4-7.ゴールの達成に集中するのを妨げる、最大の敵は上司と会議

「時間, エネルギー, お金の集中投下」のアイキャッチ画像

「4-6.ゴールの達成に集中する極意(5)躊躇なく任せる」の記事にて、

「躊躇なく任せる」ことで、あなたにとっての課題であり、「緊急ではなく重要な課題」かつ「将来的意義があること」に時間、エネルギー(気力と体力)、お金を集中投下してください!

とお伝えしましたが、本記事では、職場で時間、エネルギー(気力と体力)を奪われないために、

・上司とどのように付き合えば良いか? 会議をどのように行えば良いか?

について詳しく解説します。

ヤミシタ

職場における最大の敵は、上司と会議です。これは、冗談ではありません。世界中のビジネスパーソンが困っている問題ですので、上司とうまく付き合い、会議を上手に行うことが重要です!

なぜ、上司と会議が最大の敵なのか?

まずは、企業に勤めている場合は、是非、一度は見て欲しい、TEDで公開されているプレゼンテーションの1つ(※TEDとは、「Ideas worth spreading」の理念のもと、価値のあるアイデアを世界中に普及させることを目的とした、アメリカの非営利団体により運営管理される組織のことです)

「Why work doesn’t happen at work」by Jason Fried (TEDxMidwest • October 2010)

をご紹介します。和訳タイトルは、ズバリ「なぜ職場で仕事ができないのか」です。

※TEDの公式サイトで紹介されている本プレゼンテーションのページ(外部リンク)において、「日本語」を選択すると、全文の日本語訳をすぐにみることができます。

プレゼンテーションの中で、「職場は、働くのに最適な環境になっていない」という働き方に対する過激な持論をもつJason Fried氏は、

「仕事に集中したい時、あなたはどこに行きますか?」という問いに対して、経営者が期待する回答は、ほとんど得られない(すなわち、「職場」と即答されることは、ほとんどない、、、)。

仕事に集中したい時は、職場以外の場所に行く(場所を変える、もしくは、移動時間を利用する)か、職場であったとしても、早朝や深夜、週末など、時間を変える(周りに人がいない時間帯を選ぶ)。

職場の入り口がシュレッダーになっていて、通過すると、あなたの一日の時間がバラバラにされる。

創造的な仕事をするには、邪魔がない一定の時間が必要である。小手先のアイデアではなく、革新的なアイデアを考えたり、真の課題を突き詰めるには、一定の時間をかけて、じっくり取り組んで慎重に考え抜く必要がある。

職場以外の場所では起きない、早朝や深夜、週末などでは発生しない、職場内での妨害、それは「上司(マネージャー)」と「会議」である

上司(マネージャー)とは、基本的に人の邪魔をすることが役目であり、仕事である。世界中で毎日上司による「どうだ?どれくらい進んだ?」などの見回りによる邪魔が発生している

そして、ほとんどの会議は上司(マネージャー)により開かれ、どんな仕事をしていても中断させられる。更に、一つの会議から次の会議が発生し、どんどん会議が増殖される、、、

画期的な対処方法は、「サイレント・サーズデー」など、誰も何も話さない日を設けること、直接的な会話や会議をしたりする能動的なコミュニケーションではなく、メールやメッセンジャーなどのツールを使った受動的なコミュニケーションへ切り替えること、そして、定期的に予定されている会議(月曜日の朝が多い)をキャンセルすること(なくすこと)

「Why work doesn’t happen at work」by Jason Fried (TEDxMidwest • October 2010)

と伝えています。

私はこのプレゼンテーションを見ながら、何度も何度も「その通り!!」と叫んでしまいました(笑)。

あなたはいかがでしょうか?当てはまることがありませんか??

プレゼンテーションを見ていても、聴衆から笑いが起こっていますので、Jason Fried氏は、誰もが思っていても言えないことを、的確に、ハッキリと伝えていることが分かります。

私は、「職場の入り口がシュレッダーになっていて、通過すると、あなたの一日の時間がバラバラにされる」という部分は、なんてうまい表現なんだろう!と思いました。

実際に、職場の入り口を通過することで、企業に勤める多くの人が、一日の時間をバラバラにされます、、、。

なぜ、上司と会議が最大の敵なのか?というと、

創造的な仕事をするには、邪魔がない一定の時間が必要であり、一定の時間をかけて、じっくり慎重に考え抜いている最中に、「いきなり中断させられる」からです。

しかも、断る権利もなく、何度も何度も繰り返しだからです。

上司とどのように付き合えば良いのか?

現在、コロナ禍で、非常に大変な時期ではありますが、多くの企業でテレワークの導入が加速しています。

私も実際にテレワークをしていますが、「創造的な仕事をするための時間」が大幅に増えました!

提案書や仕様書の作成、現在起こっている問題の整理、解決すべき課題の特定と解決策の検討、今後の取り組みに対する企画やスケジュールの計画など、一定の時間をかけて、じっくり、慎重に考え抜く作業が、非常にやり易くなりました。

今後は、テレワークが一層定着し、職場以外で働くことが当たり前になってきますが、これを良い機会と捉え、誰もが「創造的な仕事をするための時間」をどんどん増やして欲しいです!

