6-11.プロジェクトを成功に導く秘訣(10)主体性を発揮する

「プロジェクトを成功に導く方法」のアイキャッチ画像

「6-10.プロジェクトを成功に導く秘訣(9)抵抗勢力と向き合う」の記事にて、

・抵抗勢力(反対者)の意見を聞き、取り入れるべき部分は取り入れて、味方にして欲しいこと、抵抗の兆候を見逃さず、抵抗勢力(反対者)をなるべく早期に発見して欲しいこと

をお伝えしました。

今回の記事も含めて、具体的に「プロジェクトを成功に導く秘訣」について、詳しく解説しますので、あなたが日常生活で、仕事をするうえで、「使える!」と思ったものは、どんどん実践してみてください!

「プロジェクトを成功に導く秘訣」の10個目は、

・主体性を発揮する

です。

ヤミシタ

良いプロジェクトチームでは、各自がそれぞれ「主体性」を発揮して、プロジェクトゴールの達成のために、自発的に動いています!待っていても、悪い状況は打破できませんので、自ら行動し、次々と手を打って行くことが大切です!

「主体性を発揮する」とは?

「主体性を発揮する」とは、

  • 自ら欲しい情報を取りに行くこと
  • 自分の頭で真剣に考えること
  • 自ら人を説得し、人に動いてもらうこと

です。

自ら欲しい情報を取りに行くこと

「主体性を発揮する」ということは、「自ら欲しい情報を取りに行く」ということです。

プロジェクトの計画段階においても、実行段階においても、お客様や現場の方々が、

  • 本当に望むことは何なのか?何よりも達成して欲しいことは何なのか?
  • 一番苦労していることは何なのか?これだけは無くして欲しいものは何なのか?
  • 最も変えたいと思っていることは何なのか?逆に、絶対変えたくないことは何なのか?

ということを、実際に、直接聞きに行くということです。

お客様に直接聞かなければ、現場に行って肌で感じなければ、分からないこと、気づけないこと、理解できないことは、沢山あります。

自らお客様先に、現場に行き、欲しい情報は直接聞き出すことが大切です。

自分の頭で真剣に考えること

「主体性を発揮する」ということは、「自分の頭で真剣に考える」ということです。

プロジェクトの計画段階においても、実行段階においても、

  • 本当に達成したいゴールは何なのか?どうすれば魅力的なゴールになるのか?
  • どんな作業を、どういう順番で行うことが、プロジェクトにとって一番良いのか?
  • どの課題から取り組み、どのような解決策を実行すると、最善の結果を得られるのか?

ということを、まずは、自分の頭で真剣に考える必要があります。

良いアイデアは、会議の場だけで(少しの時間考えただけで)出てくるものではありません。

そのことだけを100%ずっと考えることは難しいですが、頭の片隅数%でも良いので、考え続けることで、良いアイデアは生まれます。

良いアイデアを、頭の片隅でも良いので、考え続けると、

「こうすれば良いかも!」「このアイデア使えるかも!!」「これはイケるぞ!!!」

というアイデアが降ってくるものですので、良いアイデアが浮かんだら、その都度、メモに書き留めておくことが大切です。

自ら人を説得し、人に動いてもらうこと

「主体性を発揮する」ということは、「自ら人を説得し、人に動いてもらう」ということです。

プロジェクトの計画段階においても、実行段階においても、

  • お客様、現場の方々の要望を吸い上げるために、意見を集約してもらうこと
  • お客様、現場の方々の現状を把握するために、ヒアリングの時間を作ってもらうこと
  • お客様、現場の方々に、試作品を使ってもらい、フィードバックをもらうこと

など、プロジェクトでは、お客様、現場の方々を含む、多くの関係者に協力を依頼して、何かしらの行動をしてもらう必要があります。

関係者の協力を得られなければ、プロジェクトゴールは達成できません。

お客様、現場の方々を含む、多くの関係者に協力を依頼して、何かしらの行動をしてもらうには、きちんとした説明(説得)と、少しでも負担をかけないような配慮、および、協力して頂いたことに対する感謝が、必要不可欠です。

なぜ、「主体性を発揮する」ことが大切なのか?

なぜ、「主体性を発揮する」ことが大切なのか?というと、

  • 待っていても、欲しい情報は手に入らないから
  • 各自が真剣に考えるからこそ、良いアイデアが生まれるから
  • 淡い期待を抱いても、人は動いてくれないから

です。

待っていても、欲しい情報は手に入らないから

「主体性」を発揮しないで、欲しい情報を待っているだけでは、欲しい情報は手に入りません。

欲しい情報が、向こうからやってくることは、十中八九、ありません。

お客様や現場の方々に対して、

「何かプロジェクトに対する要望あったら言って下さいね!」

と言って、放置していたら、「数日後に、どんどん意見が寄せられた!」ということは、ありません。

お客様には、お客様の仕事が、現場の方々には、現場の方々のやるべきことがあります。

お客様や現場の方々の要望や困りごと、現状を把握したいのなら、迷惑が掛からないように、最大限の配慮をしたうえで、直接聞きに行き、欲しい情報を自ら手に入れるしかありません。

各自が真剣に考えるからこそ、良いアイデアが生まれるから

プロジェクトは、意思決定の連続で、計画段階においても、実行段階においても、「ゴール」や「プロジェクト計画」、「課題解決策」などを、考え続ける必要があります。

「主体性」を発揮しないで、考えることを他人任せにしていては、良いアイデアは生まれません。

各プロジェクトメンバーが

「誰かが、良いアイデアを持ってきてくれるやろ!」

と思いながら過ごしていれば、いざ、アイデア出しの会議をしても、その場で考えた思い付きのアイデアしか出てこなくなります。

思い付きのアイデアをどれだけ集めても、「全員がワクワクするような魅力的なゴール」「誰もが納得するようなプロジェクト計画」「これしかないと思える課題解決策」は、生まれません。

