5-16.短時間で成果を残す原則(15)一次情報だけを集める

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「5-15.短時間で成果を残す原則(14)仮説を立ててからやる」の記事にて、

・「こうすればうまくいくのでは?」という「仮説を立ててからやる」ことで、より早く行動を起こして欲しいこと、仮説と検証を繰り返すことで、仮説の精度を向上させ、短時間で成果を残して欲しいこと

をお伝えしました。

今回も含めて複数の記事で、具体的に「短時間で成果を残すための原則」について、詳しく解説しますので、あなたが日常生活で、仕事をするうえで、「使える!」と思ったものは、どんどん実践してみてください!

「短時間で成果を残すための原則」の15個目は、

・一次情報だけを集める

です。

ヤミシタ

何か問題が起きているときは、必ず、その現場に足を運び、現場の状況を見て、現場の声を聞いて、誰のフィルターも通っていない「一次情報」だけを集めてから、本当に解決すべき問題=課題は何か?を検討することが大切です!

「一次情報だけを集める」とは?

「一次情報だけを集める」とは、何か問題が起きているときに、

  • その問題を引き起こしている根本原因は何か?
  • 表面的な問題ではなく、より根が深く、より様々なものに影響を及ぼす問題は何か?
  • 「これさえ解決すればうまくいく!」というような本当に解決すべき問題=課題は何か?

ということを検討し、対策を講じるために、

  • 問題が起きている現場に足を運び、現場の状況を確認すること
  • 様々な立場、役割の人に話を聞くこと。特に、周りからの信頼が厚い「キーパーソン」の話を詳細に聞くこと
  • そして、誰のフィルターも通っていない「一次情報だけを集める」こと

です。

ポイントは、「誰のフィルターも通っていない」という点で、誰かのフィルターを通った瞬間に、それは「一次情報」ではなくなります。

なぜ、「一次情報だけを集める」ことが大切なのか?

なぜ、「一次情報だけを集める」ことが大切なのか?というと、

  • 誰かのフィルターを通り、「一次情報」でなくなると、真意が分からなくなるから
  • 「現場で何が起こっているのか?」を直接見て、聞いて、肌で感じることでしか、理解できないことがあるから
  • 断片的な情報だけでは、全体像を理解できないから

です。

情報は、誰かのフィルターを通った瞬間に、少なからず、通った人の主観や解釈が含まれてしまうものです。

誰かのフィルターを通り、通った人の主観や解釈が含まれると、現場で起こっていること、現場の人たちの真意を正確につかめない可能性があるので、

必ず、現場に足を運び、直接現場を見て、聞いて、肌で感じて、理解することが大切です。

現場を見ることでしか、現場の人たちの話を聞くことでしか、肌で感じることでしか、分からないことは、むちゃくちゃ沢山あります。

「たぶん、●●が問題の原因ちゃうかな?」

という想像を働かせながら、現場に向かってみると、

「えっ、これが原因!?想像していたのと、全然ちゃうやん!!」

ということは、どれだけ経験を積んでも、どれだけ仮説の精度が向上しても起こります。

「5-15.短時間で成果を残す原則(14)仮説を立ててからやる」の記事にてお伝えした通り、仮説を立てることは非常に大切ですが、

「その仮説が正しいかどうか?」は、必ず、現場で確認する(検証する)必要があります。

仮説だけで、突っ走ってはいけません。

また、誰かからの報告をどれだけ集めたとしても、それは、断片的な情報であり、

断片的な情報をどれだけ集めたとしても、全体像を正しく理解することはできません。

断片的な情報から、全体像を想像することはできますが、それが「本当に正しいかどうか?」は、やはり、現場で確認する(検証する)必要があります。

どのように、「一次情報だけを集める」と良いのか?

どのように、「一次情報だけを集める」と良いのか?というと、

  • まずは、問題が起きている現場に、すぐに行く
  • 極力、相手の邪魔にならないように、相手の負荷を気にしてヒアリングする
  • 決して「否定」せず、「肯定」「共感」「同情」を示す
  • 相手に誠実な関心を寄せて、敬意を表する
  • 全体像を抑えてから、詳細を聞く
  • 曖昧な表現に対しては、可能な限り数字で答えてもらう
  • 最後に、必ず感謝する

と良いです。

問題が起きている現場に、すぐに行く

何か問題が起きているときは、とにかく、その現場にすぐに行くことです。

フットワークは、軽ければ軽いほど良いです。

現場に行くのは、早ければ早いほど良いです。

そして、現場に行き、見て、聞いて、肌で感じて、少しでも多くの、誰のフィルターも通っていない「一次情報だけを集める」ことが大切です。

現場に行くのを渋(シブ)れば、渋(シブ)るほど、遅くなればなるほど、問題に対する正しい理解も遅れて、本当に解決すべき問題=課題を特定できず、課題解決も遅れます。

相手の邪魔にならないように、相手の負荷を気にしてヒアリングする

問題が起きている現場に行った際は、極力、相手の邪魔にならないように見る、相手の負荷を気にしてヒアリングすることが大切です。

問題が起きているとは言え、現場には現場のルールがあり、相手には相手の都合(通常業務など)があります。

(何か犯罪や不正を犯したとか、火事が起きているとか、緊急事態は別です。「売上が落ちている」「残業時間が増えている」というような、根本原因を突き止めて、対策を講じるべき問題をご想像ください)

