6-17.プロジェクトを成功に導く秘訣(16)すべての情報をすぐ使えるようにする

『6-16.プロジェクトを成功に導く秘訣(15)「お客様」と「現場」を第一に考える』の記事では、

をお伝えしました。

今回の記事も含めて、具体的に『プロジェクトを成功に導く秘訣』について、詳しく解説しますので、あなたが日常生活で、仕事をするうえで、「使える！」と思ったものは、どんどん実践してみてください！

『プロジェクトを成功に導く秘訣』の16個目は、

・すべての情報をすぐ使えるようにする

です。

プロジェクトでは、社内外含めて多くの関係者が参加し、様々な情報を扱い、その情報は、日々、更新されていきますので、「あれ、あの情報どこいった、、、？」「うん、これ最新版か、、、？」など、関係者が情報をすぐに使えない状況に陥らないようにするために、注意が必要です！

「すべての情報をすぐ使えるようにする」とは？

「すべての情報をすぐ使えるようにする」とは、

です。

情報を分かり易く整理すること

プロジェクトでは、社内外含めて多くの関係者が参加し、様々な情報を扱います。

情報が錯綜（さくそう）してしまう（複雑に入り混じってしまう）と、プロジェクトの現場では、

という状況に陥ってしまいます。

プロジェクトの規模が大きくなるほど、プロジェクトの関係者が多くなるほど、この状況に陥りやすいので、要注意です。

いやいや、情報を分かり易く整理するのは、基本中の基本やし、どのプロジェクトでも出来てるやろ！？

と思われたかもしれませんが、

・誰もが、すぐに欲しい情報にたどり着ける状態

を実現するのも、それを維持するのも大変で、注意しておかないと、

など、無秩序な状態に陥ってしまうことが、実際に起こります。

言われてみれば、たしかに、似たようなファイル（フォルダ）がたくさんあって、「どれが最新か？」「どれが正しいのか？」分からへんときあるわ、、、

と思われたかもしれませんが、

関係者間で、「どのように、情報を分かり易く整理するか？」という共通認識（ルール）を作り、それをプロジェクトを通して、守っていくことが大切です。

『4-18.ゴールの達成に集中する極意(16)「エントロピー増大の法則」を理解する』の記事でご紹介した通り、何事も放置すれば、秩序は失われ無秩序な状態に変わるのですが、情報共有でも、注意しなければすぐに無秩序な状態になります！

情報を最新の状態に保つこと

プロジェクトで扱う様々な情報は、日々、情報が更新されていきます。

プロジェクトは、意思決定の連続であり、日々、決定事項が追加されたり、修正されたりするので、情報は、最新の状態でなければ、意味がありません。

・誰もが、最新の情報を持っている状態

を実現するのも、維持するのも大変で、注意しておかないと、

など、情報が最新ではないことで、「認識の違い」や「作業の遅延」などが発生してしまいます。

関係者全員が「最新の情報をすぐに使えない」ことは、プロジェクトの遅延、更にはコスト超過に直結しますので、関係者間で、「情報を最新の状態に保つ」ことを常に意識して、プロジェクトを進めることが大切です！

情報を関係者間で共有すること

情報を分かり易く整理し、情報を最新の状態に保つことができれば、それらの情報を関係者間で共有する必要があります。

いくら個人的に情報を分かり易く整理しても、最新の状態に保ってもダメで、情報は、関係者間で共有されてこそ意味があります。

プロジェクトが繁忙期を迎えると、（繁忙期には、課題が山積みで、次から次へと解決策を考え、実行する必要があります、、、）

「あっ、最新の情報を関係者に共有できてなかった、、、」「ここ最近、最新の情報を関係者に通知するのを忘れていた、、、」

などが発生してしまうものなので、

・プロジェクトの関係者全員が、最新状態に保たれた、欲しい情報をすぐに使える状態

を実現し、プロジェクト期間中、お互いに注意しながら、維持し続けることが大切です。

情報を分かり易く整理し、最新状態に保つことだけでも難しく、更に、関係者間で情報共有できている状態を維持するとなると、一個人の頑張りだけで実現するのは困難なので、関係者全員で意識し、維持し続けることが必要不可欠です！

