6-17.プロジェクトを成功に導く秘訣(16)すべての情報をすぐ使えるようにする

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「6-16.プロジェクトを成功に導く秘訣(15)お客様を、現場を第一に考える」の記事にて、

・プロジェクトのすべての意思決定で、「現場が、お客様に価値を提供しやすくなるか?(できるようになるか?)」を第一に考えて欲しいこと

をお伝えしました。

今回の記事も含めて、具体的に「プロジェクトを成功に導く秘訣」について、詳しく解説しますので、あなたが日常生活で、仕事をするうえで、「使える!」と思ったものは、どんどん実践してみてください!

「プロジェクトを成功に導く秘訣」の16個目は、

・すべての情報をすぐ使えるようにする

です。

ヤミシタ

プロジェクトでは、多くの関係者が参加し、多くの情報を扱い、日々、情報は更新されていきます。「あれ?あの情報どこいった、、、」「うん?これ最新版か、、、」など、情報をすぐに使えない状況に陥らないように注意が必要です!

「すべての情報をすぐ使えるようにする」とは?

「すべての情報をすぐ使えるようにする」とは、

  • 情報を分かり易く整理すること
  • 情報を最新の状態に保つこと
  • 情報を関係者間で共有すること

です。

情報を分かり易く整理すること

プロジェクトでは、多くの関係者が参加し、多くの情報を扱います。

情報が錯綜(さくそう)してしまう(複雑に入り混じってしまう)と、プロジェクトの現場では、

  • あれ?あの情報どこ行った、、、
  • どっかで見かけた気がするけど、全然たどり着かへん、、、
  • 欲しい情報を探すのに時間が掛かって、作業が進まへん、、、

という状況に陥ってしまいます。

プロジェクトの規模が大きくなるほど、プロジェクトの関係者が多くなるほど、この状況に陥りやすいので、要注意です。

「いやいや、情報を分かり易く整理するのは、基本中の基本やし、どのプロジェクトでも出来てるやろ、、、」

と思われたかもしれませんが、

・誰もが、すぐに欲しい情報にたどり着ける状態

を実現するのも、それを維持するのも大変で、注意しておかないと、

  • 似たような名前のファイル(フォルダ)がたくさんあるけど、どれが正解??
  • ファイル(フォルダ)が、数十個並んでるから、欲しい情報がどれか分からない、、、
  • 「日付」や「個人名」だけ書かれたファイル(フォルダ)があるけど、これ何?

など、無秩序な状態に陥ってしまうことが、実際に起こります。

関係者間で、「どのように、情報を分かり易く整理するか?」という共通認識(ルール)を作り、それをプロジェクトを通して、守っていくことが大切です。

情報を最新の状態に保つこと

プロジェクトで扱う多くの情報は、日々、情報が更新されていきます。

プロジェクトは、意思決定の連続であり、日々、決定事項が追加されたり、修正されたりするので、情報は、最新の状態でなければ、意味がありません。

・誰もが、最新の情報を持っている状態

を実現するのも、維持するのも大変で、注意しておかないと、

  • えっ、これが最新の情報じゃないの?これが最新と思って作業してたわ、、、
  • 何か、議論が嚙み合わないと思ったら、その情報、最新ちゃうで、、、
  • 一体、どれが最新情報か分からへん、、、。誰が最新情報持ってるんやろ?

など、情報が最新ではないことで、「認識の違い」や「作業の遅延」などが発生してしまいます。

関係者間で、「情報を最新の状態に保つ」ことを常に意識して、プロジェクトを進めることが大切です。

情報を関係者間で共有すること

情報を分かり易く整理し、情報を最新の状態に保つことができれば、それらの情報を関係者間で共有する必要があります。

いくら個人的に情報を分かり易く整理しても、最新の状態に保ってもダメで、情報は、関係者間で共有されてこそ意味があります。

プロジェクトが繁忙期を迎えると、(課題が山積みで、次から次へと解決策を考え、実行する必要がある時期などです)

「あっ、最新の情報を関係者に共有できてなかった、、、」「ここ最近、最新の情報を関係者に通知するのを忘れていた、、、」

などが発生してしまうものなので、

・プロジェクトの関係者全員が、最新状態に保たれた、欲しい情報をすぐに使える状態

を実現し、プロジェクト期間中、お互いに注意しながら、維持し続けることが大切です。

なぜ、「すべての情報をすぐ使えるようにする」ことが大切なのか?

