6-6.プロジェクトを成功に導く秘訣(5)意思決定の「納得感」を高める

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『6-5.プロジェクトを成功に導く秘訣(4)「プロジェクトルール」を決める』の記事では、

  • 不要な「混乱」や「対立」を避け、「プロジェクト」を円滑に進めるためにも、そして、プロジェクトゴールを達成するためにも、「プロジェクトルール」を決めて欲しいこと
  • 「プロジェクトルール」に、「いつ、誰に、どのように情報共有を行うか?」という「コミュニケーションルール」も盛り込んで、メンバー間での情報共有を徹底して欲しいこと

をお伝えしました。

今回の記事も含めて、具体的に『プロジェクトを成功に導く秘訣』について、詳しく解説しますので、あなたが日常生活で、仕事をするうえで、「使える!」と思ったものは、どんどん実践してみてください!

『プロジェクトを成功に導く秘訣』の5つ目は、

・意思決定の「納得感」を高める

です。

ヤミシタ

「プロジェクト」の士気を高め、プロジェクトメンバーのモチベーションを維持し、プロジェクトゴールを達成するためにも、意思決定の「納得感」を高めることが重要です! 誰も、全然納得できない意思決定がされる「プロジェクト」をやり遂げたいとは思わないですよね!?

意思決定の「納得感」を高めるとは?

意思決定の「納得感」を高めるとは、

  • 複数の選択肢から、「納得感」の高い最善の選択を行うこと

です。

複数の選択肢から、「納得感」の高い最善の選択を行うこと

どのような「プロジェクト」であっても、「プロジェクト」では、多くの意思決定が求められます。

・「プロジェクト」は、意思決定の連続である

と言っても過言ではありません。

あなた

もう、「プロジェクト」の最初から最後までで、一体、何回意思決定せなアカンねん!?

と思わずツッコミを入れたくなるかもしれませんが、

そのぐらい、「プロジェクト」における意思決定の回数は多いです。

あなた

っで、そもそも「意思決定」ってどういう意味なん、、、?

と思われたかもしれませんが、

意思決定とは、ある状況において

ゴール(目標)を達成するために、複数の選択肢から、最善の選択を行うこと

です。

「プロジェクト」では、意思決定を行うこと、すなわち、「複数の選択肢から、最善の一つを選択する」ということが何度も、何度も、何度も、、、ありますが、

その一つ一つの意思決定において

  • 「確かに、この状況では、この選択がベストやな!」
  • 「難しい選択やけど、これを選ぶしかないな!」
  • 「ここは、当然この選択で良いな!!」

など、プロジェクトメンバーからも高い「納得感」が得られる最善の一手を選択することが大切です。

ヤミシタ

一つ一つの意思決定において、『いかに、プロジェクトメンバーからの高い「納得感」が得られるか?』によって、「プロジェクト」の士気が、プロジェクトメンバーのモチベーションが大きく異なります。一つ一つの意思決定で、「納得感」を高めることができれば、「プロジェクト」に良循環を起こすことが可能です!

なぜ、意思決定の「納得感」を高めることが大切なのか?

なぜ、意思決定の「納得感」を高めることが大切なのか?というと、

一つ一つの意思決定において、プロジェクトメンバーからの「納得感」が得られない場合は、

  • メンバーの不満が蓄積し、更に、他のメンバーにも不満が伝播するから

です。

メンバーの不満が蓄積し、更に、他のメンバーにも不満が伝播するから

「プロジェクト」で、幾度となく繰り返される、一つ一つの意思決定において、

プロジェクト
メンバー

いやいやいや、なんでそれを選択するねん!?

とか

プロジェクト
メンバー

えっ!? それは、一部の人(部門)が得するだけでは、、、?