頭の片隅でも良いので、各自が真剣にアイデアを考え続けたうえで、アイデアを出し合い、意見交換を行うからこそ、良いアイデアは生まれます。

淡い期待を抱いても、人は動いてくれないから

「主体性」を発揮しないで、淡い期待を抱いても、人は動いてくれません。

お客様や現場の方々に対して、

「今度、試作品を送っておくので、使ってみて、フィードバック纏めて送って下さいね!」

と言うだけでは、実際に、試作品を使ってもらうことも、もし、使ってもらえたとしても、試作品のフィードバックを纏めてくれることは、ありません。

  • まずは、なるべく負荷を掛けないで、試作品を使ってもらえるように段取りをすること
  • 試作品は、現状と比較して何が変わって、どこに着目して使って欲しいか説明すること
  • フィードバックして欲しい項目をまとめ、簡単に回答してもらえるように準備すること

など、「主体性を発揮する」ことで、協力してもらい易くすること、人に動いてもらい易くすることが大切です。

どのように、「主体性を発揮する」と良いのか?

どのように、「主体性を発揮する」と良いのか?というと、

  • プロジェクトゴールを完全に明確にする
  • プロジェクトメンバーの役割分担を明らかにする
  • プロジェクトルールとして明示する

と良いです。

プロジェクトゴールを完全に明確にする

各プロジェクトメンバーに「主体性」を発揮してもらうには、何よりもまず、「プロジェクトゴールを完全に明確にする」必要があります。

ゴールが完全に明確でなければ、「主体性」を発揮しようがありません。

「どこに向かって動けば良いのか?」も分からない状態では、動きたくても動けません。

「6-2.プロジェクトを成功に導く秘訣(1)魅力的な目的とゴールを設定する」の記事でも書いている通り、

ゴールを、(可能な限り)下記の5つの要素を満たす「SMART(スマート)なゴール」にすることで、完全に明確にして、「主体性」を発揮してもらうことが大切です。

  • Specific(具体的):曖昧さがなく、内容が完全に明確で、誰が読んでも分かること
  • Measurable(測定可能):達成できたかどうか、確認できること
  • Attractive(魅力的):達成したときも、達成させようとするときも、ワクワクすること
  • Realistic(現実的):現実的に考えて、達成可能なこと
  • Time-bound(期限):いつまでに達成すれば良いのか? 期限が明確であること

もちろん、すべての「主体性」は、プロジェクトゴールを達成するために、発揮されるべきです。

プロジェクトメンバーの役割分担を明らかにする

また、各プロジェクトメンバーに「主体性」を発揮してもらうには、「プロジェクトメンバーの役割分担を明らかにする」必要もあります。

プロジェクトゴールが完全に明確になった後、そのゴールを達成するために、各プロジェクトメンバーに役割(具体的に「何を」「いつまでに」するかが決められた作業など)が割り振られます。

そして、各プロジェクトメンバーは、その明らかになった役割(「何を」「いつまでに」するか)に基づいて、「主体性」を発揮して、期日までに役割を果たせるようにします。

たまに、

「プロジェクトゴールを達成するために、やれることは何でもやって!」

というような指示が出されているのを聞きますが、やはり役割分担は必要で、役割分担が無ければ、

「あれ、それもう、こっちでやってますけど、、、」

というような作業の重複(ムダな作業)が発生したり、

「えっ、この作業は誰も手を付けてないの、、、」

というような作業の抜け漏れも発生してしまい、プロジェクトメンバーが混乱してしまいます。

プロジェクトルールとして明示する

そして、各プロジェクトメンバーに「主体性」を発揮してもらうには、「プロジェクトルールとして、明示する」ことが効果的です。

プロジェクトを始める段階で、プロジェクトルールとして、

  • 本プロジェクト内では、「主体性を発揮する」こと
  • 自ら情報を取りに行き、自分の頭で真剣に考え、自ら人を説得して人に動いてもらうこと
  • 決して待たないこと、他人任せにしないこと、淡い期待を抱かないこと
  • 「主体性」を発揮しているメンバーを称賛し、「主体性」を発揮していない場合は、役職や立場、年齢など関係なく、「主体性」を発揮するように促すこと

などを決めて、プロジェクトメンバーおよび、社内外のプロジェクト関係者に周知すると良いです。

プロジェクトマネージャーから、社内外のプロジェクト関係者(お客様や現場の方々)に対して、

「今回、主体性を発揮することをルールとしてるから、うちの若手メンバーから、どんどん質問やヒアリングの依頼が来ると思うけど、対応お願いしますね!もし、負荷が掛かり過ぎたら、コソッと教えてくださいね!!」

などと周知しておくと、より「主体性」を発揮しやすくなります。

まとめ

  • 「主体性を発揮する」とは、自ら情報を取りに行き、自分の頭で真剣に考え、自ら人を説得して人に動いてもらうこと
  • 「主体性を発揮する」には、ゴールを完全に明確にし、役割分担を決めて、プロジェクトルールとして明示すること

プロジェクトメンバーが「主体性を発揮する」ことで、プロジェクトは、ゴールの達成に向けて、突き進んで行くことができるようになります。

各プロジェクトメンバーに「主体性」を発揮してもらうには、環境を整えることが必要不可欠で、一番肝心なのは、「主体性を発揮しても良い」「主体性を発揮しなければダメだ!」と実感してもらうことです。

各プロジェクトメンバーが「主体性」を発揮して、活き活きとプロジェクトゴール達成に向けて自ら行動することで、プロジェクトが円滑に進むようになり、あなたの人生がより良いものになることを、心から願っています!

6.プロジェクトを完遂したい