6-2.プロジェクトを成功に導く秘訣(1)魅力的な目的とゴールを設定する

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「6-1.なぜ、プロジェクトを成功させるのは難しいのか?」の記事にて、

・プロジェクトには、期限があり、不確実性がつきもので、全く同じものが一つとしてなく、利害関係者が多いので、ゴールを達成するのが難しいこと

をお伝えしました。

今回から複数の記事で、具体的に「プロジェクトを成功に導く秘訣」について、詳しく解説しますので、あなたが日常生活で、仕事をするうえで、「使える!」と思ったものは、どんどん実践してみてください!

「プロジェクトを成功に導く秘訣」の1つ目は、

・魅力的な目的とゴールを設定する

です。

ヤミシタ

プロジェクトを成功させるには、魅力的な目的とゴールが必要不可欠です。プロジェクトのゴールをいかに魅力的にするか?誰もが達成したいと思えるものにできるか?がプロジェクトの成功と失敗を分けると言っても過言ではありません。

なぜ、「魅力的な目的とゴールの設定」が必要なのか?

そもそも「目的とは?」「ゴールとは?」と思われるかもしれませんが、

  • 目的とは、何のためにプロジェクトを行うか?
  • ゴールとは、プロジェクトで達成したいことは何か?

です。

プロジェクトを実行していくうえで、目的とゴールは完全に明確であり、プロジェクトメンバー全員が常に意識しつづける必要があります。

その目的とゴールが、魅力的でなければ、プロジェクトの途中で大きな課題(解決すべき問題)にぶち当たったとき、予想外の問題が発生したとき、大幅な計画の見直しが必要になったときなどに、

プロジェクトメンバーを奮起させ、そして、プロジェクトメンバーが団結して、大きな困難を乗り越えていくことができなくなってしまいます。

目的とゴールが、魅力的でなければ、

  • 「あれ?何のためにこんな大変なことしてるんだっけ?」
  • 「うん?ここまでの苦労をしてまで、達成したいことって何だっけ?」

という疑問がプロジェクトメンバーに生じた際に、

「これ以上、大変な想い、苦労をしてまで達成したいことではない」

と思ってしまい、プロジェクトのゴールを達成することに対する意欲が急激に下がってしまいます。

そして、あるメンバーの意欲が低下すると、それは大変で辛い想いをしている他のメンバーにすぐに伝播し、瞬く間にプロジェクト全体に広がってしまいます。

「絶対にゴールを達成してやる!」という前向きな感情も、周りに伝播するものですが、

「これ以上頑張れない、、、」「もうムリ、、、」「手を抜こう、、、」という後ろ向きな感情の方が、周りに伝播するのが速いです。

プロジェクトの士気が下がると、プロジェクトの成功(ゴールの達成)からどんどん遠ざかってしまうので、プロジェクトを成功に導くためには、魅力的な目的とゴールを設定することが必要不可欠です。

どのように、「魅力的な目的とゴール」を設定すれば良いのか?

しかし、現実では、目的とゴールを魅力的にすることがあまり重要視されていません。

例えば、「業務改善プロジェクト」では、

「目的とゴールは、業務を現状より良くすること。これ以上でも、これ以下でもない。目的とゴールについて、あれこれ考える暇があったら、どうやったら業務を現状より良くできるか?を考えなさい」

と言われたりします。

目的とゴールが、魅力的ではないどころか、曖昧なものであった場合、プロジェクトメンバーのモチベーションが高くなる訳もありませんし、

ゴール自体が曖昧なので、やることも曖昧で、達成したかどうかも曖昧なまま終わることがほとんどです。

それでは、プロジェクトメンバーの時間やエネルギーがムダになってしまいます。

「業務改善プロジェクト」では、

  • 目的は、「営業職全員の事務作業時間を削減することで、業務を改善すること」
  • ゴールは、「半年以内に、営業職全員の事務作業時間を3%削減すること」「3%とは、1日7.5時間(450分)のうちの13.5分のこと。1週間で67.5分、1ヶ月で約4.5時間(270分)、1年で約54時間(7.2日)のこと。営業職100人では、1年で約5400時間(720日)分の削減のこと」

というように、まずは、目的とゴールを完全に明確にする必要があります。

目的において、「営業職」や「事務作業の削減」という前提条件を明確にすることで、「業務改善」すべき対象が明確になり、「どうすれば業務を現状より良くできるか?」ということも具体的に考え易くなります。