なぜ、「すべての情報をすぐ使えるようにする」ことが大切なのか?というと、

  • 情報を探す時間が勿体ないから
  • 二度手間が発生するから
  • プロジェクトの実行スピードが格段に向上するから

です。

情報を探す時間が勿体ないから

「欲しい情報がすぐに見つからない」状態だと、プロジェクト期間中、何か探しものがある度に、「欲しい情報を探す時間」が発生してしまいます。

「欲しい情報を探す時間」は、プロジェクトゴールの達成に直結する時間ではない、出来るものなら削減したい、ムダな時間です。

個人的に考えても、プロジェクト期間全体で考えると、多くのムダな時間が発生していることになりますが、関係者全員で考えると、相当な(膨大な)ムダな時間が発生していることになります。

働く人の人件費は、決して安いものではないので、「欲しい情報を探す」というムダな時間=ムダなコストを少しでも削減できるように、「情報を分かり易く整理すること」が大切です。

二度手間が発生するから

「情報が最新状態に保たれていない」状態だと、多くの二度手間が発生してしまいます。

  • 情報が古いことによる、作業のやり直し(最新の情報で同じ作業を実施)
  • 古い情報で検討された解決策の再検討(最新の情報で再度解決策を検討)
  • 古い情報で計画されたスケジュールの修正(最新の情報でスケジュールを修正)

など、「情報が最新状態ではない」ことは、プロジェクトの遅延に直結するほど、大きな影響を及ぼします。

また、二度手間が発生すると、プロジェクトメンバーのモチベーションが下がり、プロジェクトの士気が下がります。

二度手間が何度も発生するようなことが起これば、

「全然やる気でーへん、、、」「やる気が完全に失せた、、、」「もう知らん、、、」

という声が現場から漏れてくるようになります、、、。

「二度手間が発生してしまうこと」は、プロジェクトの遅延に直結するだけでなく、プロジェクトの士気にも大きな影響を及ぼすので、常に意識して、「情報を最新の状態に保つこと」が大切です。

プロジェクトの実行スピードが格段に向上するから

多くの情報を分かり易く整理し、関係者全員で意識して最新状態に保つことは、大変なことではありますが、

・プロジェクトの関係者全員が、最新状態に保たれた、欲しい情報をすぐに使える状態

を実現し、維持することができれば、プロジェクトの実行スピードは、格段に向上します。

  • 関係者全員の「欲しい情報を探す時間」がゼロになる
  • 情報が最新状態ではないことによる「二度手間の発生」がゼロになる

ということは、今まで経験したプロジェクトで、実現できたことは無いですが、

少しでも、「欲しい情報を探す時間」をゼロに近づけること、「二度手間の発生」をゼロに近づけることが、プロジェクトの実行スピードを格段に向上させることになります。

(本当にゼロにすることは難しいですが、ゼロに近づけることは可能です)

どのように、「すべての情報をすぐ使えるようにする」と良いのか?

