6-6.プロジェクトを成功に導く秘訣(5)意思決定の納得感を高める

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「6-5.プロジェクトを成功に導く秘訣(4)プロジェクトルールを決める」の記事にて、

不要な混乱や対立を避け、プロジェクトを円滑に進めることで、プロジェクトゴールを達成するためにも、コミュニケーションルールも盛り込まれたプロジェクトルールを決めて欲しいこと

をお伝えしました。

今回の記事も含めて、具体的に「プロジェクトを成功に導く秘訣」について、詳しく解説しますので、あなたが日常生活で、仕事をするうえで、「使える!」と思ったものは、どんどん実践してみてください!

「プロジェクトを成功に導く秘訣」の5つ目は、

・意思決定の納得感を高める

です。

ヤミシタ

プロジェクトの士気を高め、プロジェクトメンバーのモチベーションを維持し、プロジェクトのゴールを達成するためにも、「意思決定の納得感を高める」ことが重要です。誰も、全然納得できない意思決定がされるプロジェクトなんか続けたくないですよね!

なぜ、「意思決定の納得感」を高めることが重要なのか?

プロジェクトでは、多くの意思決定が求められます。

「プロジェクトは、意思決定の連続である」と言えます。

もう、「何回意思決定せなあかんねん!」とツッコミを入れたくなるぐらい意思決定の回数は多いです。

そもそも「意思決定とは?」と思われたかもしれませんが、

・意思決定とは、ゴール(目標)を達成するために、ある状況において複数の選択肢から、最善の選択を行うこと

です。

プロジェクトでは、意思決定を行うこと、すなわち、「複数の選択肢から、最善の一つを選択する」ということが何度も、何度もあります。

その一つ一つの意思決定において

  • 「確かに、この状況では、この選択がベストやな」
  • 「難しい選択やけど、これを選ぶしかないよな」
  • 「ここは、当然この選択で良いな」

など、プロジェクトメンバーの納得感を高めることが重要です。

意思決定に対して

  • 「なんでそれを選択するねん!?」
  • 「それは、一部の人が得するだけじゃないの?」
  • 「中長期的な視点でみたら、絶対こっちの選択の方が良いのに、、、」

など、プロジェクトメンバーの納得感を得られない場合、プロジェクトメンバーには、不満が蓄積していくことになります。

「絶対、あの選択間違ってるわ、、、」などと思いながら作業をしていて、プロジェクトメンバーのパフォーマンスが向上するハズがありません。

また、不満を抱えているのが、1人であればまだマシですが、同じ不満を抱えているメンバーが複数人いる場合は、すぐに共感し合い、その不満は他のメンバーにも伝播していく可能性があります。

最悪の場合、不満を抱えているメンバーが中心となり抵抗勢力が形成され、プロジェクトを進めていくことが難しくなることもあります。

プロジェクトの抵抗勢力が巨大になると、もう手が付けれなくなりますので、(事態を収拾するのに、大きな時間とエネルギーが必要になり、通常のプロジェクト活動どころではなくなるので)そうならないためにも、一つ一つの意思決定を、プロジェクトメンバーにとって納得感の高いものにすることが重要です。

どうすれば、「意思決定の納得感」を高めることができるのか?

プロジェクトの大きな流れとしては、

  1. プロジェクトの目的とゴールを(魅力的なものに)設定する
  2. ゴールと現状のギャップ=課題(解決すべき問題)を洗い出した後、課題の優先順位を決定する
  3. 優先順位の高い課題から、解決策を検討し、決定する
  4. 解決策を「誰が、いつまでに、どのような手順で実行するか」を計画する
  5. 計画に沿って実行する(※)
  6. プロジェクトのゴールを達成する

※「(5)計画に沿って実行する」では、下記のことを行う

  • 計画通りに実行されているか?進捗状況を管理する
  • 課題は解決されているか?新しい課題が発生していないか?課題管理を行う
  • 進捗状況が芳しくない場合、課題が解決されない場合、新しい課題が発生した場合は、「2.課題の優先順位を決め」「3.解決策を検討・決定し」「4.計画を修正し」「5.再度実行する」を繰り返す

となります。

プロジェクトで行う大きな意思決定としては、

  1. ゴールの決定
  2. 課題の優先順位の決定
  3. 解決策の決定

の3つなり、それぞれで納得感の高い意思決定が求められます。

どうすれば、「ゴールの決定」に対する納得感を高められるか?

「(1)ゴールの決定」においては、「2-1.自分の人生を生きるには、何よりもまず人生のゴールを明確にすること」の記事でも書いている通り、

「SMART(スマート)なゴール」かどうか?「Specific(具体的)」「Measurable(測定可能)」「Attractive(魅力的)」「Realistic(現実的)」「Time-bound(期限)」の5つの要素が満たされているかどうか?