複数人で議論する際も、論点が明確になります。

次に、「2-1.自分の人生を生きるには、何よりもまず人生のゴールを明確にすること」の記事でも書いているのですが、

ゴールを、理想的なゴールである「SMART(スマート)なゴール」にすることです。

SMART(スマート)とは、

  • Specific(具体的):曖昧さがなく、内容が完全に明確で、誰が読んでも分かること
  • Measurable(測定可能):達成できたかどうか、確認できること
  • Attractive(魅力的):達成したときも、達成させようとするときも、ワクワクすること
  • Realistic(現実的):現実的に考えて、達成可能なこと
  • Time-bound(期限):いつまでに達成すれば良いのか? 期限が明確であること

の5つの単語の頭文字をとったもので、「SMART(スマート)なゴール」とは、5つの要素を満たしているゴールのことです。

「業務改善プロジェクト」のゴールの例として「半年以内に、営業職全員の事務作業時間を3%削減すること」と書きましたが、

「いつまでに(半年以内に)、誰の(営業職の)、何を(事務作業時間)、どうするのか(3%削減する)」ということを具体的にし、

「事務作業時間」は測定可能であり、「3%の削減」は現実的であり、

(「5-1.短時間で成果を残すには、高生産性を追求すること」の記事でも書いているのですが、改善では3%の削減、改革では30%の削減を目標にすることが一つの指標になっています)

「半年以内」という期限も明確にしています。

更に、「3%とは、1日7.5時間(450分)のうちの13.5分のこと。1週間で67.5分、1ヶ月で約4.5時間(270分)、1年で約54時間(7.2日)のこと。営業職100人では、1年で約5400時間(720日)分の削減のこと」という補足説明により、

  • 「3%の削減がどれほどのインパクトがあるのか?」
  • 「営業職100人で、1年間に約5400時間(720日)分の削減になる!」

ということを明確にすることで、

「3%でも削減できれば、営業全体で、中長期的な視点で見れば、経営に大きな貢献ができる、やりがいがあるプロジェクトである」

という魅力を伝えることができます。

ぜひ、あなたもプロジェクトマネージャーやプロジェクトリーダーなどのプロジェクトを推進する立場であれ、プロジェクトを支えて実行するプロジェクトメンバーの立場であれ、プロジェクトに参加した場合は、

  • プロジェクトの目的とゴールがそもそも完全に明確になっているか?
  • そして、目的とゴールが魅力的なものになっているか?

ということをチェックしてみてください!

もし、プロジェクトの目的とゴールが曖昧なものであったり、魅力的ではない場合、プロジェクトのゴールを達成できなかったり、達成するのに、非常に多くの時間やエネルギー、そして、お金や人も必要になりますので、

プロジェクトの目的とゴールを完全に明確にするように、魅力的なものになるように、提言してみてください!

立場によっては、勇気が必要かもしれませんが、プロジェクトを成功に導く秘訣ですので、勇気を振り絞って、優しく、角が立たないように

「プロジェクトの目的とゴールがちょっとふわふわしている気がするんですけど、皆さんいかがでしょうか?」と、

「プロジェクトのゴールをもっと、皆がプロジェクトに進んで参加したくなるような、ワクワク感が欲しい気もするのですが、皆さんいかがでしょうか?」と、

投げかけてみてください!

まとめ

  • プロジェクトの士気を高め、プロジェクトを成功に導くためには、魅力的な目的とゴールを設定することが必要不可欠である
  • まずは、目的とゴールを完全に明確にすること
  • ゴールを、理想的なゴールである「SMART(スマート)なゴール」にすること

あなたが参画しているプロジェクトにおいて、「魅力的な目的とゴールを設定すること」で、プロジェクトの士気が高まること、誰もがワクワクしながらプロジェクトに取り組めるようになること、そして、プロジェクトのゴールを達成できることを、心から願っています!

プロジェクトのゴールを達成できることは、本当に達成感のあることで、大きな自信にもつながります。

あなたが、プロジェクトを成功に導けるようになり、プロジェクトのゴールを達成できるようになることで、あなたの人生がより良いものになることを、心から願っています!

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2-1.自分の人生を生きるには、何よりもまず人生のゴールを明確にすること

6.プロジェクトを完遂したい