5-19.短時間で成果を残す原則(18)ものごとを構造化する

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「5-18.短時間で成果を残す原則(17)強烈に与える」の記事にて、

・相手やお客様に大きな価値を提供し、心を動かして欲しいこと。そして、与える相手やお客様がいること自体が、とても幸せであること

をお伝えしました。

今回も含めて複数の記事で、具体的に「短時間で成果を残すための原則」について、詳しく解説しますので、あなたが日常生活で、仕事をするうえで、「使える!」と思ったものは、どんどん実践してみてください!

「短時間で成果を残すための原則」の18個目は、

・ものごとを構造化する

です。

ヤミシタ

「ものごとを構造化する」と聞くと、少し難しく感じるかもしれませんが、「構造化」とは、「全体が何で成り立っているか明らかにする」ということで、一度、「構造化」すると、ものごとを素早く理解することができるようになります!

「ものごとを構造化する」とは?

「ものごとを構造化する」とは、

  • 全体像と、その構成要素を明らかにすること
  • 更に、構成要素間の関係も明らかにすること

です。

全体像と、その構成要素を明らかにすること

「ものごとを構造化する」には、まず、全体像とその構成要素を明らかにする必要があります。

「全体が何で成り立っているかを明らかにする」ということです。

例えば、簡易な「飲食店のWebサイト」について考えてみると、

簡易な「飲食店のWebサイト」の構成要素
  • 「コンセプト」:「ロゴ」「キャッチコピー」などのお店のコンセプト
  • 「お知らせ」:お店からの「臨時休業」「キャンペーン」などのお知らせ
  • 「店舗情報」:基本的な「営業時間」「所在地」などの店舗情報
  • 「メニュー」:「ランチ」「ディナー」などのお店で提供しているメニュー
  • 「ギャラリー」:「お店の外観」「料理の写真」などのギャラリー
  • 「お問い合わせ」:「電話番号」「入力フォーム」などのお問い合わせ方法
  • 「その他」:「サイトマップ」「プライバシーポリシー」などその他必要な情報

となります。

「構造化」というと、少し難しく感じるかもしれませんが、

「全体が何で成り立っているか?」を一つ一つ考えていくこと

で「ものごとを構造化する」ことができます。

構成要素間の関係も明らかにすること

次に、「ものごとを構造化する」には、全体像とその構成要素を明らかにした後、構成要素間の関係明らかにする必要があります。

具体的には、各構成要素に対して、

  • 各構成要素は、独立しているのか?それとも、関連しているのか?
  • 各構成要素には、優先順位があるのか?どのような順番でも良いのか?
  • 各構成要素の特徴は?共通点や類似点はあるのか?

などを考えていきます。

例えば、簡易な「飲食店のWebサイト」について考えてみると、

簡易な「飲食店のWebサイト」の構成要素間の関係
  • 「店舗情報」を調べた後、すぐに「お問い合わせ」ページへ移動できた方が良い
  • 「メニュー」を調べた後、すぐに「ギャラリー」ページへ移動できた方が良い
  • 掲載の順番は、「コンセプト」「お知らせ」「メニュー」「ギャラリー」「店舗情報」「お問い合わせ」「その他」とした方が良い
  • 「お知らせ」「ギャラリー」は、頻繁に更新することが想定される
  • 「お問い合わせ」ページだけは、閲覧者から情報を入力される(他は閲覧のみ)

となります。

全体像とその構成要素を明らかにした後、構成要素間の関係も明らかにすれば、「構造化」は完了です。

なぜ、「ものごとを構造化する」ことが大切なのか?

なぜ、「ものごとを構造化する」ことが大切なのか?というと、

  • 全体像とその構成要素、および、構成要素間の関係を素早く理解できるから
  • 抜け漏れをチェックできるから
  • 関係者間の認識のズレがなくなるから

です。

全体像とその構成要素、および、構成要素間の関係を素早く理解できるから

「ものごとを構造化する」ことで、全体像とその構成要素、および、構成要素間の関係を素早く理解することができます。

理想は、1枚の紙(1ページ)で示されること

で、その紙さえ、そのページさえ見れば、「すべてが分かる!」状態に出来れば最高です。

「ものごとを構造化する」ことができれば、その紙、そのページが、すべての議論や確認の中心になります。

ものごとが構造化された紙やページを見ることで、全体像とその構成要素、および、構成要素間の関係が理解され、その共通認識のもと、詳細内容を詰めていく、実際に作業が行われることになるので、

「ものごとを構造化する」ことは、複数人で何かに取り組むうえでの肝心要(かなめ)となります。

抜け漏れをチェックできるから

「ものごとを構造化する」ことで、全体像とその構成要素、および、構成要素間の関係が明らかになるので、

関係者全員で、抜け漏れをチェックすることが可能となります。

「ものごとを構造化する」ことができれば、それを一人で眺めておくのではなく、関係者全員に見せて、

  • 構成要素に抜け漏れは無いか?
  • 構成要素間の認識にズレはないか?関連性や優先順位に違和感は無いか?

