や納得を得られません。

「今年から新しい取り組みをします!」「●●をやめて、■■をしましょう!」「我々は、生まれ変わります!」

などと、「過去の反省」をしないで、いきなり変化を求められても、

  • えっ?何で変えなアカンの?そんなに急いで変えなアカンの?今すぐなん??
  • 変えなアカンのは分かるけど、過去の何が悪かったん?過去は過去で一生懸命やってきたつもりやねんけど、、、
  • 全部変えなアカンの?残すべきことは一つもないの?良かったことは変えんでええんじゃないのかな、、、

などと、疑問やモヤモヤがたくさん発生します。

「何かを変える」取り組みをする際は、必ず、

  • 「過去の反省」をしっかり行い、過去の何が悪くて、何を何に変える必要があるのか?いつ変える必要があるのか?
  • 「なぜ、できなかったのか?」その理由を明らかにして、どう対策するのか?
  • 変えなくて良いものは何なのか?継続すべきことは何なのか?

を明らかにすることで、賛同や納得を得ることが大切です。

未来への大きな推進力になるから

「何かを変える」取り組みをする際に、「過去の反省」は、「未来への大きな推進力」になります。

「過去の反省」をしておかないと、困難な課題、予期せぬ事態、急な計画変更などに直面した際に、

「あぁ、しんどい、、、」「これ、乗り越えるのムリやわ、、、」「ん!?別に今のままでもいいのでは??」

という考えが発生し、「何かを変える」取り組みに対する勢いが無くなってしまいます、、、。

しかし、猛烈に「過去の反省」をしておくと、困難な課題、予期せぬ事態、急な計画変更などに直面しても、

「あぁ、しんどい、、、」「どう乗り越えたらええねん、、、」「けど、今変わらないと、もっと酷いことになる!」「このままでは、会社が潰れることもあり得る!」「やるしかない!」

という考えになり、「過去には戻れないこと」「過去を変えないともっと酷い状態になること」「過去を絶対に変えたいこと」が、「何かを変える」取り組みを力強く推進する原動力になります。

どのように、「猛烈な反省から始める」と良いのか?

どのように、「猛烈な反省から始める」と良いのか?というと、

  • 「振り返りまでが、プロジェクト」と心得る
  • 非難はしないが、容赦もしない
  • 「同じプロジェクトをするならどうする?」と問いかける

と良いです。

「振り返りまでが、プロジェクト」と心得る

プロジェクトは、本当に長く険しい道のりなので、プロジェクトゴールを達成するのに、人も、モノも、金も、時間も、エネルギー(気力や体力)も、ありとあらゆる資源を、使い果たしてしまいます、、、。

プロジェクトが終わった頃には、「もう、当分、プロジェクトのことは考えたくない、、、」という気持ちになります。

私は、「物理的にも、どこか遠くまで行ってしまいたい、、、」というぐらいヘトヘトになります(泣)

しかし、「振り返りまでが、プロジェクト」です。(「帰るまでが、遠足です」みたいで、すいません、、、)

プロジェクトが終わった瞬間から、(各自の無意識レベルでの希望もあり?)プロジェクトのことは、どんどん記憶から消し去られてしまいます、、、。

「振り返りまでが、プロジェクト」と心得ることで、プロジェクトが終わった直後に、意図的に関係者で振り返りを行うスケジュールを事前に確保しておき、必ず、振り返りを行うことが大切です。

非難はしないが、容赦もしない

意図的に関係者で振り返りを行うスケジュールを事前に確保し、関係者で振り返りを行う際は、「非難はしないが、容赦もしない」ことが大切です。

振り返りを行う目的は、「過去の反省を、未来に活かすこと」がすべてです。

「やっている瞬間は気づけないこと」「やってみたから分かること」は、たくさんあるので、絶対に誰かを、何かを非難してはいけません。

(非難した瞬間に、関係者が次々に、口を閉ざしていきます、、、)

しかし、「苦労話で盛り上がること」「関係者を労う(ねぎらう)こと」が主目的ではないので、(それは、別途、慰労会を開催すれば良いので、、、)

振り返りを行う際は、「良かった点」はもちろん、「改善すべき点」も、容赦なく洗い出すことが大切です。

  • やっている瞬間は気づけなかったけど、●●した方が良かった
  • 後から全体を振り返ってみると、もっと、●●すべきだった
  • 良かれと思って●●したけど、あんまり効果がなかった

などを、思い付く限り洗い出し、関係者間で共有し、それを次に活かすことが重要です。

「同じプロジェクトをするならどうする?」と問いかける

そして、振り返りの際に、関係者に一番問いかけて欲しいことは、

・もう一度、同じプロジェクトをするならどうする?

ということです。

終わった後に、もう一度、ゼロから同じプロジェクトをやるならどうするかを考えることは、とても効果的で、考えるのも楽しく、

  • もう一回やるなら、そもそもゴールに●●を付け加えるわ!マジで重要と分かったし、、、
  • もう一度できるなら、真っ先に●●の課題を解決するわ!あれにホンマ苦労した、、、
  • ゼロからできるなら、●●さんを立ち上げメンバーにするわ!一番詳しいと知れたし、、、

など、より高い視点で、より大きな気づきや学びを得ることができるようになります。

まとめ

  • 「何かを変える」取り組みをする際は、過去を振り返り「過去の反省」から始めること
  • 「過去の反省」をすることで、関係者の賛同や納得を得られること
  • 「もう一度、ゼロから同じことをするならどうする?」と問いかけること

「過去の反省」は、一歩間違えれば、「犯人捜し」や「ダメ出し」につながり、関係者の関係を悪化させてしまうので注意が必要ですが、

「過去の反省」は、大きな気づきや学びを得られ、未来への大きな推進力になりますので、正しく「過去の反省」を行うことで、あなたの人生がより良いものになることを、心から願っています!

6.プロジェクトを完遂したい