現場を見る、現場の人に話を聞く際は、相手に最大限の配慮を行う必要があります。

相手に対する配慮を欠いてしまうと、「現場を見せてもらえない」「現場の人に話を聞けない」という事態にもなります。

また、特に、じっくり話を聞きたい「キーパーソン」の人ほど、忙しく働いているものなので、細心の注意が必要です。

決して「否定」せず、「肯定」「共感」「同情」を示す

現場の人に話を聞いている際に、その場で「否定」することは、絶対にNGです。

「えっ?何でそんなことしてんの?」

と、もし、思ったとしても、絶対に口に出してはいけません。(心の声を漏らしてはいけません)

相手をその場で「否定」すると、真実を話してもらえなくなります。

相手に、気持ち良く真実を話してもらうには、話を聞きながら「肯定」「共感」「同情」を示すことが大切です。

「私があなたの立場でもそうしてます!」「それ、めっちゃ分かります!」「それは、大変ですね、、、」

など、隙あらば「肯定」「共感」「同情」を示すことで、相手の率直な意見を聞くことができます。

相手に誠実な関心を寄せて、敬意を表する

更に、相手にもっともっと気持ち良く話をしてもらうには、相手に誠実な関心を寄せて、尊敬の念をもって質問することが大切です。

具体的には、

  • えっ?何でそんなことが分かるんですか??
  • どうやったら、こんなことができるようになるんですか!?
  • これだけ複雑なことを、間違えなくできるのは、スゴイですね、、、。コツは何ですか?

などです。

今、現在では問題となっていることも、一昔前までは、それが一番正しいこと、一番成果を残せることであったということは、非常に多くあります。

一昔前までは、一番正しかった手法、一番成果を残せたやり方は、実は、気づきや学びを得れることがたくさんあるものですので、

「今、現在問題である」ことを理由に、一方的に相手を悪者扱いするのではなく、相手に誠実な関心を寄せて、尊敬の念をもって質問することが大切です。

全体像を抑えてから、詳細を聞く

現場で、相手にヒアリングをする際は、「全体像を抑えてから、詳細を聞く」ことが大切です。

話を聞いていて、

「ん?それ、むちゃくちゃ引っかかるぞ、、、」

という部分が途中で出てきたとしても、全体像を聞き終えるまで、全体像を抑えるまでは、グッと我慢して、きっちり全体像を理解してから、

「さっきの部分、詳しく教えてください!」

というように、詳細を聞き出すことが重要です。

全体像を抑えるまでは、「詳細を聞くのをどれだけ我慢できるか?」が肝心です。

(私も、その場で詳細を聞きたくて仕方なくなりますが、グッと堪えています、、、)

曖昧な表現に対しては、可能な限り数字で答えてもらう

現場で、相手にヒアリングをしていると、

「もう、しょっちゅう起こります、、、」「むちゃくちゃ残業してますよ!」「みんなそう思ってます!」

など、曖昧な表現が出てくることがありますが、曖昧な表現に対しては、可能な限り数字で具体的に答えてもらうことが大切です。

  • 「しょっちゅう」というのは、毎日ですか?週一回ですか?月一回ですか?それとも、もっと長い期間に一回ですか?
  • 「むちゃくちゃ」というのは、毎月20時間ぐらいですか?40時間ぐらい?60時間?それ以上ですか!?
  • 「みんな」とは、具体的に誰ですか?名前が言いずらい場合は、何人ぐらいですか?

というように、しっかりとツッコミを入れて(否定はNGです)、正確な数字は分からないとしても、可能な限り近い数字で答えてもらうことで、情報の質が向上します。

最後に、必ず感謝する

最後に、現場を見せてもらった、現場の方に話を聞かせてもらった後は、必ず、心から感謝をすることが大切です。

忙しい中、相手にも都合がある中で、時間を作ってもらえたことは、無条件に感謝すべきことです。

そして、問題の根本原因を追究し、本当に解決すべき問題=課題を特定し、課題解決を行っていくためには、現場の協力が必要不可欠です。

何か問題が起きているときに、「一次情報だけを集める」ために、現場に行く際は、現場との信頼関係の構築を、裏の目的とすることを、強くオススメします!

まとめ

  • 何か問題が起きているときは、誰のフィルターも通っていない「一次情報だけを集める」ために、現場に行き、直接見て、聞いて、肌で感じて、理解すること
  • 「一次情報だけを集める」ために現場に行った際は、誠実な関心を寄せ、敬意を表し、最後に必ず感謝することで、現場との信頼関係も構築すること

何か問題が起きているときは、現場に行き、誰のフィルターも通っていない「一次情報だけを集める」ことで、問題の根本原因を突き止め、本当に解決すべき問題=課題を特定し、

現場と協力しながら、スムーズに課題解決を行い、短時間で成果を残せるようになることで、あなたの人生がより良いものになることを、心から願っています!

5.短時間で成果を残したい