『6-16.プロジェクトを成功に導く秘訣(15)「お客様」と「現場」を第一に考える』の記事では、
- プロジェクトのありとあらゆる意思決定の場面で、『「現場」が「お客様」に価値を提供しやすくなるか？（できるようになるか？）』を考えて欲しいこと
- 「お客様」と「現場」を第一に考えるために、プロジェクトの最大の目的が「現場がお客様に価値を提供しやすく（できるように）なること」であることを忘れないで欲しいこと
をお伝えしました。
今回の記事も含めて、具体的に『プロジェクトを成功に導く秘訣』について、詳しく解説しますので、あなたが日常生活で、仕事をするうえで、「使える！」と思ったものは、どんどん実践してみてください！
『プロジェクトを成功に導く秘訣』の16個目は、
・すべての情報をすぐ使えるようにする
です。
プロジェクトでは、社内外含めて多くの関係者が参加し、様々な情報を扱い、その情報は、日々、更新されていきますので、「あれ、あの情報どこいった、、、？」「うん、これ最新版か、、、？」など、関係者が情報をすぐに使えない状況に陥らないようにするために、注意が必要です！
目次
「すべての情報をすぐ使えるようにする」とは？
「すべての情報をすぐ使えるようにする」とは、
- 情報を分かり易く整理すること
- 情報を最新の状態に保つこと
- 情報を関係者間で共有すること
です。
情報を分かり易く整理すること
プロジェクトでは、社内外含めて多くの関係者が参加し、様々な情報を扱います。
情報が錯綜（さくそう）してしまう（複雑に入り混じってしまう）と、プロジェクトの現場では、
- あれ？あの情報どこ行った、、、
- どっかで見かけた気がするけど、全然たどり着かへん、、、
- 欲しい情報を探すのに時間が掛かって、作業が進まへん、、、
という状況に陥ってしまいます。
プロジェクトの規模が大きくなるほど、プロジェクトの関係者が多くなるほど、この状況に陥りやすいので、要注意です。
いやいや、情報を分かり易く整理するのは、基本中の基本やし、どのプロジェクトでも出来てるやろ！？
と思われたかもしれませんが、
・誰もが、すぐに欲しい情報にたどり着ける状態
を実現するのも、それを維持するのも大変で、注意しておかないと、
- 似たような名前のファイル（フォルダ）がたくさんあるけど、どれが正解？？
- ファイル（フォルダ）が、数十個並んでるから、欲しい情報がどれか分からない、、、
- 「日付」や「個人名」だけ書かれたファイル（フォルダ）があるけど、これ何？
など、無秩序な状態に陥ってしまうことが、実際に起こります。
言われてみれば、たしかに、似たようなファイル（フォルダ）がたくさんあって、「どれが最新か？」「どれが正しいのか？」分からへんときあるわ、、、
と思われたかもしれませんが、
関係者間で、「どのように、情報を分かり易く整理するか？」という共通認識（ルール）を作り、それをプロジェクトを通して、守っていくことが大切です。
『4-18.ゴールの達成に集中する極意(16)「エントロピー増大の法則」を理解する』の記事でご紹介した通り、何事も放置すれば、秩序は失われ無秩序な状態に変わるのですが、情報共有でも、注意しなければすぐに無秩序な状態になります！
情報を最新の状態に保つこと
プロジェクトで扱う様々な情報は、日々、情報が更新されていきます。
プロジェクトは、意思決定の連続であり、日々、決定事項が追加されたり、修正されたりするので、情報は、最新の状態でなければ、意味がありません。
・誰もが、最新の情報を持っている状態
を実現するのも、維持するのも大変で、注意しておかないと、
- えっ、これが最新の情報じゃないの？これが最新と思って作業してたわ、、、
- 何か、議論が嚙み合わないと思ったら、その情報、最新ちゃうで、、、
- 一体、どれが最新情報か分からへん、、、。誰が最新情報持ってるんやろ？
など、情報が最新ではないことで、「認識の違い」や「作業の遅延」などが発生してしまいます。
関係者全員が「最新の情報をすぐに使えない」ことは、プロジェクトの遅延、更にはコスト超過に直結しますので、関係者間で、「情報を最新の状態に保つ」ことを常に意識して、プロジェクトを進めることが大切です！
情報を関係者間で共有すること
情報を分かり易く整理し、情報を最新の状態に保つことができれば、それらの情報を関係者間で共有する必要があります。
いくら個人的に情報を分かり易く整理しても、最新の状態に保ってもダメで、情報は、関係者間で共有されてこそ意味があります。
プロジェクトが繁忙期を迎えると、（繁忙期には、課題が山積みで、次から次へと解決策を考え、実行する必要があります、、、）
メンバー
「あっ、最新の情報を関係者に共有できてなかった、、、」「ここ最近、最新の情報を関係者に通知するのを忘れていた、、、」
などが発生してしまうものなので、
・プロジェクトの関係者全員が、最新状態に保たれた、欲しい情報をすぐに使える状態