を確認してみてください。

「6-2.プロジェクトを成功に導く秘訣(1)魅力的な目的とゴールを設定する」の記事でも書いている通り、特に、プロジェクトのゴールが「Attractive(魅力的)かどうか?」を一番大切にしてください!

プロジェクトのゴールが、プロジェクトメンバー全員が、

  • 「何をしてでも、絶対、達成したい!」
  • 「このゴールの達成のためなら、頑張れる!苦しいこと、辛いことでも耐えられる!」

と言えるものにしてください!

プロジェクトメンバー以外の利害関係者にとっても、

  • 「そのゴールはぜひ達成して欲しい!」
  • 「そのゴールの達成のためなら、できることは喜んで協力する!」

と言われるものにしてください!

どうすれば、「課題の優先順位の決定」に対する納得感を高められるか?

「(2)課題の優先順位の決定」において、意思決定の納得感を高めるためにも、まずは、ゴールと現状のギャップである課題(解決すべき問題)の洗い出しが必要です。

課題の洗い出しで抜け漏れが発生すると、「あの課題がそもそも抜けてない?」という疑問が生じ、意思決定の納得感が損なわれてしまいます。

課題を抜け漏れなく洗い出した後は、課題の整理を行います。

課題の整理とは、重複している課題(表現は違えど同じことを言っている課題)を纏めたり、課題を分かり易いようにカテゴリ分けする作業になります。

課題の整理が行えた後、いよいよ課題の優先順位付けを行うことになりますが、ここで1点注意して欲しいことは、ほとんどの場合、プロジェクトでは、すべての課題解決できないということです。

プロジェクトには、期限、使える費用、メンバーの数などに限りがあります。

もちろん、できる限り多くの課題を解決することが望ましいですが、時間、お金、人に限りがあるので、プロジェクトゴールを達成するために、プロジェクト活動で最大の成果を残すために、課題に優先順位をつけて、優先順位の高いものから、課題を解決する必要があります。

課題の優先順位をつけるうえでのポイントは、

課題をプロジェクト内で「絶対にやること」「次にやること」「やらないこと」の3つに分類することです。

特に、プロジェクト内で「やらないこと」を明確にすることが大切です。

「やらないこと」を明確にすることで、プロジェクトの優先順位がよりハッキリします。

「やらないこと」を明確にしないと、結局、「何がなんでもやる」「どれだけ残業してもやる」となり、プロジェクトメンバーの負荷が高まり、プロジェクトが不健全な状態に陥ってしまいます。

更に、課題を「絶対にやること」「次にやること」「やらないこと」の3つに分類する際に、納得感を高めるためにも、基準を明確にすることが大切です。

例えば、整理された課題に対して、

  • その課題を解決することで、プロジェクトゴール達成に大きく貢献できる「3点」、貢献できる「2点」、貢献が少ない「1点」
  • その課題を解決することは、時間もコストもかからない「3点」、時間とコストのどちらかがかかる「2点」、時間もコストもかかる「1点」
  • その課題を解決することは、多くの組織や部門にとって有益である「3点」、一部の組織や部門にとって有益である「2点」、限られた特定の人にだけに有益である「1点」

というように、ゴールへの貢献度、課題解決の難易度、組織や部門への影響度の3つの軸からそれぞれ得点をつけて、

7点以上は「絶対にやること」、4点以上6点以下は「次にやること」、3点以下は「やらないこと」など、

明確な基準で分類することで、納得感を高めることができます。

(ここでは、それぞれの点数の付け方を、曖昧な表現で書いていますが、実際のプロジェクトでは、何をもって「3点」とするか?どのような基準で「2点」とするか?など、点数の付け方にも明確な基準が必要になります)

どうすれば、「解決策の決定」に対する納得感を高められるか?

「(3)解決策の決定」に関しては、白川 克・榊巻 亮 著『業務改革の教科書』の中で記載されている方法をご紹介しますが

議論はすべて、「選択肢を挙げる(風呂敷を広げる)」→「選択する(風呂敷を畳む)」という「発散/収束モデル」の流れに沿うこと。

議論を行う際に、「上手に風呂敷を広げて、素早く畳むために外せない3要素」は下記の通りである。

・適切な論点

・出しきった選択肢

・選択に足りる情報

白川 克・榊巻 亮 著『業務改革の教科書』(2013)

とあります。

「(2)課題の優先順位の決定」において、「絶対にやること」「次にやること」「やらないこと」が決まった後、解決策を検討するための議論に移りますが、まずは、適切な論点を設定することが重要です。

論点とは、

・「議論の中心を何にするか?」

のことです。

論点が適切でない場合は、

・「絶対にやること」の課題に対して、解決策を議論しましょう!

