6-9.プロジェクトを成功に導く秘訣(8)批判を大歓迎する

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『6-8.プロジェクトを成功に導く秘訣(7)強固な信頼関係を築く』の記事では、

  • 役割分担を明確にして、各自が与えられた責任を果たし、自分で言った約束を守ることで、「強固な信頼関係」を築いて欲しいこと
  • 本音をぶつけ合い、短いコミュニケーションを多くとり、アラートをあげやすくすることで、「強固な信頼関係」を維持して欲しいこと

をお伝えしました。

今回の記事も含めて、具体的に『プロジェクトを成功に導く秘訣』について、詳しく解説しますので、あなたが日常生活で、仕事をするうえで、「使える!」と思ったものは、どんどん実践してみてください!

『プロジェクトを成功に導く秘訣』の8つ目は、

・批判を大歓迎する

です。

ヤミシタ

批判とは、『人の言動・仕事などの誤りや欠点を指摘し、正すべきであるとして論じること(デジタル大辞泉より)』であり、否定的に使われることが多いですが、その内容は示唆に富み、貴重な意見であることが非常に多いので、批判を拒絶するのではなく、大歓迎することが大切です!

「批判を大歓迎する」とは?

「批判を大歓迎する」とは、

  • 批判を喜んで受け入れること
  • 批判に対して誠実に応えること
  • 批判をしてくれた人に感謝すること

です。

批判を喜んで受け入れること

プロジェクトの計画段階においても、実行段階においても、プロジェクト計画や課題解決策に対して、社内外も含めて、プロジェクトの関係者から行われる批判は、大歓迎すべきもので、

まずは、「批判を喜んで受け入れること」が大切です。

あなた

「批判を喜んで受け入れる」って、マジ!? そんなことできるの?? 

と思われたかもしれませんが、

批判は、してくれること自体がありがたいので、批判を喜んで受け入れて、

批判に対して、しっかり耳を傾けて、批判の内容をきちんと理解する

ことが重要です。

批判をしてくださる方が、

  • どの点に対する、誤りや欠点を指摘しているのか?(全体?部分的?)
  • 誤りや欠点を、どのように正すべきと論じているのか?(抜本的?限定的?)

ということを、しっかり聞き、まずは、批判の内容をきちんと理解する必要があります。

ヤミシタ

プロジェクト計画や課題解決策に対して行われる批判は、大歓迎すべきもので、貴重な意見であり、批判をしてくれること自体がありがたいので、まずは、良い悪いなどは別にして、その内容を正しく理解することが大切です!

批判に対して誠実に応えること

批判に対して、しっかり耳を傾けて、批判の内容をきちんと理解できたら、次は、「批判に対して誠実に応えること」が大切です。

批判に対して誠実に応えるとは、

・批判された内容を、プロジェクト計画や課題解決策に反映させるか議論し、反映させる場合も、させない場合も、その理由を明らかにする

ということです。

批判された内容を、きちんと理解するだけ(聞くだけ)で、プロジェクト計画や課題解決策に対して、「その内容を反映させるか?」何も議論しなければ、

そして、反映させる場合も、させない場合も、その理由を明らかにしなければ、とても不誠実になります。

不誠実な対応をすれば(不誠実な対応を続ければ)、

関係者

せっかく、プロジェクトに対して意見(批判)しているのに、全然、聞いてくれへんな、、、。 もう、このプロジェクトがどうなっても知らんわ!

という気持ちになり、

そのプロジェクトに対して、誰も関心を抱かなくなってしまい、プロジェクトは、関係者から見放されてしまいます、、、。

関係者から見放されてしまえば、プロジェクトメンバーの士気も下がりますし、プロジェクト計画や課題解決策に対する、良い議論もできなくなってしまい、プロジェクトゴールを達成することも困難になります。

「批判に対して誠実に応える」と言っても、批判された内容を、言われるがままに、100%そのままプロジェクト計画や課題解決策に反映させるという意味ではありません。

ヤミシタ

批判を大歓迎して受け入れて、もらった批判を踏まえて、プロジェクト計画や課題解決策に修正が必要かを議論して、議論の結果を、その理由とともに、批判してくれた方に伝えることが大切です!

批判をしてくれた人に感謝すること

しっかりと批判を踏まえて、プロジェクト計画や課題解決策に修正が必要かを議論し、議論の結果を、理由とともに、批判してくれた方に伝える際には、

必ず、「批判をしてくれた人に感謝すること」が大切です。

批判をしてくれた人に感謝の意を示すことで、批判をしてくれた人は、

批判者

意見(批判)がそのまま反映されるかは別として、このプロジェクトでは、意見(批判)を受け入れて、ちゃんと議論してくれるな! 議論の結果も明らかにしてくれるし、今後もプロジェクトに対して協力しよう!!