ということを、徹底的に議論や確認をすることが大切です。

関係者間で議論や確認を繰り返すことで、全体像、構成要素、構成要素間の関係は、よりシンプルで分かり易く、より明確に、洗練されていきます。

関係者間の認識のズレがなくなるから

全体像、構成要素、構成要素間の関係を、関係者全員で徹底的に議論し、抜け漏れが無いことを確認した後は、それらを

  • 関係者全員で共有し、共通認識とすること
  • 修正や更新があれば、すぐに反映させ、再度全員に共有すること

で、関係者間の認識のズレをなくすことが可能です。

「ものごとを構造化する」ことで、全体像、構成要素、構成要素間の関係を素早く理解することができ、かつ、それを関係者全員で共有し、共通認識のもと作業を進めることで、短時間で成果を残せるようになります。

どのように、「ものごとを構造化する」と良いのか?

どのように、「ものごとを構造化する」と良いのか?というと、

  1. 必要な要素をすべて洗い出す
  2. 洗い出した要素を分類する
  3. 各要素間の関係を明らかにして、統合する

と良いです。

必要な要素をすべて洗い出す

「ものごとを構造化する」には、まず、全体像とその構成要素を明らかにする必要がありますが、より作業を細かく分解すると、「必要な要素をすべて洗い出す」必要があります。

「1-5.思考を変え人生を変える方法(5)どうすれば思考に磨きをかけられるのか?」の記事でも書いているのですが、

頭に思いつくことを、とにかく紙に書き出す

ことで、「必要な要素をすべて洗い出す」ことができます。

書き出したものをまとめたり(分類したり)、不要なものを削除するのは、後のステップでやるので、とにかく、「書いて、書いて、書きまくる!」ことが大切です。

洗い出した要素を分類する

「必要な要素をすべて洗い出す」ことができれば、次は、「洗い出した要素を分類する」必要があります。

「分類する」というのは、意味のあるまとまりに分けることで、

  • どのように分けると、相手により伝わり易くなるか?より理解し易くなるか?
  • どのような軸で分けると、スッキリするか?(時間軸?機能?属性?コスト?など)
  • 不要なもの、重複したものはないか?(あれば、この段階で排除する)

などを考えて、複数人で意見交換しながら、一番腹落ちする分け方を模索する必要があります。

分類の仕方は、無数にあり「これが正解」というものはないので、関係者全員で「これが一番納得できる」と思えるまで、様々なアイデアを出すことが大切です。

各要素間の関係を明らかにして、統合する

「洗い出した要素を分類する」ことができれば、最後に、「各要素間の関係を明らかにして、統合する」必要があります。

具体的には、

・各要素間の関連性、優先順位、特徴と共通点や類似点を明らかにして、全体構成を最終決定する

ということです。

各要素が、すべて独立していて、お互いに影響を及ぼさないのであれば、話は早いのですが、通常は、各要素は関連性をもち、複数の要素間で連携をとる必要があります。

各要素を、どんな順番に並べても良いのであれば、話は楽なのですが、基本的に、「どんなゴールを達成したいのか?」「目的は何か?」によって、各要素の優先順位を決める必要があります。

各要素間の関連性や優先順位を決めるには、「各要素がどんな特徴をもち、各要素間でどんな共通点や類似点をもっているのか?」を明らかにする必要があります。

そして、各要素間の関連性、優先順位、特徴や共通点・類似点を考慮したうえで、各要素を統合して(不整合が無いようにつじつまを合わせて、全体のバランスを調整して)、全体構成を最終決定することが大切です。

まとめ

  • 「ものごとを構造化する」ことで、全体像、構成要素、構成要素間の関係を素早く理解できること
  • 全体像、構成要素、構成要素間の関係を、関係者全員で共有し、共通認識のもと作業を進めることで、短時間で成果を残せるようになること

「ものごとを構造化する」ことで、全体像、構成要素、構成要素間の関係が素早く理解できるようになり、

関係者全員が共通認識をもち、作業を進めることで、短時間で成果を残せるようになり、あなたの人生がより良いものになることを、心から願っています!

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1-5.思考を変え人生を変える方法(5)どうすれば思考に磨きをかけられるのか?

5.短時間で成果を残したい