なぜ、「すべての情報をすぐ使えるようにする」ことが大切なのか？

なぜ、「すべての情報をすぐ使えるようにする」ことが大切なのか？というと、

です。

情報を探す時間が勿体ないから

「欲しい情報がすぐに見つからない」状態だと、プロジェクト期間中、何か探しものがある度に、「欲しい情報を探す時間」が発生してしまいます。

「欲しい情報を探す時間」は、プロジェクトゴールの達成に直結する時間ではない、出来るものなら削減したい、ムダな時間です。

個人的に考えても、プロジェクト期間全体で考えると、多くのムダな時間が発生していることになりますが、関係者全員で考えると、相当な（膨大な）ムダな時間が発生していることになります。

たしかに、欲しい情報がすぐに見つからなくて、探してたら5～10分ぐらい経ってしまうときあるわ、、、　塵も積もれば、怖ろしいことになるな、、、

と思われたかもしれませんが、

働く人の人件費は、決して安いものではないので、「欲しい情報を探す」というムダな時間＝ムダなコストを少しでも削減できるように、「情報を分かり易く整理すること」が大切です。

情報共有に関するムダな時間（コスト）を完全に把握（可視化）するのは難しく、なかなか気づかれにくいものですが、意識して食い止めないと、どんどんムダな時間が増えてしまうので、情報共有の大切さを再認識することが重要です！

二度手間が発生するから

「情報が最新状態に保たれていない」状態だと、多くの二度手間が発生してしまいます。

など、「情報が最新状態ではない」ことは、プロジェクトの遅延に直結するほど、大きな影響を及ぼします。

また、二度手間が発生すると、プロジェクトメンバーのモチベーションが下がり、プロジェクトの士気が下がります。

二度手間が何度も発生するようなことが起これば、

「全然やる気でーへん、、、」「やる気が完全に失せた、、、」「もう知らん、、、」

という声が現場から漏れてくるようになります、、、

「二度手間が発生してしまうこと」は、プロジェクトの遅延に直結するだけでなく、プロジェクトの士気にも大きな影響を及ぼすので、常に意識して、「情報を最新の状態に保つこと」が大切です。

誰もが一度は二度手間を経験したことがあるかと思いますが、もう一度同じ作業をするのは、「なんで、また同じことせなあかんねん、、、」と思ってしまい、やる気はガタ落ちしますので、少しでも二度手間を発生させないことが重要です！

プロジェクトの実行スピードが格段に向上するから

様々な情報を分かり易く整理し、関係者全員で意識して最新状態に保つことは、大変なことではありますが、

・プロジェクトの関係者全員が、最新状態に保たれた、欲しい情報をすぐに使える状態

を実現し、維持することができれば、プロジェクトの実行スピードは、格段に向上します。

ということは、今まで経験したプロジェクトで、実現できたことは無いですが、

少しでも、「欲しい情報を探す時間」をゼロに近づけること、「二度手間の発生」をゼロに近づけることが、プロジェクトの実行スピードを格段に向上させることになります。

「欲しい情報を探す時間」「二度手間の発生」を、完全にゼロにすることは難しいですが、ゼロに近づけることは可能ですので、少しでも「欲しい情報を探す時間」「二度手間の発生」をゼロに近づけて、実行スピードを向上させてください！

どのように、「すべての情報をすぐ使えるようにする」と良いのか？

どのように、「すべての情報をすぐ使えるようにする」と良いのか？というと、

と良いです。

情報を階層化して整理する

「情報を分かり易く整理すること」の基本は、「情報を階層化して整理する」ことです。

「情報を階層化して整理する」とは、

です。

例えば、ITシステムを構築する際は、

「要件定義（どのようなシステムを構築したいか？）」という工程から始めますが、その工程内には、「プロジェクトゴールの設定」「機能要件の定義」「非機能要件の定義」などの工程があり、

