6-18.プロジェクトを成功に導く秘訣(17)スコープを曖昧にしない

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「6-17.プロジェクトを成功に導く秘訣(16)すべての情報をすぐ使えるようにする」の記事にて、

・プロジェクトに関するすべての情報を分かり易く整理し、最新状態に保ち、関係者間で共有することで、すぐ使えるようにして欲しいこと

をお伝えしました。

今回の記事も含めて、具体的に「プロジェクトを成功に導く秘訣」について、詳しく解説しますので、あなたが日常生活で、仕事をするうえで、「使える!」と思ったものは、どんどん実践してみてください!

「プロジェクトを成功に導く秘訣」の17個目は、

・スコープを曖昧にしない

です。

ヤミシタ

スコープとは、プロジェクトの範囲のことです。プロジェクトの範囲とは、今回のプロジェクトの「期間」と「コスト」の中で、「どこまでの要件を実現するのか?」「どの範囲まで作業を行うのか?」を決めることになります。

「スコープを曖昧にしない」とは?

「スコープを曖昧にしない」とは、

今回のプロジェクトの範囲内で、

  • 「やる」「やらない」をハッキリすること
  • 「できないことは、できない」と伝えること

です。そして、

  • 「やらない」「できない」は、無責任ではない

です。

「やる」「やらない」をハッキリすること

プロジェクトでは、定められた「期間」と「予算」があり、その中で、プロジェクトゴールを達成する必要があります。

「期間」と「予算」以外にも、プロジェクトに参加できる「人」にも制限がある場合もあります。

また、他にも

  • 現在の技術では、実現ができないこと(実現が非常に難しいこと)
  • 実現するには、「期間」も「コスト」も掛かり過ぎること
  • 実現出来たとしても、現場が混乱する恐れのあるもの(動作が不安定など)

など、様々な制約がある中で、プロジェクトゴールの達成方法を模索しなければなりません。

一つのプロジェクト内で、ありとあらゆる要件を実現するのは、不可能です。

「期間」や「予算」、「人」や「技術力」など、様々な制約がある中で、今回のプロジェクトでは、「どこまでの要件を実現するのか?」「どの範囲まで作業を行うのか?」を決める必要があります。

プロジェクト関係者で、「やる」「やらない」をハッキリして、合意することが大切ですが、

特に、曖昧になりがちな「やらない」ことをハッキリして、合意することが大切です。

「できないことは、できない」と伝えること

「やらない」ことをハッキリして、合意するためには、「できないことは、できない」と伝える必要があります。

基本的に、お客様(発注者側)からの要望に対して、「できない」ことを伝えるのは、仕事を請ける側(受注者側)となり、

通常は、お金を受け取る側(受注者側)の方が立場が弱いものなので、(対価をもらえなければ困るからですね、、、)

「できない」と伝えるのは、言いにくいものですが、「できないことは、できない」と伝え、プロジェクトの範囲から外すことが大切です。

  • なんで、できへんの?
  • ほんまに、できへんの?
  • どうしても、できへんの?

など、お客様側(発注者側)から、鋭い質問がくることになりますが、「できないことは、できない」ので、そこは曖昧にしてはいけません。

「やらない」「できない」は、無責任ではない

今回のプロジェクトの範囲において、「やらない」「できない」と言うことは、決して無責任なことではありません。

何かに対して「やらない」「できない」と言うことは、裏を返せば、「やる」「できる」と言ったことは、責任を持って必ずやりきることになります。

「やる、やらない」「できる、できない」を曖昧にして、「一体何をやるのか?」「どこまでやるのか?」が不明確な状態でプロジェクトを進める方が危険で、

「やる、やらない」「できる、できない」を明確にして、「やらない」「できない」ことはやむを得ないとしても、「やる」「できる」と言ったことは、「期限内」「コスト内」に責任を持って必ずやりきることが大切です。

なぜ、「スコープを曖昧にしない」ことが大切なのか?

なぜ、「スコープを曖昧にしない」ことが大切なのか?というと、

  • スコープを曖昧にすると、後から必ずモメるから
  • 曖昧な返事は、相手にとっても迷惑だから
  • 「やらない」「できない」が信頼につながるから

です。

スコープを曖昧にすると、後から必ずモメるから

プロジェクトの範囲内において、「やる、やらない」「できる、できない」を曖昧にすると、後から必ずモメることになります。

お客様側(発注者側)が期待していたものと、仕事を請けた側(受注者側)が提供したものに、差異があった場合は、後から必ずモメることになり、一番多いケースが、

お客様側(発注者側)としたら、「やってくれるって(できるって)言ってたやん!」となり、

仕事を請けた側(受注者側)としたら、「いや、やる(できる)とは言ってなくて、善処しますと伝えただけですが、、、」となる状態です。

仕事を請けた側(受注者側)が「これは、ムリやな、、、(できないな、、、)」と思いながらも、

その場をしのぐために、「善処します」「やれるだけやってみます」「一応、できるとこまでやります」など、「何をどこまでやるのか?(できるのか?)」を曖昧なままにすることが、