職場以外で働くことが当たり前になると、上司との付き合い方も当然変わってきます。

Jason Fried氏は、プレゼンテーションの中で、会話や会議などの直接的なコミュニケーションから、メールやメッセンジャーなどのツールを使った受動的なコミュニケーションへ切り替えることを提案していますが、これは、必然的にそうなります。

ここで、絶対にして欲しくないことは、せっかく手に入れた「創造的な仕事をするための時間」をメールやメッセンジャーなどのツールに没頭することで、ムダにしてしまうことです。

受動的なコミュニケーションの良いところは、「自分で利用時間を選択できること」です。

あなたは、あなたの貴重な「創造的な仕事をするための時間」を確保したうえで、創造的な仕事をして、区切りが良いタイミングで、メールやメッセンジャーなどのツールを利用してください!

もちろん、上司に対する報告も必要ですが、お客様に対して価値を提供するための、戦略的に売上や利益を伸ばしていくための、あなた自身のスキルを高めていくための「創造的な仕事をするための時間」は死守したうえで、上司に対する報告も行ってください!

会議をどのように行えば良いか?

また、職場以外で働くことが当たり前になると、会議の行い方も変わってきます。

今後、対面で行う会議はどんどん減少していきますので、会議の行い方を見直す絶好のチャンスです。

「そもそも不要な会議」とは?

まずは、Jason Fried氏も提案している通り、「そもそも不要な会議」をなくすことが重要です。

「そもそも不要な会議」とは、「情報共有」や「教育」を目的とした会議のことです。

「情報共有」に関しては、会議で行わなくても、メールや社内のポータルサイト(自社内で利用するWebサイトのこと)を活用すれば目的を達成することができます。

「メールや社内のポータルサイトでは、ちゃんと確認したか(理解したか)どうか分からない!」と思われるかもしれませんが、それは、会議でも同じことです。

会議でも、目を開けたまま寝ている人もいるので(私ではありませんよ)、ちゃんと確認したか(理解したか)は分かりません。

右耳から左耳へ垂れ流しているだけの可能性もあります。

ちゃんと確認したか(理解したか)を確かめるには、いずれにせよ、確認テストや理解した内容を書かせる(喋らせる)など、別の方法が必要です。

「教育」に関しては、e-Learningなどのインターネットを前提とした学習環境を用意すれば、会議として行う必要はなくなります。

(実際に、手を動かす必要がある、機械を触る必要がある「実技研修」などは、どうしても現地での開催が必要ですが、それは、そもそも会議とは異なります)

一番簡単なのは、解説動画を撮影し、インターネット上に保存して、それぞれが好きな時間に好きな場所で動画を視聴することです。

「1-4.思考を変え人生を変える方法(4)どうすれば思考をインストールできるのか?」の記事でも書いていますが、一度、通常の速度で聴くよりも、二度、三度と繰り返し、2倍速などの超高速で反復した方が、記憶には確実に残ります。

「なくすことが難しい会議」とは?

次に、「なくすことが難しい会議」とは、「意思決定」や「意見交換・議論」を目的とした会議のことですが、非対面で行う場合は、より一層の工夫が必要になります。

絶対にしてはいけないことは、「とりあえず開催」です。

とりあえず集まって、その場で話す内容を決めて、その場で考えて、その場で意思決定や意見交換・議論を行うことです。

これは根絶すべきものです。

非対面でこれをやってしまうと、本当に収集がつかなくなり、多くの人の貴重な時間をムダにしてしまいます。

その場で考えるだけで、質の高い意思決定や、質の高い意見交換・議論ができる訳がありません。

最低でも、何のために会議を行うのか?という目的と、何を決定したいのか?何を意見交換・議論したいのか?という論点が、事前に伝えられ、その目的と論点に対して、各自が考えを整理したうえで、会議が行われるべきです。

(アジェンダとタイムスケジュールなども事前に決まっているのが理想的です)

ぜひ、あなたも、今後職場以外で働くことが当たり前になる時代で、あなたの貴重な「創造的な仕事をするための時間」をどんどん増やしてください!

創造的な仕事は、「緊急ではなく重要な課題」かつ「将来的意義があること」そのものです。

「創造的な仕事をするための時間」を上司や会議に奪われないように、コミュニケーションの方法や会議の行い方を意図的に工夫してみてください!

まとめ

  • 職場における最大の敵は、上司と会議である
  • 上司とは、「創造的な仕事をするための時間」を死守したうえで、受動的なコミュニケーションを行うこと
  • 会議では、「そもそも不要な会議」をなくすこと
  • 「なくすことが難しい会議」では、「とりあえず開催」を根絶し、目的と、論点を、事前に伝え、各自が考えを整理したうえで、有意義な「意思決定」や「議論」を行うこと

職場における最大の敵である「上司」とうまく付き合い、「会議」をうまく行うことで、あなたの「創造的な仕事をするための時間」を死守してください!

あなたの「創造的な仕事をするための時間」をどんどん増やし、成果を残せることができるようになることで、あなたの人生がより良いものになることを、心から願っています!

「思考を変えれば人生が変わるとは」のアイキャッチ画像

1-4.思考を変え人生を変える方法(4)どうすれば思考をインストールできるのか?

4.ゴールの達成に集中したい