更に、それらの各工程内には、「実施すべき作業」があります。

（「プロジェクトゴールの設定」では、「各個人での検討」→「関係者間での協議」→「関係者間での最終合意」などのステップを踏みます）

今述べた情報を階層化して整理すると、

となりますが、

「大工程」→「中工程」→「各作業」というように、「階層化」して、情報を大きな粒から、小さな粒へと順番に整理していくと、情報は理解し易くなります。

「情報を階層化して整理する」のは、「情報を分かり易く整理すること」の基本中の基本ですので、どんな情報に対しても「どのように階層化すると分かり易いか？」ということを、常に考えることが大切です！

情報を時系列に沿って並べる

「情報を最新の状態に保つこと」の基本は、「情報を時系列に沿って並べる」ことです。

「情報を時系列に沿って並べる」とは、

「どのような順番で、どんな作業を行うのか？（行ってきたのか？）」を、時間の経過とともに明らかにすること

です。

後から振り返った際に、（誰かが、後から新しくプロジェクトに参加した際に）

プロジェクトの流れが一目で分かる（どんな理由でゴールや課題解決策を決定し、今、何を実行しているか？が分かる）

ことが大切です。

例えば、ITシステムを構築する際は、（『5-14.短時間で成果を残す原則(13)共通点や類似点をみつける』の記事でもご紹介しています）

という流れでプロジェクトを進めることになりますが、プロジェクトの流れに沿って、情報を整理していくと、情報は理解し易くなります。

「情報を時系列に沿って並べる」とプロジェクトの流れが分かるようになりますので、新しく誰かがプロジェクトに参加した場合、経営層などにプロジェクトの状況を報告する場合など、情報を分かり易く伝えることが可能となります！

「同じ情報か？」すぐに確認できるようにする

プロジェクトでは、社内外含めて多くの関係者が参加し、様々な情報を扱うことになりますが、

・必ず、関係者全員が「同じ情報」に基づいて、作業を進める、議論を行う

必要があります。

「同じ情報」に基づいて作業を進めていないと、どちらかの作業が正しく、どちらかの作業が間違っていることになるので、少なくとも、どちらかの作業をやり直す「二度手間」が発生してしまいます。

（間違っている作業が、正しい作業に影響して、「どちらの作業もやり直すハメになる、、、」ということも有り得ます）

「同じ情報」に基づいて議論を行わないと、議論が全く嚙み合いませんし、ムダな（本来生じない）言い争いも発生してしまいます。

（お互いの前提条件が合致していないと、すべての議論が水の泡になります、、、）

関係者全員が「同じ情報」に基づいて、作業を進める、議論を行うためには、

・「情報に適切な名前を付ける」（一目で最新情報かが分かる目印を付ける）こと

で、関係者全員が、作業を進める前に、議論を行う前に、「同じ情報か？」をすぐに確認できることが大切です。

「同じ情報か？」をすぐに確認できるように、「どのような名前（目印）をつけるか？」は、プロジェクトの開始時点で、プロジェクトルールに盛り込んでおき、関係者全員の共通認識としておくと良いです！

まとめ

プロジェクトには、社内外含めて多くの関係者が参加し、様々な情報を扱うので、情報が錯綜（さくそう）しやすいのが現実です、、、

情報を分かり易く整理し、最新状態に保ち、関係者間で共有することで、すぐ使えるようにして、プロジェクトの実行スピードを各段に向上させることで、あなたの人生がより良いものになることを、心から願っています！

4-18.ゴールの達成に集中する極意(16)「エントロピー増大の法則」を理解する

2021.04.08

5-14.短時間で成果を残す原則(13)共通点や類似点をみつける

2021.03.22