という気持ちになり、

そのプロジェクトに対して、少なくとも関心を持ち続けてくれますし、プロジェクトが困難な課題に直面して四苦八苦している際には、協力してくれるようになります!

ヤミシタ

プロジェクトに対する批判を喜んで受け入れて、誠実に対応し、感謝の気持ちも示すことで、プロジェクトに関心を持ってくれる人を、プロジェクトに協力してくれる人を増やすことが、プロジェクトを成功に導く秘訣です!

なぜ、「批判を大歓迎する」ことが大切なのか?

なぜ、「批判を大歓迎する」ことが大切なのか?というと、

  • 批判されることで計画や課題解決策は磨かれるものだから
  • プロジェクトに対する真剣さそのものだから
  • 言われないより言われた方が絶対に良いから

です。

批判されることで計画や課題解決策は磨かれるものだから

批判は、貴重な意見であり、本当に大歓迎すべきもので、

多くの批判をされるほど、プロジェクト計画や課題解決策は磨かれていきます。

多くの批判を受けて磨かれることで、プロジェクト計画や課題解決策は、どのような視点、どのような角度から見ても、抜け漏れがなく、納得できるものになっていきます。

多くの批判を受け入れて、

  • どのようにプロジェクト計画や課題解決策に反映させれば良いか?
  • どうすれば、より多くの批判の内容を反映させ、関係者に納得感が生まれるか?

ということを議論する(考える)のは大変で、

プロジェクト
メンバー

「こちらを立てれば、あちらは立たず、、、」「どのレベルまで批判を反映させるべきか悩ましい、、、」「もう、勘弁して、、、(泣)」

というように、泣きそうになることも多々あるかと思いますが、

批判をされてこそ、プロジェクト計画や課題解決策は磨かれて、より良いものになっていくことだけは確かです。

ヤミシタ

逆に、全く批判を受けなかったプロジェクト計画や課題解決策は、全然叩かれていない鉄と同じで、脆くて弱い状態であり、そのままの状態では、プロジェクトを円滑に進めることも、課題を効率よく、効果的に解決することも難しいです、、、

プロジェクトに対する真剣さそのものだから

批判には、批判される方の熱い気持ちが詰まっており、その方の「プロジェクトに対する真剣さそのもの」となります。

熱心に批判してくれるということは、

・それだけプロジェクトに対して真剣に向き合ってくれている

ということです。

プロジェクトに対して真剣に向き合ってくれる人が増えれば増えるほど、プロジェクトメンバーの士気はあがり、

プロジェクトに対して期待してくれる人がいるからこそ、しんどいプロジェクトも頑張ることができます。

ヤミシタ

プロジェクトに無関心な人から、批判(意見)を受けることはありません、、、。熱心に批判して、プロジェクトに対して真剣に向き合ってくれている方々は、プロジェクトにとって本当にありがたい存在となります!

言われないより言われた方が絶対に良いから

プロジェクトは、批判されなくなったら、批判してくれる人がいなくなったら、最悪です、、、。

あなた

批判されなかったら、その分、プロジェクトがサクサク進むのでは!?

と思われたかもしれませんが、

誰も批判してくれる人がいない、批判されない状態は、アドバイスを何ももらえない、全然協力者がいない状態と言えます。

批判されないより、批判された方が絶対に良く、それも、早ければ早いほど良いです。

プロジェクト終盤で批判をされると致命的で、期限の大幅な遅延やコストの超過が発生する可能性が極めて高くなります。

関係者

「気づいてないみたいやから、プロジェクト終わる前に一応言っておくけど、●●の検討、抜けてるで!」

などと、プロジェクト終盤で言われたら、もう、絶望するしかありません、、、(泣)

ヤミシタ

批判を受けて、それを理解して、誠実に応えていくことは、大変ではありますが、プロジェクト終盤で絶望するよりは絶対に良いので、関係者に対して、批判を大歓迎する姿勢を示して、実際に、批判をしてもらえる関係を築くことが大切です!

どのように、「批判を大歓迎する」と良いのか?