とか

プロジェクト
メンバー

もう、意味不明やわ。 中長期的な視点でみたら、絶対こっちの選択肢の方が良いのに、、、

など、プロジェクトメンバーからの「納得感」が得られない場合、納得していないプロジェクトメンバーの中に、不満が蓄積していくことになります。

「絶対、あの選択間違ってるわ、、、」などと思いながら作業をしていて、プロジェクトメンバーのパフォーマンスが向上するハズがありません、、、

また、不満を抱えているのが、1人であればまだマシですが、同じ不満を抱えているメンバーが複数人いる場合は、すぐに共感し合い、その不満は他のメンバーにも伝播していきます。

あるプロジェクトメンバーが、

プロジェクト
メンバー

実は、この前の意思決定には、納得できてないねん、、、

と、ポロっとこぼした言葉に対して、同じ不満を抱えているメンバーがいた場合は、

プロジェクト
メンバー

分かる!! やっぱり、この前の意思決定、絶対間違ってるやんな!?

というように、水を得た魚のように、共感し、話が盛り上がること間違い無しです(笑)

いや、笑いごとではまったくないのですが、不満(ネガティブな感情)ほど共感できた際に盛り上がるものはないのは事実です(泣)

最悪の場合、不満を抱えているメンバーが中心となり抵抗勢力が形成され、プロジェクトを進めていくことが難しくなることもあります、、、

ヤミシタ

「プロジェクト」の抵抗勢力が巨大になると、もう手が付けられなくなるので、(事態を収拾するのに、大きな時間とエネルギーが必要になり、通常のプロジェクト活動どころではなくなるので)抵抗勢力を生まないためにも、一つ一つの意思決定で、プロジェクトメンバーからの「納得感」を高めることが大切です!

どのように、意思決定の「納得感」を高めると良いのか?

「プロジェクト」の大きな流れとしては、

  1. 「プロジェクト」のゴールを(魅力的なものに)設定する
  2. ゴールと現状のギャップ=課題(解決すべき問題)を洗い出した後、課題の優先順位を決定する
  3. 優先順位の高い課題から、解決策を検討し、選択する
  4. 解決策を「誰が、いつまでに、どのような手順で実行するか」を計画する
  5. 計画に沿って実行する(※)
  6. 「プロジェクト」のゴールを達成する

(※)「(5)計画に沿って実行する」では、下記のことを行う

  • 「計画通りに実行されているか?」進捗状況を管理する
  • 「課題は解決されているか?新しい課題が発生していないか?」課題管理を行う
  • 進捗状況が芳しくない場合、課題が解決されていない場合、新しい課題が発生した場合は、「(2)課題の優先順位を決め」「(3)解決策を検討・選択し」「(4)計画を修正し」「(5)再度、修正された計画に沿って実行する」ということを繰り返す

となります。

「プロジェクト」で行う大きな意思決定としては、

  1. ゴールの設定
  2. 課題の優先順位の決定
  3. 解決策の検討と選択

の3つとなり、それぞれで「納得感」の高い意思決定が求められますので、

1つ1つの意思決定において、どのように、意思決定の「納得感」を高めると良いのか?を詳しく解説していきます。

どのように「ゴールの設定」の「納得感」を高めると良いのか?

どのように「ゴールの設定」の「納得感」を高めると良いのか?というと、

  • ゴールを「SMART(スマート)なゴール」にして、魅力的かどうかにこだわる

と良いです。

ゴールを「SMART(スマート)なゴール」にして、魅力的かどうかにこだわる

「ゴールの設定」を行う場合は、

『2-1.自分の人生を生きるには、何よりもまず人生のゴールを完全に明確にすること』の記事でも書いているのですが、

まずは、ゴールを下記の5つの要素を満たす

  • Specific(具体的):曖昧さがなく、誰が読んでも分かること
  • Measurable(測定可能):達成できたかどうか、確認できること
  • Attractive(魅力的):考えただけで、ワクワクすること
  • Realistic(現実的):現実的に考えて、達成可能なこと
  • Time-bound(期限):期限が明確であること