お客様側(発注者側)の期待値と、仕事を請けた側(受注者側)の提供物に差異が生じる原因となります。

仮に「善処します」「一度、検討します」などの言葉で、その場を切り抜けたとしても、後から、きちんと「できないものは、できない」と伝え、

「何をどこまでやるのか?(できるのか?)」を明確にして、お客様側(発注者側)と合意することが大切です。

曖昧な返事は、相手にとっても迷惑だから

これは、「4-3.ゴールの達成に集中する極意(2)爽やかに断る」の記事でも書いているのですが、

・曖昧な返事は、相手にとっても迷惑

となります。

曖昧な返事をして、相手に変な期待を持たせること、相手の決断の時間を遅らせることは、相手にとっても迷惑となります。

「やるならやる(できるならできる)」「やらないならやらない(できないならできない)」とハッキリ伝えた方が、

相手側も変な期待を持たずに済みますし、キッパリ諦めて、別の手段、別のアイデアを考えることができるようになります。

「やらない」「できない」が信頼につながるから

「やらない」「できない」と言うことは、言いづらいもので(特に、日本人は断るのが苦手なので、、、)

一時的に(その場では)険悪な雰囲気になる場合もありますが、中長期的な視点で見ると、

「やらない」「できない」とハッキリ伝え、しかし、「やる」「できる」と言ったことを必ずやりきる方が、信頼関係を構築できます。

ビジネスでは(ビジネスだけではないですが、)言ったことを必ずやる人が信頼されます。

「あの人は、言ったことは必ずやってくれる」と思われることが、信頼されるということです。

「やります!」「できます!」と気前よく仕事を請けておいて、結果的に「ごめんなさい!やれません(できません)でした、、、」ということは、信頼を失う行為となります。

どのように、「スコープを曖昧にしない」と良いのか?

どのように、「スコープを曖昧にしない」と良いのか?というと、

  • 「やらない」「できない」は当然のことと理解する
  • 「やらない」「できない」理由を明確にする
  • 「やらない」「できない」は永遠ではないと伝える

と良いです。

「やらない」「できない」は当然のことと理解する

上述した通り、プロジェクトには、「期間」や「予算」、「人」や「技術力」など、様々な制約があるので、すべての要件を実現するのは、不可能です。

もちろん、「少しでもお客様(発注者側)を満足させたい!」という気持ちは、すべての仕事を請ける側(受注者側)が持っているものですが、(たぶん、、、。少なくも私は、、、)

何かに対して、「やらない」「できない」と言わなければならないのは、当然のこととなります。

何かに対して、「やらない」「できない」と言わなければならないので、「やる」「できる」と言ったものは、責任をもって必ずやりきります。

すべての要件を実現するのは、不可能なので、

  • どの要件を実現することが、お客様にとって一番有益か?
  • どのように要件に優先順位をつければ、関係者が一番納得できるか?
  • 要件を少しでも多く実現するには、どのように取捨選択すれば良いか?

ということを、真剣に考えて、検討に検討を重ねて、要件を絞り込みます。

「やらない」「できない」ことが発生するのは、当然のことと理解したうえで、要件に優先順位をつけて、お客様に最大の価値を提供できるようにすることが大切です。

「やらない」「できない」理由を明確にする

「やらない」「できない」ことを伝える際は、必ず、「やらない」「できない」理由を明確にして、お客様にも納得してもらう必要があります。

  • なぜ、「やらない」のか? なぜ、「できない」のか?
  • 「期間」「コスト」「人」「技術力」など、どこに問題があるのか?
  • 「やらない」「できない」場合、どのような影響があり、どう対処するのか?
  • どのような条件であれば、「やる」「できる」可能性があるのか?

など、お客様に納得して頂けるまで、「やらない」「できない」理由を丁寧に説明することが大切です。

「やらない」「できない」理由を納得して頂けないということは、「やる」方が良い、「できる」かもしれないということなので、

再度、本当に「やらない」方が良いのか?どうしても「できない」のか?を再検討する必要があります。

「やらない」「できない」理由を納得して頂くこと、「やる、やらない(できる、できない)」をハッキリさせることは、時間もエネルギー(気力と体力)も必要ですが、

根気強くお互いが納得できるまで議論することが大切です。

(これをしておかないと、後から必ずモメることになりますので、、、)

「やらない」「できない」は永遠ではないと伝える

「やらない」「できない」理由を明確にした後、「やらない」「できない」ことは、この先もずっと「やらない」「できない」ことではないと、お客様に伝えることが大切です。

「やらない」「できない」理由が解消されれば、その瞬間から「やる」「できる」に変わります。

今回のプロジェクトの範囲内では、「期間」や「コスト」、「人」や「技術力」などの制約があってやらない、できないものも、

「やらない」「できない」理由が、次回のプロジェクトまでに解消されていれば、「やる」「できる」ことになります。

今回のプロジェクトの範囲内では、「やらない」「できない」ことも、その理由をお客様と一緒に解消していくことで、中長期的に、お客様の要望に応えていくことが大切です。

まとめ

  • 今回のプロジェクトの範囲内で、「やる、やらない」「できる、できない」をハッキリさせて、関係者間で合意すること
  • 曖昧な返事は、相手にとっても迷惑であること
  • 「やらない」「できない」理由を明確にして、その理由を協力して解消していくこと

プロジェクトを進めていくなかで、「やる、やらない」「できる、できない」の議論は必ず起こり、曖昧なままにしておくと、必ず後からモメることになります。

「やる、やらない」「できる、できない」をハッキリさせて、関係者間で合意することで、期待通りのものを必ず提供し、中長期的な信頼関係を築いていけるようなることで、あなたの人生がより良いものになることを、心から願っています!

「時間, エネルギー, お金の集中投下」のアイキャッチ画像

4-3.ゴールの達成に集中する極意(2)爽やかにハッキリと断る

6.プロジェクトを完遂したい