6-21.プロジェクトを成功に導く秘訣(20)プロセスを可視化する

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「6-20.プロジェクトを成功に導く秘訣(19)『7つの習慣』に従う」の記事にて、

・何よりもまず「相手を理解すること」から始めて欲しいこと、そして、相手を理解したうえで、「Win-Winを考える」こと、「相乗効果を発揮する」ことを実践して欲しいこと

をお伝えしました。

今回の記事も含めて、具体的に「プロジェクトを成功に導く秘訣」について、詳しく解説しますので、あなたが日常生活で、仕事をするうえで、「使える!」と思ったものは、どんどん実践してみてください!

「プロジェクトを成功に導く秘訣」の20個目は、

・プロセスを可視化する

です。

ヤミシタ

「プロセス」には、工程(仕事や作業を進めていく順序)や過程(ある結果に達するまでの道筋)という意味があります。「プロセスの可視化」では、「今後の進め方」と「今までの道筋」を明らかにするという2つの可視化が大切です!

「プロセスを可視化する」とは?

「プロセスを可視化する」とは、

  • ゴールを達成するための工程を可視化すること
  • 意思決定の過程を可視化すること

です。

ゴールを達成するための工程を可視化すること

複数人で協力して、同じゴールを達成することを目指すプロジェクトでは、プロジェクトのゴールを決めることが何よりも大切ですが、プロジェクトのゴールが決まった後は、

「ゴールを達成するための工程を可視化すること」が大切です。

ゴールを達成するための工程を可視化するとは、

  • ゴールをどのように達成するのか?節目節目で達成すべき中間目標は何なのか?
  • どのぐらいの人数で、どのような体制でゴールを達成するのか?
  • どのぐらいのコストと期間をかけて、どんなスケジュールでゴールを達成するのか?

などを明らかにすることです。

ゴールを達成するための工程を可視化することで、「今後の進め方」が明らかになります。

意思決定の過程を可視化すること

プロジェクトは、意思決定の連続で、「ゴールの設定」「課題の優先順位付け」「解決策の決定」など、常に何かしらの意思決定が求められます。

複数人で協力して、円滑にプロジェクトを進めていくためには、「意思決定の過程を可視化すること」が大切です。

意思決定の過程を可視化するとは、

  • 誰が参加して、どのような議論を経て、結論が導き出されたのか?
  • どんな選択肢の中から、どのように絞り込んでいったのか?
  • 何が決め手となって、意思決定がされたのか?

などを明らかにすることです。

意思決定の過程を可視化することで、「過去の経緯」が明らかになります。

なぜ、「プロセスを可視化する」ことが大切なのか?

なぜ、「プロセスを可視化する」ことが大切なのか?というと、

  • 今後、関係者間で協力して作業を進めれるようになるから
  • 過去の意思決定に対して、納得できるようになるから

です。

今後、関係者間で協力して作業を進めれるようになるから

「ゴールを達成するための工程を可視化すること」で、「今後の進め方」が明らかになり、今後、関係者間で協力して、プロジェクトゴールを達成するための作業を進めれるようになります。

プロジェクトでは、関係者が非常に多くなりますが、それぞれの関係者が

  • 今後、どのような進め方でプロジェクトゴールを達成するのか?
  • 今後の進め方の中で、どのような役割と責任を担っているのか?
  • いつまでに、どんな作業を行い、何を達成しなければならないのか?

などを理解し、共通認識を持つことで、お互いに協力して作業を行うことができるようになります。

ゴールを達成するための工程が可視化できていなければ、プロジェクトの関係者は、

「今、自分が何をすべきか?」「今、相手が何をしているか?」

も分からないので、お互いに協力することは、到底できません、、、。

過去の意思決定に対して、納得できるようになるから

「意思決定の過程を可視化すること」で、「過去の経緯」が明らかになり、プロジェクトの関係者が、過去の意思決定に対して、納得できるようになります。

プロジェクトの関係者全員が、プロジェクトで行われるすべての意思決定に携わるのは、不可能です。

プロジェクトでは、メンバー全員で行う意思決定もありますが、与えられた役割や作業を行うチームなどの単位で行う意思決定も、多く存在します。

プロジェクトに、後から参加することになるメンバーや、節目節目にだけ参加する関係者(決裁権をもつ経営層など)もいます。

プロジェクト内で行われる、大小様々な意思決定の一つ一つで、「意思決定の過程を可視化すること」で、意思決定に参加していない関係者にも、納得してもらうことが大切です。

意思決定の過程を可視化していなければ、意思決定に参加していなかったメンバーに、

  • 何で、この結論に至ったの?どんな議論がされたの?
  • ちゃんと、あの選択肢は検討した?そもそも選択肢に抜け漏れがなかった?
  • 何が決め手で意思決定したの?なぜ、そんな意思決定をしたの?

など、必ず、質問や指摘をされることになり、場合によっては、再度、意思決定のやり直しが必要になります、、、。

どのように、「プロセスを可視化する」ことが大切なのか?