「SMART(スマート)なゴール」にすることが大切です。

そして、ゴールを「SMART(スマート)なゴール」にして、完全に明確にしたうえで、

『6-2.プロジェクトを成功に導く秘訣(1)「魅力的なゴール」を設定する』の記事でも書いている通り、

ゴールが「Attractive(魅力的)かどうか?」に徹底的にこだわる

と良いです。

「プロジェクト」のゴールを、プロジェクトメンバーにとって、

プロジェクト
メンバー

「どんな手段を使っても、絶対、達成したい!」「このゴールの達成のためなら、どんな苦しいときでも頑張れる!」「これなら、辛いことでも耐えられる!!」

と言えるような、プロジェクトメンバー以外の利害関係者からも

利害関係者

「そのゴールは、ぜひとも、達成して欲しい!」「そのゴールの達成のためなら、できることは喜んで協力する!」「だから、いつでも相談して!!」

と言ってもらえるような、魅力的なものにできれば、「ゴールの設定」の「納得感」を高めることができたと言えます。

ヤミシタ

繰り返しになり申し訳ありませんが、「プロジェクト」では「ゴールの設定」が、「ゴールが完全に明確で、魅力的かどうか」が一番大切です。「プロジェクト」の最初で最大の難関である「ゴールの設定」の「納得感」を高めることができれば、プロジェクトの成功=プロジェクトゴールの達成に大きく近づきます!

どのように「課題の優先順位の決定」の「納得感」を高めると良いのか?

どのように「課題の優先順位の決定」の「納得感」を高めると良いのか?というと、

  1. 課題を抜け漏れなく洗い出す
  2. 課題の整理を行う
  3. 課題の優先順位を決定する

の3ステップを順番に実行すると良いです。

課題を抜け漏れなく洗い出す

「課題の優先順位の決定」の「納得感」を高めるには、

まず、ゴールと現状のギャップである課題(解決すべき問題)の洗い出しが必要です。

課題の洗い出しで抜け漏れが発生すると、

プロジェクト
メンバー

「あれ、なんかあの課題がそもそも抜けてない、、、?」

などの疑問が生じ、「課題の優先順位の決定」の「納得感」が損なわれてしまいます。

更に、優先順位が高い課題の解決策を検討している(もしくは、すでに解決策を実行している)場合でも、

プロジェクト
メンバー

「そう言えば、その課題って、検討したんやったけ、、、?」「検討したけど、解決しないことにしたのか、そもそも検討してないのかどっちやろ、、、?」

となり、「プロジェクト」を前に進めることができなくなり、出戻り発生してしまいます。

課題の整理を行う

課題を抜け漏れなく洗い出した後は、課題の整理を行います。

課題の整理とは、重複している課題(表現は違えど同じことを言っている課題)を纏めたり、課題を分かり易いようにカテゴリ分けする作業になります。

課題の整理を行わないと、課題の優先順位を決定する際にも、

プロジェクト
メンバー

「この課題と、この課題は言ってること同じよね、、、」「課題が分類されてないから、課題数が多過ぎて、全体像がよく分からへん、、、」

となり、結局、「課題の優先順位の決定」が行き詰ったり、「納得感」の高い「課題の優先順位の決定」ができないことになります。

課題の優先順位を決定する

課題の整理を行った後、いよいよ課題の優先順位付けを行うことになりますが、ここで1点注意して欲しいことがあります。

それは、

・「プロジェクト」では、すべての課題は解決できない

ということです。

あなた

えっ!? 課題って解決すべき問題なので、全部解決しないとダメなのでは?

と思われたかもしれませんが、

「プロジェクト」には、期限、使える費用、メンバーの数などの制限があります。

もちろん、できる限り多くの課題を解決することが望ましいですが、時間にも、お金にも、人にも限りがあるので、プロジェクトゴールを達成するために、プロジェクト活動で最大の成果を残すために、課題に優先順位をつけて、優先順位の高いものから、課題を解決する必要があります。

そして、課題の優先順位をつけるうえでのポイントは、課題を

  • 「プロジェクト」の期限内に、「絶対にやること」(完了させること)
  • 「絶対にやること」を終えてから、「次にやること」(可能な限り完了させること)
  • 今回の「プロジェクト」では、「やらないこと」(手を出さないこと)