を実現し、プロジェクト期間中、お互いに注意しながら、維持し続けることが大切です。
情報を分かり易く整理し、最新状態に保つことだけでも難しく、更に、関係者間で情報共有できている状態を維持するとなると、一個人の頑張りだけで実現するのは困難なので、関係者全員で意識し、維持し続けることが必要不可欠です！
なぜ、「すべての情報をすぐ使えるようにする」ことが大切なのか？
なぜ、「すべての情報をすぐ使えるようにする」ことが大切なのか？というと、
- 情報を探す時間が勿体ないから
- 二度手間が発生するから
- プロジェクトの実行スピードが格段に向上するから
です。
情報を探す時間が勿体ないから
「欲しい情報がすぐに見つからない」状態だと、プロジェクト期間中、何か探しものがある度に、「欲しい情報を探す時間」が発生してしまいます。
「欲しい情報を探す時間」は、プロジェクトゴールの達成に直結する時間ではない、出来るものなら削減したい、ムダな時間です。
個人的に考えても、プロジェクト期間全体で考えると、多くのムダな時間が発生していることになりますが、関係者全員で考えると、相当な（膨大な）ムダな時間が発生していることになります。
たしかに、欲しい情報がすぐに見つからなくて、探してたら5～10分ぐらい経ってしまうときあるわ、、、 塵も積もれば、怖ろしいことになるな、、、
と思われたかもしれませんが、
働く人の人件費は、決して安いものではないので、「欲しい情報を探す」というムダな時間＝ムダなコストを少しでも削減できるように、「情報を分かり易く整理すること」が大切です。
情報共有に関するムダな時間（コスト）を完全に把握（可視化）するのは難しく、なかなか気づかれにくいものですが、意識して食い止めないと、どんどんムダな時間が増えてしまうので、情報共有の大切さを再認識することが重要です！
二度手間が発生するから
「情報が最新状態に保たれていない」状態だと、多くの二度手間が発生してしまいます。
- 情報が古いことによる、作業のやり直し（最新の情報で同じ作業を実施）
- 古い情報で検討された解決策の再検討（最新の情報で再度解決策を検討）
- 古い情報で計画されたスケジュールの修正（最新の情報でスケジュールを修正）
など、「情報が最新状態ではない」ことは、プロジェクトの遅延に直結するほど、大きな影響を及ぼします。
また、二度手間が発生すると、プロジェクトメンバーのモチベーションが下がり、プロジェクトの士気が下がります。
二度手間が何度も発生するようなことが起これば、
メンバー
「全然やる気でーへん、、、」「やる気が完全に失せた、、、」「もう知らん、、、」
という声が現場から漏れてくるようになります、、、
「二度手間が発生してしまうこと」は、プロジェクトの遅延に直結するだけでなく、プロジェクトの士気にも大きな影響を及ぼすので、常に意識して、「情報を最新の状態に保つこと」が大切です。
誰もが一度は二度手間を経験したことがあるかと思いますが、もう一度同じ作業をするのは、「なんで、また同じことせなあかんねん、、、」と思ってしまい、やる気はガタ落ちしますので、少しでも二度手間を発生させないことが重要です！
プロジェクトの実行スピードが格段に向上するから
様々な情報を分かり易く整理し、関係者全員で意識して最新状態に保つことは、大変なことではありますが、
・プロジェクトの関係者全員が、最新状態に保たれた、欲しい情報をすぐに使える状態
を実現し、維持することができれば、プロジェクトの実行スピードは、格段に向上します。
- 関係者全員の「欲しい情報を探す時間」がゼロになる
- 情報が最新状態ではないことによる「二度手間の発生」がゼロになる
ということは、今まで経験したプロジェクトで、実現できたことは無いですが、
少しでも、「欲しい情報を探す時間」をゼロに近づけること、「二度手間の発生」をゼロに近づけることが、プロジェクトの実行スピードを格段に向上させることになります。
「欲しい情報を探す時間」「二度手間の発生」を、完全にゼロにすることは難しいですが、ゼロに近づけることは可能ですので、少しでも「欲しい情報を探す時間」「二度手間の発生」をゼロに近づけて、実行スピードを向上させてください！
どのように、「すべての情報をすぐ使えるようにする」と良いのか？
どのように、「すべての情報をすぐ使えるようにする」と良いのか？というと、
- 情報を階層化して整理する
- 情報を時系列に沿って並べる
- 「同じ情報か？」すぐに確認できるようにする
と良いです。
情報を階層化して整理する
「情報を分かり易く整理すること」の基本は、「情報を階層化して整理する」ことです。
「情報を階層化して整理する」とは、
情報を「大分類」「中分類」「小分類」というように、
- 「全体概要」から「詳細情報」へ
- 「抽象的」から「具体的」へ
- 「大きいまとまり」から「小さいまとまり」へ
順番に整理していくこと
です。