どのように、「批判を大歓迎する」と良いのか?というと、

  • 批判と感情を切り離す
  • 批判を可視化する
  • プロジェクトゴールに基づき判断する

と良いです。

批判と感情を切り離す

「批判を大歓迎する」うえで、一番重要なことは、「批判と感情を切り離す」ことです。

批判をされる際は、

批判者

「何で、こんなことも議論されてないねん!?」「これが抜けてたら、絶対アカンやろ!」「もっと、こうした方が絶対ええやろ!!」

ということを、ストレートに言われるかは別として、このような熱い気持ちをもって、批判されることがほとんどです。

それだけプロジェクトに対して真剣になってくれているということなので、大歓迎すべきことなのですが、

その熱量を、感情をまともに受け止めていては、すぐに潰れてしまいます、、、

受け止めるのは、真剣に考えてもらった批判の内容だけで十分です。

ヤミシタ

批判を受ける際は、批判を喜んで受け止めることを真摯に伝え、批判をしてくれる方の興奮を沈めて(こちらも感情的にならず)、批判と感情を切り離したうえで、批判を聞いて、理解することが大切です!

批判を可視化する

(こちらも感情的にならず)批判をしてくれる方の興奮を沈めるには、「批判を可視化する」と良いです。

批判をしてくれる方との

空中戦(言葉だけで言い合うこと)は、絶対に避けてください(どんどんヒートアップしてしまうので、、、)

批判をしてくれる方の発言を、紙(模造紙など)やホワイトボード、スクリーンに投影したPCの画面上に、一言一句書き留めて、

  • 批判している内容が正確に書かれているか?(こちら側に正確に伝わっているか?)
  • 批判している内容に、抜け漏れがないか?

など、批判の内容を可視化して確認することが重要です。

「批判を可視化する」ことで、批判をしてくださる方に、「こちら側に正確に伝わったこと」を理解してもらえます。

そして、「批判を可視化する」ことで、書かれている批判の内容をみながら、

  • 分かりにくい部分(理解しにくい部分)を、更に詳細に聞くこと
  • 批判するに至った理由や批判の根拠を、掘り下げて聞くこと
  • 一つ一つの批判に対して、どうすれば良いと考えているのか聞くこと

ができるようになり、より深く、より正確に理解することで、批判と感情を切り離し、建設的な議論ができるようになります。

ヤミシタ

批判をしてくれた方との壮絶な空中戦を繰り広げて、例え、華麗に勝利を収めたとしても、遺恨が残るだけで、何も良いことがないので、(プロジェクトへの協力者が減るだけなので、、、)空中戦だけは絶対にしないでください!

プロジェクトゴールに基づき判断する

最後に、批判された内容を、プロジェクト計画や課題解決策に反映させるかどうかは、

「プロジェクトゴールに基づき判断する」必要があります。

批判された内容を反映させることが、プロジェクトゴールを達成するために、より良いのであれば、必ず、反映させます。

しかし、批判された内容を反映させることで、プロジェクトゴールの達成から遠ざかってしまうのであれば、反映させることはできません。

すべての判断基準は、

「どちらが、プロジェクトゴールの達成に有効か?」

であり、「誰に」批判されたとか、「どれだけ熱く」批判されたかは、重要ではありません。

プロジェクトゴールに基づき、批判された内容を、プロジェクト計画や課題解決策に反映させるかどうかを議論し、

  • どのようにプロジェクトゴールの達成に有効だったので、反映させたのか?
  • なぜ、プロジェクトゴールの達成から遠ざかることになり、反映させなかったのか?

その理由を明らかにして、批判をしてくれた方に、きちんと伝えることが大切です。

ヤミシタ

プロジェクトにおいて一番優先されるのは「プロジェクトゴールを達成すること」なので、プロジェクトゴールがすべての判断基準になります! 声の大きい人の意見(批判)であっても、プロジェクトゴールの達成から遠ざかるのであれば、その意見(批判)をプロジェクト計画や課題解決策に反映させることはできません!

まとめ

  • 批判は、大歓迎すべき貴重な意見であり、批判されることで、プロジェクト計画や課題解決策は磨かれ、より良いものになること
  • 「批判を大歓迎する」際は、批判を可視化し、批判と感情を切り離すこと。「プロジェクト計画や課題解決策に反映させるか?」は、プロジェクトゴールを基準に決めること

「批判を大歓迎する」というのは、とても大変なことですが、批判は、本当に貴重な意見であり、批判をしてくれる方は、それだけプロジェクトに対して真剣な方なので、

「批判を大歓迎する」ことで、貴重な意見を活かし、批判をしてくれる方との協力関係を築き、プロジェクトのゴールを達成できることで、あなたの人生がより良いものになることを、心から願っています!

6.プロジェクトを完遂したい