の3つに分類することです。

特に、「プロジェクト」の期限内では、「やらないこと」(手を出さないこと)を明確にすることが大切で、

「やらないこと」を明確にすることで、課題の優先順位がよりハッキリします。

「やらないこと」を明確にしないと、結局、「何がなんでもやる」「どれだけ残業してもやる」となり、プロジェクトメンバーの負荷が高まり、「プロジェクト」が不健全な状態に陥ってしまいます、、、

更に、課題を「絶対にやること」「次にやること」「やらないこと」の3つに分類する際には、「課題の優先順位の決定」の「納得感」を高めるためにも、基準を明確にすることが重要です。

例えば、整理された課題に対して、

  • その課題を解決することで、プロジェクトゴールの達成に大きく貢献できる「3点」、貢献できる「2点」、貢献が少ない「1点」
  • その課題を解決することは、時間もコストもかからない「3点」、時間とコストのどちらかがかかる「2点」、時間もコストもかかる「1点」
  • その課題を解決することは、多くの組織や部門にとって有益である「3点」、一部の組織や部門にとって有益である「2点」、限られた特定の人にだけに有益である「1点」

というように、「ゴールへの貢献度」「課題解決の難易度」「組織や部門への影響度」の3つの軸からそれぞれ得点をつけて、

7点以上は「絶対にやること」、4点以上6点以下は「次にやること」、3点以下は「やらないこと」など、

明確な基準で分類することで、「課題の優先順位の決定」の「納得感」を高めることができます。

ヤミシタ

ここでは、それぞれの点数の付け方を、曖昧な表現で書いていますが、実際の「プロジェクト」では、何をもって「3点」とするか?どのような基準で「2点」とするか?など、点数の付け方にも明確な基準が必要になります!

どのように「解決策の検討と選択」の「納得感」を高めると良いのか?

ここで、白川 克・榊巻 亮 著『業務改革の教科書』の中で紹介されている方法をご紹介しますが、

議論はすべて、「選択肢を挙げる(風呂敷を広げる)」→「選択する(風呂敷を畳む)」という「発散/収束モデル」の流れに沿うこと。

議論を行う際に、「上手に風呂敷を広げて、素早く畳むために外せない3要素」は下記の通りである。

・適切な論点

・出しきった選択肢

・選択に足りる情報

白川 克・榊巻 亮 著『業務改革の教科書』(2013)

とあります。

なので、どのように「解決策の検討と選択」の「納得感」を高めると良いのか?というと、

  1. 適切な「論点」を設定する
  2. 「選択肢」を出しきる
  3. 納得できる「理由」や「根拠」かを確認する

の3ステップを順番に実行すると良いです。

適切な「論点」を設定する

「課題の優先順位の決定」において、「絶対にやること」「次にやること」「やらないこと」が決まった後、「解決策の検討と選択」をするための議論に移りますが、まずは、適切な「論点」を設定することが大切です。

あなた

はて? 「論点」ってあんまり聞かへんけど、なんぞや、、、?

と思われたかもしれませんが、

「論点」とは、

・「議論の中心」(を何にするか?)

のことです。

「論点」が適切でない場合は、

プロジェクト
メンバー

「絶対にやること」の課題に対して、解決策を議論しましょう!

などといきなり言われ、

プロジェクト
メンバー

「絶対にやること」の課題も複数あるし、一体、どれの解決策を考えれば良いのやら、、、?

と「論点」=「議論の中心」=「何を議論したいのか」が分からずに、混乱してしまいます。

適切な「論点」を設定した場合は、

プロジェクト
メンバー

「絶対にやること」の課題の中で、「何から解決すれば一番効果があるか?」を議論しましょう!

などと言われ、「絶対にやること」の課題の中で、

  • 『5-4.短時間で成果を残す原則(3)良循環を起こす』の記事でもご紹介した、良循環を起こせるような課題は何か?(その課題を解決すれば、次の課題にも良い影響を起こせるような課題は何か?)
  • 『5-5.短時間で成果を残す原則(4)センターピンを倒す』の記事でもご紹介した、その課題を解決すれば、その他もすべてがうまくいくような課題は何か?