などと言われ、「絶対にやること」の課題も複数あるし、どれの解決策を考えれば良いのか、、、と混乱してしまいます。

適切な論点を設定した場合は、

・「絶対にやること」の課題の中で、「何から解決すれば一番効果があるか?」を議論しましょう!

などと言われ、「絶対にやること」の課題の中で、

  • 「5-4.短時間で成果を残す原則(3)良循環を起こす」の記事でも解説した、良循環を起こせるような課題は何か?(その課題を解決すれば、次の課題にも良い影響を起こせるような課題は何か?)
  • 「5-5.短時間で成果を残す原則(4)センターピンを倒す」の記事でも解説した、その課題を解決すれば、その他すべてがうまくいくような課題は何か?

など、「真っ先に取り組むべき課題は何か?」を考えること、選択することに集中できるようになり、議論も活発になります。

「真っ先に取り組むべき課題は何か?」を検討した後で、

・「真っ先に取り組むべき課題をどのように解決するのが、一番効率が良いか?」を議論しましょう!

と言われると、真っ先に取り組むべき課題に対しての、具体的な解決策、そして、その中でも一番効率が良い方法が何か?ということを、集中して考えること、選択することができます。

「何について議論がしたいのか?」という論点を適切に設定したうえで、議論を開始することが大切です。

そして、適切な論点を設定したうえで、議論を開始したら、次は、「選択肢を出しきる」ことに集中する必要があります。

一人ではなく、複数人で選択肢を出しきってこそ、納得感の高い意思決定が可能になります。

複数人で選択肢を出しきり、その選択肢を出した、それぞれの理由や根拠を全員で共有したら、最後に「どんな理由や根拠であれば、納得して選択(決定)ができるか?」という選択に足りる情報が何かを全員で検討します。

各選択肢に対する理由や根拠の中で、

  • 「この理由やったら、プロジェクトメンバーだけでなく、利害関係者も納得してもらえるな」
  • 「この根拠があれば、誰にも文句言われようがないな」

などの、決定的な理由や根拠を探してください!

もし、出しきった選択肢に対する理由や根拠が決定的でないと感じたら、決定的になるように更に理由や根拠を付け加えるか(更なる裏取りをするか)、選択肢をもう一度ひねり出す必要があります。

ここまでで、プロジェクトで行う大きな意思決定である、「(1)ゴールの決定」「(2)課題の優先順位の決定」「(3)解決策の決定」の3つについて、詳しく解説してきましたが、ぜひ、あなたのプロジェクトで行う意思決定において、ご紹介した内容を参考にしてみてください!

SMARTなゴールを、特に、魅力的なゴールを設定してください!

明確な基準で、課題の優先順位を決めてみてください!

決して、すべての課題を1つのプロジェクト内で解決しようとしないでください。

(欲張っても良い結果にはほとんどの場合なりません、、、)

ぜひ、適切な論点を設定し、選択しを出しきり、納得できる理由と根拠を基に、意思決定を行ってみてください!

まとめ

  • 「プロジェクト」は、意思決定の連続である
  • 意思決定とは、ゴール(目標)を達成するために、ある状況において複数の選択肢から、最善の選択を行うこと
  • プロジェクトの士気を高め、プロジェクトメンバーのモチベーションを維持し、プロジェクトのゴールを達成するためにも、「意思決定の納得感を高める」ことが重要である
  • ゴールの決定では、SMARTなゴールを、特に、魅力的なゴールを設定すること
  • 課題の優先順位は、明確な基準で決めること。すべての課題を解決しようとしないこと
  • 解決策は、適切な論点を設定し、選択しを出しきり納得できる理由と根拠を基に決めること

一つ一つの意思決定の納得感を高めることは、簡単なことではないですが、一つ一つの意思決定の納得感を高めることが、確実に、プロジェクトのゴールを達成することにつながります。

(意思決定の納得感を高めずに、プロジェクトのゴールを達成することは、できません)

あなたが、あなたのプロジェクトにおいて、一つ一つの意思決定の納得感を高めることができるようになり、プロジェクトのゴールを達成できることで、あなたの人生がより良いものになることを、心から願っています!

「ゴール設定・課題設定」のアイキャッチ画像のアイキャッチ画像

2-1.自分の人生を生きるには、何よりもまず人生のゴールを明確にすること

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5-4.短時間で成果を残す原則(3)良循環を起こす

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5-5.短時間で成果を残す原則(4)センターピンを倒す

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9-11.業務改革に携わる誰もが役に立つオススメの本『業務改革の教科書』

6.プロジェクトを完遂したい