どのように、「すべての情報をすぐ使えるようにする」と良いのか?というと、

  • 情報を階層化して整理する
  • 情報を時系列に沿って並べる
  • 「同じ情報か?」すぐに確認できるようにする

と良いです。

情報を階層化して整理する

「情報を分かり易く整理すること」の基本は、「情報を階層化して整理する」ことです。

「情報を階層化して整理する」とは、

情報を「大分類」「中分類」「小分類」というように、

  • 「全体概要」から「詳細情報」へ
  • 「抽象的」から「具体的」へ
  • 「大きいまとまり」から「小さいまとまり」へ

順番に整理していくこと

です。

例えば、ITシステムを構築する際は、

「要件定義(どのようなシステムを構築したいか?)」という工程から始めますが、その工程内には、

「プロジェクトゴールの設定」「機能要件の定義」「非機能要件の定義」などの工程があり、

更に、それらの各工程内には、「実施すべき作業」があります。

(「プロジェクトゴールの設定」では、「各個人での検討」→「関係者間での協議」→「関係者間での最終合意」などのステップを踏みます)

「大工程」→「中工程」→「各作業」というように、「階層化」して、情報を大きな粒から、小さな粒へと順番に整理していくと、情報は理解し易くなります。

情報を時系列に沿って並べる

「情報を最新の状態に保つこと」の基本は、「情報を時系列に沿って並べる」ことです。

「情報を時系列に沿って並べる」とは、

「どのような順番で、どんな作業を行うのか?(行ってきたのか?)」を、時間の経過とともに明らかにすること

です。

後から振り返った際に、(誰かが、後から新しくプロジェクトに参加した際に)

プロジェクトの流れが一目で分かる(どんな理由でゴールや課題解決策を決定し、今、何を実行しているか?が分かる)

ことが大切です。

例えば、ITシステムを構築する際は、(「5-14.短時間で成果を残す原則(13)共通点や類似点をみつける」の記事でも書いています)

  1. 要件定義:どのようなシステムを構築したいか?機能や品質の要求事項を整理する
  2. 外部設計:要件定義の内容を基に、機能間の連携など、システムの全体像を設計する
  3. 内部設計:外部設計の内容を基に、各機能の詳細をプログラムレベルで設計する
  4. プログラム:内部設計の内容を基に、実際のプログラムを作成する
  5. テスト:作成したプログラムが、正常に動作するかを確認する
  6. リリース:正常に動作することを確認したシステムを、お客様の環境で利用して頂く

という流れでプロジェクトを進めることになりますが、このプロジェクトの流れに沿って、情報を整理していくと、情報は理解し易くなります。

「同じ情報か?」すぐに確認できるようにする

プロジェクトでは、多くの関係者が参加し、多くの情報を扱うことになりますが、

・必ず、関係者全員が「同じ情報」に基づいて、作業を進める、議論を行う

必要があります。

「同じ情報」に基づいて作業を進めていないと、どちらかの作業が正しく、どちらかの作業が間違っていることになるので、少なくとも、どちらかの作業をやり直す「二度手間」が発生してしまいます。

(間違っている作業が、正しい作業に影響して、「どちらの作業もやり直すハメになる、、、」ということも有り得ます)

「同じ情報」に基づいて議論を行わないと、議論が全く嚙み合いませんし、ムダな(本来生じない)言い争いも発生してしまいます。

(お互いの前提条件が合致していないと、すべての議論が水の泡になります、、、)

関係者全員が「同じ情報」に基づいて、作業を進める、議論を行うためには、

「情報に適切な名前を付ける」(一目で最新情報かが分かる目印を付ける)こと

で、関係者全員が、作業を進める前に、議論を行う前に、「同じ情報か?」をすぐに確認できることが大切です。

まとめ

  • 情報を分かり易く整理し、最新状態に保ち、関係者間で共有することで、すぐ使えるようにすること
  • 「すべての情報をすぐ使えるようにする」には、情報を階層化して、時系列に沿って並べて、「同じ情報か?」すぐに確認できるようにすること

プロジェクトには、多くの関係者が参加し、多くの情報を扱うので、情報が錯綜(さくそう)しやすいのが現実です。

情報を分かり易く整理し、最新状態に保ち、関係者間で共有することで、すぐ使えるようにして、プロジェクトの実行スピードを各段に向上させることで、あなたの人生がより良いものになることを、心から願っています!

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5-14.短時間で成果を残す原則(13)共通点や類似点をみつける

6.プロジェクトを完遂したい