など、「真っ先に取り組むべき課題は何か?」を考えること、選択することに集中できるようになり、議論も活発になります。

「真っ先に取り組むべき課題は何か?」を検討した後で、

プロジェクト
メンバー

「真っ先に取り組むべき課題をどのように解決するのが、一番効率が良いか?」を議論しましょう!

と言われると、真っ先に取り組むべき課題に対しての、「具体的な解決策」と「その中でも一番効率が良い方法が何か?」ということを、集中して考えること、選択すること、そして、活発に議論することができます。

ヤミシタ

「プロジェクト」の意思決定において、複数人で議論する際は、必ず、「何について議論がしたいのか?」という「論点」を適切に設定したうえで、議論を開始することが大切です! 「論点」が適切でないと、議論がバラバラになり、「納得感」の高い意思決定ができなくなります、、、

「選択肢」を出しきる

適切な「論点」を設定したうえで、解決策の検討を開始できたら、次は、「選択肢」を出しきることに集中する必要があります。

一人ではなく、複数人で「選択肢」を出しきってこそ「納得感」の高い意思決定が可能になります。

プロジェクト
メンバー

どれだけ多くの解決策を出せるか、みんなで競争しましょう! 一番多くの解決策を出せた人には、豪華な景品(役員からのありがたいメッセージなど!?)用意してますよ!?

などと、楽しみながらでも良いので、複数人で「選択肢」を出しきり、「選択肢」を出しきった後に、それぞれ「選択肢」を出したメンバーから、解決策に対する説明を行い、その解決策が良いと思う「理由」や「根拠」を全員で共有することが大切です。

納得できる「理由」や「根拠」かを確認する

「選択肢」を出しきり、それぞれの解決策が良いと思う「理由」や「根拠」を共有できたら、

・『どんな「理由」や「根拠」であれば、納得して選択(決定)ができるか?』

という選択に足りる情報が何か」を全員で検討します。

それぞれの解決策に対する「理由」や「根拠」の中で、

プロジェクト
メンバー

『この「理由」やったら、プロジェクトメンバーだけでなく、利害関係者も納得してもらえるな!』『この「根拠」があれば、誰にも文句言われようがないな!』

などの、決定的な「理由」や「根拠」を探し出して、解決策を選択(決定)するうえで、納得できる「理由」や「根拠」かを確認することが大切です。

ヤミシタ

もし、出しきった「選択肢(解決策)」に対する「理由」や「根拠」が決定的でないと感じたら、決定的になるように、更に、「理由」や「根拠」を付け加えるか(更なる裏取りをするか)、「選択肢(解決策)」をもう一度ひねり出して、「納得感」を高めることが大切です!

まとめ

  • 「プロジェクト」は、意思決定の連続であること
  • 意思決定とは、ある状況において、ゴール(目標)を達成するために、複数の選択肢から、最善の選択を行うこと
  • 「プロジェクト」の士気を高め、プロジェクトメンバーのモチベーションを維持し、プロジェクトゴールを達成するためにも、意思決定の「納得感」を高めること
  • 「ゴールの設定」では、SMARTなゴールとし、魅力的かどうかにこだわること
  • 「課題の優先順位の決定」では、明確な基準を定めること。また、すべての課題を解決しようとしないこと
  • 「解決策の検討と選択」では、適切な「論点」を設定し、「選択肢」を出しきり納得できる「理由」と「根拠」かを確認すること

一つ一つの意思決定の「納得感」を高めることは、簡単なことではないですが、一つ一つの意思決定の「納得感」を高めることが、確実に、プロジェクトゴールの達成につながります。

(意思決定の「納得感」を高めずに、プロジェクトゴールを達成することはできません、、、)

あなたが、一つ一つの意思決定の「納得感」を高めることができるようになり、「プロジェクト」のゴールを達成できることで、あなたの人生がより良いものになることを、心から願っています!

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6.プロジェクトを完遂したい