例えば、ITシステムを構築する際は、
「要件定義（どのようなシステムを構築したいか？）」という工程から始めますが、その工程内には、「プロジェクトゴールの設定」「機能要件の定義」「非機能要件の定義」などの工程があり、
更に、それらの各工程内には、「実施すべき作業」があります。
（「プロジェクトゴールの設定」では、「各個人での検討」→「関係者間での協議」→「関係者間での最終合意」などのステップを踏みます）
今述べた情報を階層化して整理すると、
- 各個人での検討
- 関係者間での協議
- 関係者間での最終合意
- 機能要件の洗い出しと分類
- 機能要件の優先順位の決定
- 機能要件の実施判断（本プロジェクトでやるか否か？）
- 非機能要件の洗い出しと分類
- 非機能要件の優先順位の決定
- 非機能要件の実施判断（本プロジェクトでやるか否か？）
となりますが、
「大工程」→「中工程」→「各作業」というように、「階層化」して、情報を大きな粒から、小さな粒へと順番に整理していくと、情報は理解し易くなります。
「情報を階層化して整理する」のは、「情報を分かり易く整理すること」の基本中の基本ですので、どんな情報に対しても「どのように階層化すると分かり易いか？」ということを、常に考えることが大切です！
情報を時系列に沿って並べる
「情報を最新の状態に保つこと」の基本は、「情報を時系列に沿って並べる」ことです。
「情報を時系列に沿って並べる」とは、
「どのような順番で、どんな作業を行うのか？（行ってきたのか？）」を、時間の経過とともに明らかにすること
です。
後から振り返った際に、（誰かが、後から新しくプロジェクトに参加した際に）
プロジェクトの流れが一目で分かる（どんな理由でゴールや課題解決策を決定し、今、何を実行しているか？が分かる）
ことが大切です。
例えば、ITシステムを構築する際は、（『5-14.短時間で成果を残す原則(13)共通点や類似点をみつける』の記事でもご紹介しています）
- 要件定義：どのようなシステムを構築したいか？機能や品質の要求事項を整理する
- 外部設計：要件定義の内容を基に、機能間の連携など、システムの全体像を設計する
- 内部設計：外部設計の内容を基に、各機能の詳細をプログラムレベルで設計する
- プログラム：内部設計の内容を基に、実際のプログラムを作成する
- テスト：作成したプログラムが、正常に動作するかを確認する
- リリース：正常に動作することを確認したシステムを、お客様の環境で利用して頂く
という流れでプロジェクトを進めることになりますが、プロジェクトの流れに沿って、情報を整理していくと、情報は理解し易くなります。
「情報を時系列に沿って並べる」とプロジェクトの流れが分かるようになりますので、新しく誰かがプロジェクトに参加した場合、経営層などにプロジェクトの状況を報告する場合など、情報を分かり易く伝えることが可能となります！
「同じ情報か？」すぐに確認できるようにする
プロジェクトでは、社内外含めて多くの関係者が参加し、様々な情報を扱うことになりますが、
・必ず、関係者全員が「同じ情報」に基づいて、作業を進める、議論を行う
必要があります。
「同じ情報」に基づいて作業を進めていないと、どちらかの作業が正しく、どちらかの作業が間違っていることになるので、少なくとも、どちらかの作業をやり直す「二度手間」が発生してしまいます。
（間違っている作業が、正しい作業に影響して、「どちらの作業もやり直すハメになる、、、」ということも有り得ます）
「同じ情報」に基づいて議論を行わないと、議論が全く嚙み合いませんし、ムダな（本来生じない）言い争いも発生してしまいます。
（お互いの前提条件が合致していないと、すべての議論が水の泡になります、、、）
関係者全員が「同じ情報」に基づいて、作業を進める、議論を行うためには、
・「情報に適切な名前を付ける」（一目で最新情報かが分かる目印を付ける）こと
で、関係者全員が、作業を進める前に、議論を行う前に、「同じ情報か？」をすぐに確認できることが大切です。
「同じ情報か？」をすぐに確認できるように、「どのような名前（目印）をつけるか？」は、プロジェクトの開始時点で、プロジェクトルールに盛り込んでおき、関係者全員の共通認識としておくと良いです！
まとめ
- 情報を分かり易く整理し、最新状態に保ち、関係者間で共有することで、すぐ使えるようにすること
- 「すべての情報をすぐ使えるようにする」には、情報を階層化して、時系列に沿って並べて、「同じ情報か？」すぐに確認できるようにすること
プロジェクトには、社内外含めて多くの関係者が参加し、様々な情報を扱うので、情報が錯綜（さくそう）しやすいのが現実です、、、
情報を分かり易く整理し、最新状態に保ち、関係者間で共有することで、すぐ使えるようにして、プロジェクトの実行スピードを各段に向上させることで、あなたの人生がより良いものになることを、心から願っています！