どのように、「プロセスを可視化する」ことが大切なのか?というと、

  • 今後の進め方を、関係者間で合意する
  • 意思決定の根拠を残す
  • いつでも、誰でも分かるようにする

と良いです。

今後の進め方を、関係者間で合意する

関係者間で協力して、円滑にプロジェクトを進めるには、「ゴールを達成するための工程を可視化すること」で、「今後の進め方」を明らかにして、それを、関係者間で合意することが大切です。

プロジェクトには、様々な利害関係者がいますので、関係者間で「今後の進め方」を合意することは、なかなか大変で、

  • このプロジェクトに、これ以上の人員を投入できません、、、
  • このコストでは、ここまでのことしかできません、、、
  • このスケジュールでは、納期に間に合いません、、、

などの意見が、必ず、一部の関係者から出てきます。

関係者間で人員やコスト、スケジュールなどの調整を行い、ようやく関係者間での合意が可能となります。

一部の関係者だけで、「今後の進め方」を決めることはNGで、大変だとしても、関係者間での協力関係を築くためにも、「今後の進め方」は、関係者全員で合意することが大切です。

意思決定の根拠を残す

「意思決定の過程を可視化すること」で、意思決定に参加していない関係者にも、過去の意思決定に対して納得してもらうには、誰もが納得できるような、意思決定の根拠を残すことが大切です。

後から、誰が聞いても、

  • なるほど。そういう議論があって、この結論に至ったんや!
  • あれだけの選択肢を出した後で、あの選択をしたんか!
  • それが決め手で、その意思決定になったねんな!確かに、それしかないな、、、

など、思わず共感してしまうような、意思決定の根拠を残すことで、過去の意思決定に対して納得してもらうことができ、再度、意思決定をやり直さなければならないことも無くなります。

たまに、意思決定の結果だけを残している場合がありますが、それでは、

「なぜ、その意思決定を行ったのか?」

意思決定に参加していない関係者に伝わりませんので、過去の意思決定に対して納得できず、疑問や不満が生じてしまう可能性があります。

更に、その疑問や不満が蓄積されていくと、プロジェクトを円滑に進めれなくなる事態になってしまうこともあるので、必ず、意思決定の結果とともに、その意思決定を行った根拠を残すことが大切です。

いつでも、誰でも分かるようにする

ゴールを達成するための「今後の進め方」を関係者間で合意し、意思決定の根拠を残すことで、「過去の経緯」を明らかにしたら、それらを、「いつでも、誰でも分かるようにする」ことが大切です。

プロジェクトを進めていると、

  • あれ、何でこんな体制でプロジェクトを進めているんだったけ、、、?
  • うん?このスケジュールは、なんかおかしい気がするな、、、
  • おぉっと、このままだと、コストオーパーになってしまうぞ、、、

など、「今後の進め方」や「過去の経緯」について、疑問に感じること、気になることが必ず発生するものです。

また、プロジェクトの途中で新しく参加するメンバーや、節目節目だけに顔を出す関係者(経営層など)から、

  • プロジェクトのゴールと、「今後の進め方」を簡単に教えて欲しい
  • 「今までの経緯」を要点を抑えて、ザっと教えて欲しい
  • 今、現段階での最重要課題と、その対策方針について教えて欲しい

などの要望は良くされるものです。

それらの時に、「今後の進め方」と「過去の経緯」を「誰でも、いつもで分かるようにしておく」と、すぐに疑問や気になることを解消できたり、新しいメンバーがプロジェクトに参加しやすくなったり、経営層に対する説明をし易くなります。

「今後の進め方」と「過去の経緯」を「誰でも、いつもで分かるようにする」ことは、時間と労力が必要ですが、

「疑問が生じて前に進めなくなるよりマシ」「過去の意思決定をやり直しするよりマシ」

なので、時間と労力を惜しまず(それ以上の効果が得られるので)「今後の進め方」と「過去の経緯」を「誰でも、いつもで分かるようにする」ことが大切です。

まとめ

  • 「プロセスの可視化」とは、「今後の進め方」と「過去の経緯」を明らかにすること
  • プロセスを可視化することで、関係者が過去の意思決定に納得したうえで、今後協力してプロジェクトを進めていくこと
  • 「今後の進め方」と「過去の経緯」は、「いつでも、誰でも分かるようにする」こと

プロジェクトを進めていると、課題の解決や取り組む作業に忙殺されて、「プロセスの可視化」を怠ってしまう場合があります。

「プロセスの可視化」を怠ると、関係者間での連携が取れていないことにより、ムダな作業が発生したり、過去の意思決定がやり直しになることで、今までやってきたことが水の泡になったりしますので、

「プロセスの可視化」を行い、「今後の進め方」「過去の経緯」を明らかにすることで、関係者が協力してプロジェクトを円滑に進めれるようになり、あなたの人生がより良いものになることを、心から願っています!

6.プロジェクトを完遂したい